ビジネスフォン導入の費用相場と見積もりのポイントを解説

ビジネスフォンは、複数の電話機で通話ができたり、内線でのやりとりが可能だったりと、電話をよく利用する企業にとって便利なツールの一つです。 電話業務の効率化を図れるビジネスフォンですが、導入にあたり、どれほどの費用がかかるのかは気になるところです。

そこで本記事では、ビジネスフォンの費用相場と見積もりを取る際のポイントを解説します。 ビジネスフォンの導入をご検討中の事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスフォンを導入する際の費用相場

ビジネスフォンは、電話機本体にくわえ、複数の回線を共有し、受発信をコントロールする“主装置”とよばれる機器で構成されています。 そのため、ビジネスフォンを導入するにあたって、“電話機本体代+主装置代+設置工事費用”がかかるわけです。

本項では、それぞれの項目ごとの費用相場をお伝えしますので、導入費用の概算を出す際にお役立てください。

電話機本体の費用相場

電話機本体の導入にかかる費用は、新品を購入するのか中古品を購入するのか、あるいはリースするのかによって、大きく異なります。 導入方法別に、それぞれの費用相場を以下の表にまとめました。

最新機能を搭載したビジネスフォンを利用したい場合は、多少の費用はかかっても選択肢の多い、新品を購入するのがよいでしょう。

一方で、初期費用を抑えたい場合は、中古品の購入やリースの利用を検討したいところです。 ただし、中古品はメーカー保証がないケースが多く、故障した際には別途、修理費用が発生することがほとんどです。

また、リース品は主装置や設置工事費用が含まれるのかによって、かかる費用の総額が変動します。 電話機を導入する際は、機能や初期費用だけでなく、故障した際の修理費用も想定するなど、先を見据えることが大切です。

主装置の費用相場

主装置は、回線や内線同士の接続を制御するための装置であり、ビジネスフォンを利用するにあたって欠かせないツールです。

おおむね、主装置のサイズは“S・M・L”の3つに分類され、サイズに応じて接続できるビジネスフォンの台数と価格が異なります。 接続したいビジネスフォンの台数が10台程度ならSサイズ、30台までならMサイズ、30台以上の場合はLサイズが目安です。

上記の表をご覧いただければわかるように、主装置も電話機本体と同じく、新品と中古品とで価格に大きな差が生じます。 中古品を購入する場合は、故障に伴う修理を想定して、主装置の状態とともに、販売店の保障の有無も確認するようにしましょう。

設置工事の費用相場

ビジネスフォンは、家庭用電話機のように、コードを電話回線に繋げばすぐに利用できるわけではありません。 電話機と主装置を接続し、問題なく使える状態にするための配線工事が不可欠です。

ビジネスフォンの設置工事の具体的な作業内容と、各作業の費用相場は以下の表をご覧ください。

電話機1台あたりに換算すると、工事費用の総額は1万～2万円が目安です。 また、オフィスの規模や導入台数によって費用総額は変動するため、予算が限られている場合は、中古品を購入するなど、費用を抑える工夫が必要になります。

ビジネスフォンの見積もりを取る際のポイント

ビジネスフォンを導入する際は、まず販売業者に問い合わせをし、見積もりを取りましょう。
その際は、“相見積もり”を取ることをおすすめします。 相見積もりとは、価格を比較するために、複数の販売業者から同一条件で見積もりを取る行為のことです。

ビジネスフォンは、コピー機やオフィス家具、パソコン端末と比較した際、製品ごとの価格差が大きいといわれています。 メーカーから直接、最新モデルを購入する場合と、中古品を購入する場合とでは、10倍ほどの価格差がつくことも珍しくありません。

また、販売業者ごとに、サービス料金の設定にも差異が生じます。 自社に適したビジネスフォンを、適正価格で導入するには、相見積もりが欠かせないというわけです。

なお「相見積もりを取ることで、販売業者とトラブルが生じることはないのか？」と、心配に感じる方もいらっしゃるかもしれません。 その点は、販売業者に対して「本件は相見積もりであり、他社にも見積もりを依頼している」と事前に伝えておけば、トラブルになることはないでしょう。 場合によっては、料金を安くしてくれることもあるので、進んで伝えていきたいところです。

ビジネスフォンの導入費用を抑えるポイント

ここでは、ビジネスフォンの導入費用を抑える方法を紹介します。 販売業者に見積もりを依頼する際は、以下でお伝えするポイントを取り入れてみてください。

ポイント①中古品のビジネスフォンを購入する

ビジネスフォンの導入費用を抑えるなら、まずは中古品の購入を検討してみてください。 先ほどお伝えした通り、新品と中古品とでは、10倍以上の価格差がつくケースもあります。 これほどの価格差があるにもかかわらず、“保留”や“転送”といったビジネスフォンの基本的な機能については、新品と中古品で大きな差はありません。

中古品というと、使い古された物を想像されるかもしれませんが、ほぼ使用されていない型落ち品も出回っているので、掘り出し物が見つかることもあります。

ポイント②主装置内蔵型ビジネスフォンを導入する

ビジネスフォンを安く導入する方法として、“主装置内蔵型ビジネスフォン”の購入も考えられます。 主装置内蔵型ビジネスフォンとは、その名の通り、ビジネスフォンと主装置が一体化している製品です。 別途、主装置を買う必要がないため、初期費用を抑えることができます。

ただし、外付けの主装置と比べて、接続できる電話機の台数に限りがあるため、小規模の事業者に適したタイプといえます。 将来的な事業規模の拡大や、従業員の増員を予定していない場合は、主装置内蔵型ビジネスフォンの導入を一考してみてください。

ポイント③クラウドPBXを活用する

近年では、主装置の機能をもつシステムをクラウド上に設置し、インターネットを介して電話機能を利用できるサービスが活用されるようになりました。 これを“クラウドPBX”とよびます。

クラウドPBXは、インターネット回線を利用する仕組み上、従来のビジネスフォンのように主装置を別途、設置する必要がありません。 くわえて、電話回線を用意する工事も必要ないので、初期費用の大幅な削減が叶うわけです。

また、従来のビジネスフォンは、接続した電話機にしか内線を繋げられませんでしたが、クラウドPBXなら、スマートフォンやタブレットに内線を繋ぐこともできます。 つまり、外出先や、リモートワークで自宅にいたとしても、社内のビジネスフォンと同じ感覚で内線の取り次ぎができるということです。

初期費用を抑えるだけでなく、利便性の向上を考えるなら、クラウドPBXの導入は、有効な手立てであることは間違いありません。

ビジネスフォンの導入を依頼する業者選びのポイント

ビジネスフォンの導入に関する見積もりを取る際、どのような販売業者に依頼すればよいのでしょうか。
良い業者と出会うためにも、以下のポイントを意識してみてください。

ポイント①必要な資格を保有しているか

販売業者を選定する際の基準として、“工事担任者”の有資格者が所属しているかどうかが挙げられます。 ビジネスフォンの設置工事は、国家資格である工事担任者を有する者が実施、あるいは実地監督をしなければならない旨が、電気通信事業法で定められています。

“工事担任者の資格を有していなければ違法”というわけではありませんが、後々問題が起こることを危惧するなら、そういった業者は避けたほうが無難です。
なかには、格安で工事を請け負う代わりに、雑な作業を行い、アフターフォローが一切ないといった業者もいるので注意が必要です。

参照元：e-Gov法令検索

ポイント②現地調査を実施してくれるか

ビジネスフォンの販売業者を選定するにあたって、現地調査を実施してくれるかは確認しておきたいところです。 現地調査をしなかった結果、“工事当日に部品が足りない”であるとか“追加の工事が必要”といった想定外の事態が起こることも考えられます。

場合によっては、工事の延期や追加費用の支払いが求められるといった事態になりかねません。
ビジネスフォンの導入を円滑に進めたいのであれば、現地調査の有無は契約前に確認しておきましょう。

ポイント③アフターフォローが備わっているか

ビジネスフォンの販売業者を選ぶ際は、費用や現地調査の有無だけでなく、アフターフォローの内容も確認しておきましょう。
ビジネスフォンの導入後、不具合やトラブルが起こることは十分に想定できます。 その際、アフターフォローが充実している販売業者であれば、スムーズに対応してもらえるはずです。

ビジネスフォンは、日々の業務で頻繁に使用するものであり、障害が発生すれば、自社に多大な損害をもたらしかねません。 いざというときを考慮して、アフターフォローの内容は、あらかじめ確認しておくべきです。

ビジネスフォンを導入する際は、相見積もりを取ろう

今回は、ビジネスフォンの費用相場と見積もりを取る際のポイントを解説しました。
ビジネスフォンは、電話を頻繁に使う会社にとって欠かせないツールの一つです。 導入する際は、自社に必要な機能を備えた機器を、適正な価格で取り入れたいものです。 まずは、導入に要する費用の相場を把握したうえで、複数の販売業者から相見積もりを取りましょう。

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