【専門家作成テンプレートあり】社内文書の概要と種類別の書き方

「社内文書の作成に時間がかかりすぎて困っている」
「どのように効果的な社内文書を作成すれば良いのか悩んでいる」

このような悩みを抱える担当者は多いのではないでしょうか・

そこで本記事では、社内文書の基本概念、種類、書き方、そして管理方法を解説します。社内文書は企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を高めるために不可欠です。本記事では、効果的な文書作成のコツと具体的な例を紹介し、業務のスムーズな運営に役立つ情報を提供します。これにより、社内文書の作成と管理が簡単になり、組織の生産性向上に貢献できるはずです。

社内文書とは

社内文書とは、企業内部でのコミュニケーションや情報共有を目的として作成される文書のことを指します。これには、社内メール、会議の議事録、業務手順書、内部報告書など、様々な形式が存在します。これらの文書は、企業内の異なる部署やチーム間でのスムーズな業務遂行を支援し、組織の効率を高めるために不可欠です。

社内文書の主な用途は、社員間での連携を強化し、必要な情報が適切なタイミングで適切な人々に伝わることを保証することです。例えば、プロジェクトの進捗に関する週報は、関連するすべてのスタッフが現状を理解し、必要な行動をとるための基盤を提供します。

また、社内文書は組織の記録保持にも役立ちます。これにより、過去の決定や行動が文書化され、将来的に参照や学習のためのリソースとして活用することが可能になります。そのため、これらの文書は正確であり、適切に管理される必要があります。

効果的な社内文書の管理には、文書の作成、保存、アクセス、廃棄の各プロセスを規定する明確なポリシーが必要です。文書管理システム（DMS）の導入は、これらの文書が整理され、安全に保管され、必要なときに迅速にアクセスできるようにするための一つの方法です。DMSを使用することで、文書のバージョン管理やアクセス権限の設定が容易になり、情報のセキュリティと整合性を保つことができます。

社内文書の効果的な利用と管理は、組織全体の生産性向上に直接的に貢献します。そのため、これらの文書が正しく作成され、適切に管理されることが、企業の運営において極めて重要です。

社内文書と社外文書の違い

社内文書と社外文書は、その使用目的と対象者において明確な違いがあります。まず、社内文書は主に企業内部のコミュニケーションを円滑にするために用いられます。例えば、部署間での業務連絡、プロジェクトの進捗報告、内部通知などがこれに該当します。これらの文書は、社内の情報共有を目的としており、従業員間での理解を深めるための具体的な情報や指示が含まれていることが一般的です。

一方、社外文書は企業外部の個人や他の企業、さらには政府機関など、外部のステークホルダーとの公式なやり取りを目的として使用されます。契約書、提案書、プレスリリース、顧客への通知書などが社外文書の例です。これらは法的な効力を持つことが多く、企業のプロフェッショナルなイメージを外部に伝えるために、格式ある言語を使用して慎重に作成される必要があります。

社内文書と社外文書の最も重要な違いは、その秘密保持の程度と対象者にあります。社内文書は比較的自由な文体で書かれることが許される場合もありますが、社外文書は厳格な形式と正確な言語が求められることが一般的です。また、社外文書の場合、内容が外部に漏れることのないよう、特に注意深く取り扱う必要があります。

このように、社内文書と社外文書は目的が異なるため、文書を作成する際にはその目的に応じた適切な形式と言語を選択することが重要です。

社内文書の種類

社内文書は、会社運営の効率化と組織内コミュニケーションの強化に不可欠なツールです。各種文書には特定の目的と形式があり、正確な情報伝達と業務の進行に役立っています。文書の作成方法や活用のポイントを把握することで、日々の業務がスムーズに進み、組織全体の生産性向上に寄与することが期待されます。このセクションでは、会議議事録、業務報告書、通達・通知書、提案書、マニュアルといった具体的な文書の種類を解説します。

会議議事録

会議議事録は、会議での議論内容や決定事項を記録する文書であり、その目的は会議の透明性を確保し、参加者間での情報共有を促進することにあります。この文書は、会議の詳細な流れを追跡し、議論された事項や取られた決定が後に確認できるようにするため、非常に重要です。

業務報告書

業務報告書は、組織内の進捗、課題、および成果を記録し、共有するための文書です。これには日報、週報、月報など、報告の頻度に応じた様々な形式があります。これらの報告書は、組織内での情報共有を促進し、意思決定を支援する重要な役割を果たします。日報は日々の業務を簡潔に報告し、週報は週間の主要な活動と成果を概説します。これらの文書を通じて、組織は業務の進行状況を把握し、必要に応じて戦略を調整することが可能です。

通達・通知書

通達・通知書は、組織内の重要な情報や変更事項を正式に伝えるために使用される文書です。これらは、新しいポリシーや手続きの導入、組織的な変更、重要なイベントや会議の通知など、全ての関係者に知らせる必要がある事項を広く配布する目的で作成されます。通達・通知書は、明確かつ簡潔な言葉で書かれることが求められ、受取人が情報を容易に理解し、必要な行動を取れるようにするために重要な役割を果たします。

提案書

提案書は、特定のプロジェクトやサービス、商品に関する詳細な計画やアイデアを提示し、承認や資金調達、協力を得るために使用される文書です。この文書は、提案の目的、背景、具体的な提案内容、期待される成果、必要なリソース、そして実施計画を詳細に記述します。提案書は、その説得力と明確性によって、プロジェクトやアイデアが成功に導かれるかどうかを左右するため、戦略的に構成され、相手のニーズや興味に合わせてカスタマイズされることが一般的です。

マニュアル

マニュアルは、特定の業務や機器の操作方法、手順を詳細に説明するための文書です。これには、ユーザーマニュアル、トレーニングマニュアル、プロシージャマニュアルなどがあり、それぞれが特定の目的に応じて作成されます。マニュアルは、利用者が自立してタスクを遂行できるように、ステップバイステップの指示、図解、注意点を明確に記述し、疑問や不明点を最小限に抑えるよう設計されています。適切に作成されたマニュアルは、効率的なトレーニング、一貫した業務遂行、エラーの減少に貢献し、全体の業務品質の向上を支援します。

社内文書の書き方と例文

社内文書は組織のコミュニケーションにおいて中心的な役割を果たし、その正確な作成が業務の透明性と効率を支えます。社内文書にはさまざまな種類があり、それぞれ特定の目的と構造を持ちます。本セクションでは、基本的な社内文書の書き方と、実用的な例文を通じて、どのように情報を効果的に整理し、伝達するかを解説します。

社内文書の基本構成

社内文書は組織内のコミュニケーションと情報共有のために不可欠であり、その効果的な利用は組織の効率を大きく向上させます。社内文書全般に共通する基本的な構成要素を理解し、それぞれの役割や記載のポイントを押さえることは、文書がその目的を達成するために極めて重要です。

・タイトルと見出し
タイトルは文書の内容を簡潔に表すものであり、見出しは文書内の情報を整理し、読み手が必要な情報を迅速に見つけられるようにします。

・日付と文書番号
すべての社内文書には作成または発行日を記載し、文書番号を付与することで文書の追跡と管理を容易にします。

・宛名と署名
文書の宛名はその文書が誰に向けて書かれたかを明確にし、署名（またはデジタル署名）は文書の作成者や承認者の責任と認証を示します。

・本文
本文では、目的、背景、主要な情報、要請事項などが記載されます。これは文書の最も重要な部分であり、情報は明確かつ簡潔に伝えられるべきです。

・添付資料や参照
関連する追加情報や文書、データがある場合は、それらを参照するか添付することで、本文の内容を補完し、詳細な背景や証拠を提供します。

これらの構成要素は、社内文書がその目的に沿って効果的に機能するための基盤を形成します。適切な構成と明確な記載があれば、文書はより信頼性が高く、使いやすくなります。組織内のすべてのスタッフがこれらの基本を理解し、適用することで、文書の品質と組織のコミュニケーションの効率が向上します。

会議議事録の書き方と例文

会議議事録は、会議の内容を正確に記録し、参加者や不参加者に情報を共有するための重要なドキュメントです。効果的な議事録は、会議の決定事項、議論の内容、および行動計画を明確に伝えることができます。ここでは、会議議事録の書き方とその具体例を示し、どのようにして重要な情報を漏れなく記録するかを解説します。

記載すべき基本項目
会議の基本情報： 日付、時間、場所、出席者リスト。
議題： 会議で取り扱う予定のトピックをリストアップ。
決定事項： 各議題に対する決定結果を明記。
行動項目： 誰が何をいつまでに行うかの具体的なアクションプラン。
議論の概要： 主要な議論点とそれに対する意見や反応。

例文
会議議事録
日付：2024年7月1日
時間：10:00 - 11:30
場所：会議室A
出席者：田中一郎（部長）、佐藤恵子（課長）、鈴木拓也（主任）

議題1：新プロジェクトの進捗状況
決定事項：次のフェーズに移行するための資料準備を佐藤課長が担当。
行動項目：佐藤課長がプロジェクトの詳細なスケジュールを7月5日までに作成し、田中部長に報告。

議題2：来期の予算案
議論の概要：予算削減の必要性について意見が分かれたが、最終的に10％の削減で合意。
決定事項：各部門からの具体的な削減提案を8月末までに集約し、再検討を行う。
行動項目：鈴木主任が各部門からの提案をまとめ、8月20日までに中間報告を提出。

会議後の行動項目は明確に記録され、各担当者にはそれぞれのタスクが割り当てられています。

業務報告書の書き方と例文

業務報告書は、日々の業務の成果や課題を定期的に記録し、上層部や関連部署に報告するための重要な文書です。この文書は、業務の透明性を保ち、効率的な意思決定をサポートするために、明確さと正確さを持って作成される必要があります。ここでは、効果的な業務報告書の書き方と具体的な例文を紹介します。

効果的な業務報告書の書き方
タイトルと日付： 報告書のタイトルと作成日を明記します。
目的と概要： 報告書の目的と、その内容の簡潔な概要を提供します。
詳細な内容： 達成された目標、遭遇した問題、取られた措置、未解決の課題など、具体的なデータや情報を詳細に記載します。
結論と提案： 報告の結論部分で、得られた教訓や今後の提案を記述します。

例文
業務報告書
タイトル：2024年7月プロジェクト進捗報告
日付：2024年7月15日

1. 目的：
本報告書は、2024年7月におけるプロジェクトXの進捗状況を評価し、必要な調整を提案することを目的としています。

2. 概要：
7月はプロジェクトXにおいて重要なマイルストーンがいくつか達成されましたが、一部の課題も発生しました。

3. 進捗状況：
達成した目標：新しいソフトウェアモジュールの開発完了
遭遇した問題：テストフェーズでの予想外のバグ発見
取られた措置：追加のテストチームを配備してバグの修正を行いました。
未解決の課題：予算超過のリスクが増大しています。

4. 結論と提案：
プロジェクトは全体としては順調に進んでいますが、予算管理にはさらなる注意が必要です。次期にはコスト削減のための対策を実施することを提案します。

通達・通知書の書き方と例文

通達・通知書は、上司や経営層から一般社員への指示や命令を明確に伝達するために使用される社内文書です。この文書は、組織内の正式な決定や変更を効果的に伝えるために重要であり、明確で簡潔な表現が求められます。ここでは、そのような通達・通知書の書き方と具体的な例を示します。

通達・通知書の書き方
タイトル： 文書の内容を端的に示す明確なタイトルを付けます。
日付と宛名： 文書の発行日と対象となる受取人（一般社員）を明記します。
本文： 指示や命令の詳細を簡潔に記述します。何を、なぜ、どのように行うかを含めることが重要です。
署名： 文書の発行者（上司や経営層）の署名または署名ブロックを含みます。

例文
通達
タイトル：リモートワークポリシーの変更について
日付：2024年7月20日
宛名：全社員

本文：
皆様におかれましては、日頃より業務に尽力いただき、誠にありがとうございます。
この度、会社のリモートワークポリシーに以下の変更が行われます。

変更点：
・リモートワーク可能日を週3日から週5日に変更。
・リモートワーク中のオンライン対応時間を10:00〜16:00と定めます。

変更理由：
・業務効率化と従業員のワークライフバランスの向上を図るため。

対応：
・各自、リモートワークに必要な設備の確認と準備をしてください。
・直属の上司には、週次での業務報告を行うこと。

この変更は2024年8月1日より実施されますので、ご注意ください。

敬具

署名：
[役職者の署名]
[役職]
[部署]

提案書の書き方と例文

提案書は、新しいアイデアやプロジェクトを提案し、承認を得るために重要な文書です。効果的な提案書は、具体的で説得力のある内容を持ち、受け手に対して明確なビジョンと実行計画を提示します。ここでは、提案書の書き方と説得力を高めるためのポイントに加えて、具体的な例文を紹介します。

提案書の書き方
タイトルページ： 提案書のタイトル、提案者の名前、提案日を記載します。
目次： 文書の構成を一覧できる目次を提供します。
導入部： 提案の目的と背景を説明し、提案の必要性を明確にします。
提案内容： 具体的な提案の詳細を述べ、それがどのように問題を解決するかを説明します。
実施計画： 提案の実行に必要なステップ、タイムライン、関連するリソースを詳述します。
予算と資金： 実施に必要な予算の概要と資金調達の計画を提供します。
結論： 提案のメリットを再度強調し、承認を求める強い呼びかけをします。

例文
提案書
タイトル：「次世代エコプロダクトの開発提案」
提案者：田中 太郎
提案日：2024年8月1日

1. 導入部
私たちの市場調査によると、エコプロダクトに対する市場の需要は年々増加しています。この機会に新しいエコフレンドリーな製品を開発することで、市場リーダーとしての地位を固めることができます。

2. 提案内容
新しいバイオディグレード可能なプラスチック代替材料を用いた製品ラインを開発する提案です。この製品は、環境への影響を最小限に抑えつつ、消費者に高品質な選択肢を提供します。

3. 実施計画
プロジェクト開始：2024年9月
パイロットテスト：2024年12月
製品ローンチ：2025年4月

4. 予算と資金
総予算は500万円で、内訳は研究開発費200万円、マーケティング費用150万円、生産設備費150万円です。

5. 結論
この提案が実現すれば、環境負荷を減らしながら市場での競争力を高めることが期待されます。是非ともご承認をお願いします。

マニュアルの書き方と例文

マニュアルは、特定のタスクや機器の操作方法を詳細に説明するための文書であり、利用者が迅速かつ正確に情報を理解し実行できるようにすることが目的です。効果的なマニュアルは、利用者の視点を重視し、実用性と理解の容易さを最前線に置いて作成されます。以下に、マニュアルの書き方と具体的な例文を示します。

マニュアルの書き方
タイトルと目次： 明確なタイトルを設定し、目次を用いて内容を整理します。
目的と対象者： マニュアルの目的と対象となる利用者を明記します。
ステップバイステップの指示： タスクを実行するための具体的なステップを簡潔に記述します。
図や写真の使用： 複雑な手順や部品の識別を容易にするために、図や写真を積極的に使用します。
用語の説明： 専門用語や略語を使用する場合は、それらの定義を提供します。
トラブルシューティング： よくある問題とその解決策を列挙します。
連絡先情報： サポートが必要な場合の連絡先情報を明記します。

例文
ユーザーマニュアル
タイトル：「XYZプリンター操作マニュアル」

1. 目的：
本マニュアルは、XYZプリンターの基本的な操作方法およびトラブルシューティングを説明することを目的としています。

2. 対象者：
このマニュアルは、XYZプリンターの新規ユーザーおよび技術サポートスタッフを対象としています。

3. 主要操作：
A. 印刷開始：
i. プリンターの電源を入れます。
ii. 使用したいファイルをコンピュータから選択します。
iii. 「印刷」ボタンをクリックします。
B. インクカートリッジの交換：
i. プリンターの前面パネルを開けます。
ii. 古いカートリッジを取り外し、新しいカートリッジをセットします。
iii. パネルを閉じて、テスト印刷を行います。

4. トラブルシューティング：
問題：紙詰まりが発生する。
解決策：紙送りトレイを開いて、詰まった紙を慎重に取り除いてください。

5. 連絡先情報：
サポートが必要な場合は、以下の連絡先にご連絡ください：
電話：〇〇〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇

このマニュアルは、ユーザーが新しいプリンターを効率的に使用開始できるように設計されており、各ステップは明確で簡潔です。マニュアル作成時は、ユーザーが容易に理解し実行できるよう、クリアで直接的な指示を心がけることが重要です。

社内文書のテンプレート一覧

Manegyは専門家が作成した社内文書のテンプレートをたくさんご用意しています。その全ては無料でダウンロード可能なので、ぜひ活用してください。

人事向けの社内文書テンプレート

入社時提出書類一覧表
入社時提出書類一覧表の内容としては、・新卒・中途（フルタイム）・中途（雇用保険のみ加入）・中途（雇用保険社保加入なし）の4シートに分かれています。個人情報を扱う書類が多いので、取り扱いに注意してください
※本籍など機微情報は基本的に取得しないようにしましょう。給与計算や所得税処理をアウトソージングしている場合は、『個人情報使用承諾書』も必要になりますので本サイトで別途ダウンロードしてください。

『個人情報使用承諾書』https://www.manegy.com/template/detail/311/
こちらのページでは、専門家が作成した入社時提出書類一覧表のエクセルのテンプレートを無料でダウンロードできますので、ぜひご使用ください。
【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです

監修：社会保険労務士　西方　克巳
https://www.manegy.com/template/detail/314/

機密保持に関する誓約書（入社時）
採用/入社にあたり機密・個人情報に関して遵守することを誓約する書式です。機密保持の誓約、機密の報告及び帰属、退職後の機密保持、損害賠償それぞれの項目について規定しています。
https://www.manegy.com/template/detail/218/

入社誓約書
採用する企業側に対して内定通知を受けた側が入社を約束する書類
https://www.manegy.com/template/detail/202/

機密保持契約書（退職時）
会社の事業上の秘密、ノウハウ、技術情報などの営業秘密の他、人事情報、管理情報、プライバシーおよびスキャンダル情報、顧客情報等のあらゆる情報を第三者に漏洩、開示、提供してはならないことを誓約するための書類
https://www.manegy.com/template/detail/228/

給与振込届出書（新規・変更）兼振込同意書
給与の振込先を指定する場合に使うフォーマットです。社内文書ですので、印鑑の箇所に銀行印は必要ありません。必ず従業員本人名義の口座を記入してもらいましょう。
【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです。
監修：社会保険労務士　西方　克巳
https://www.manegy.com/template/detail/310/

休職通知書
休職をする際に本人に、就業規則に順ずる休職期間や復職時の対応などについて通知する書類
https://www.manegy.com/template/detail/201/

解雇理由証明書
従業員の解雇理由を明示するための書類
https://www.manegy.com/template/detail/211/

労働者名簿
各従業員の情報を記載する書類
https://www.manegy.com/template/detail/215/

身元保証
内定者が会社の就業規則を守り忠実に勤務することや、会社に損害をかけた場合、連帯してその賠償責任を負うことを、身元保証人が会社に対して約束する書類
https://www.manegy.com/template/detail/229/

退職証明書
以下の事由により、貴殿は当社を●年●月●日に退職し　退職及び在籍に関する次の内容を証明しますということを示す退職証明書のテンプレート書式です。
https://www.manegy.com/template/detail/213/

転籍同意書
転籍は、転籍元との雇用関係が終了となり、転籍先にて新たな雇用契約が生じます。転籍を行うには、労働者の同意を得て合意解約する必要があります。その際に転籍同意書をご活用ください。
【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです。

監修：社会保険労務士　西方　克巳
https://www.manegy.com/template/detail/294/

マイカー通勤許可申請書
マイカーを利用して通勤をすることを許可してもらう書類
https://www.manegy.com/template/detail/209/

身元保証書
内定者が会社の就業規則を守り忠実に勤務することや、会社に損害をかけた場合、連帯してその賠償責任を負うことを、身元保証人が会社に対して約束する書類
https://www.manegy.com/template/detail/229/

始末書
不始末やトラブルがあった時の報告書です。
https://www.manegy.com/template/detail/252/

始末書1
不始末の内容を記載し、関係する皆様方にご迷惑をかけたことを反省するとともに、深くお詫び申し上げます。今後はこのような事態を再び起こすことのないよう、十分注意いたしますのでよろしくお願い申し上げます。と、お詫びの気持ちを伝えます。
https://www.manegy.com/template/detail/224/

始末書2
ビジネスで不祥事を起こした際、その事実を簡潔に記しお詫びし、二度と不始末を起こさないことを誓う書類
https://www.manegy.com/template/detail/221/

懲戒解雇通知書
何らかの事情に寄って発生した、即時解雇通知書のテンプレート書式です。
https://www.manegy.com/template/detail/220/

即時解雇通知書
何らかの事情によって発生した、即時解雇通知書のテンプレート書式です。
https://www.manegy.com/template/detail/219/

解雇予告通知
労働者が解雇後の就職活動に困難を来たすことがないように、解雇を一時制限する解雇制限があるのできちんと確認しましょう。また、労働基準監督署長によって解雇予告除外認定を受けた場合は不要になります。　※※※解雇は非常にセンシティブな問題な為、社会保険労務士等の専門家に相談しながら行ってください。※※※
【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです。

監修：社会保険労務士　西方　克巳
https://www.manegy.com/template/detail/298/

定年のお知らせ
従業員に定年退職の旨を通知する書式
https://www.manegy.com/template/detail/231/

マイカー業務使用申請書
マイカーを業務で使用する旨を申請する書類
https://www.manegy.com/template/detail/214/

デザインセオリーについて勉強しよう！
社内教育にぴったりなテンプレート。
デザインの勉強をしたことない人でも、「私、できる！」と思えるようになるデザイン教育全般のテンプレート。こちらをカスタマイズして社内教育にお役立てください！修正もうまく反映されました。
https://www.manegy.com/template/detail/235/

経理向けの社内文書のテンプレート

経理業務カレンダー
経理業務の月間カレンダーです。毎月の経理業務を見える化しスケジュールと期日管理を行えます。日付や土日祝日、休日の設定をワンタッチで行えますので、毎月の作業が効率化されます。WEB版もございますので、ご興味ある方はお問い合わせくださいませ。
https://www.manegy.com/template/detail/320/

資金計画書
資金計画書のテンプレートです。前年実績、計画、実績を一覧できるようにしています。計画立案時は前年と計画値の差額を表示し、実績更新時には実績値と前年差・計画差を表示できるように、ワンタッチで数式の切り替えができます。資金計画と損益計算書のサマリーページも設けています。計画立案と、進捗管理にご活用ください。
https://www.manegy.com/template/detail/328/

経理業務一覧
経理業務の棚卸しと見える化をするためのテンプレートです。経理の業務は、一つ一つの作業は短時間で済むものも多く、また間接部門であるがゆえになかなか改善も進みません。事業拡大し継続していく以上、経理は必ず発生しますので、小さな改善が中長期的には大きな効果を生みます。経理業務一覧では、業務ごとにメイン担当者と代替可能なサブ担当者を明らかにすることで、業務の集中や退職リスクに対する準備を可能にします。経理業務プロセスでは、一覧化した業務をさらに、作業プロセスに落とし込むことで課題点や改善策を検討できます。また、簡易な業務マニュアルとしても活用できます。ご活用くださいませ。
https://www.manegy.com/template/detail/335/

税務申告年間カレンダー
税務申告の年間カレンダーです。決算日を入力するとワンタッチで期間設定がされます。税目や提出先は適宜追加することでカスタマイズ可能です。
https://www.manegy.com/template/detail/321/

支払一覧表
買掛金や経費の支払い一覧を作成するツールです。個別請求や一括請求、店舗ごとなど多数の請求書がある場合に、エクセルや手集計で支払金額を算出されている会社様は多く、大きな手間とご負担がかかっています。集計作業を効率化するとともに、簡易な資金繰り予定の管理にも使えます。会計伝票の入力用の集計も行えますので、ご活用ください。
https://www.manegy.com/template/detail/325/

日次資金繰り表(単月版)
資金繰りは日次(デイリー)です。月次年次の資金繰り表のテンプレートは多いですが、日次の資金繰り表のテンプレートはあまりないので作成しました。口座数は3口座で作成しています。カレンダーのワンタッチ設定、予定実績の管理を容易にするための文字色のワンタッチ更新など、日々の作業を効率化できるようにしました。ご活用ください
https://www.manegy.com/template/detail/327/

支払一覧表(簡易版)
買掛金や経費の支払い一覧を作成するツールです。相手先、金額、支払予定日、銀行を入力することで、支払予定の作成が行えます。簡易な資金繰り表として活用ください。支払一覧表は、必要に応じて銀行別×支払日別に並び替えてご活用ください。個別請求が多い場合や、伝票単位や部門単位等でのご利用をする場合は、別途アップロードしております「支払一覧表」をご利用ください。
https://www.manegy.com/template/detail/326/

稟議書
オーソドックスな稟議書です。
https://www.manegy.com/template/detail/275/

接待費用申請書
接待を行う際の、社内申請書類です。
https://www.manegy.com/template/detail/266/

収入印紙管理表
金額と枚数を管理するテンプレートです。
https://www.manegy.com/template/detail/262/

出張旅費清算書
出張の費用を請求する時に使うフォーマットです。
https://www.manegy.com/template/detail/263/

受取手形管理表
手形管理に使用する書式です。

https://www.manegy.com/template/detail/261/

総務向けの社内文書のテンプレート

注意書（業務ミス・ハラスメント）
本人の過失により会社に損害を与えたときや、セクハラ・パワハラなどで周囲に迷惑をかけた社員に対し、いきなり懲戒処分を実施するのではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。※赤字の箇所をアレンジしてお使いください【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです。
監修：社会保険労務士　西方　克巳
https://www.manegy.com/template/detail/307/

切手管理表
社内の切手の管理用にご利用ください。
https://www.manegy.com/template/detail/265/

通勤経路申告書
社員が会社に対して、通勤の経路を申告するための書類
https://www.manegy.com/template/detail/225/

賃金見込証明書
扶養内で働いている社員の扶養主の勤務先から、扶養範囲の年収に収まっているのかを確認する為に証明書の提出を求められる場合があります。そういう場合に賃金見込証明書をご利用ください。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです。

監修：社会保険労務士　西方　克巳
https://www.manegy.com/template/detail/296/

預り証
預かったものに関して、その詳細と預かったことを証明する書類です。
https://www.manegy.com/template/detail/273/

業務災害報告書
業務時に災害にあった場合に報告するための書類
https://www.manegy.com/template/detail/212/

法務向けの社内文書のテンプレート

剰余金の処分の件　株主総会議事録
配当に関する議事録です。
https://www.manegy.com/template/detail/284/

株主総会議事録
株主総会の議事録の一般的なフォーマットです。第○号議案の部分の内容を変えてお使いください。
https://www.manegy.com/template/detail/288/

代表取締役選定　株主総会議事録
定時株主総会で代表取締役選定を行った時に記録するテンプレートです。
https://www.manegy.com/template/detail/283/

定款変更＜株券不発行・株券発行の定めの廃止＞　臨時株主総会議事録
臨時株主総会で株券不発行・株券発行の定めの廃止の議事録にお使いください。
https://www.manegy.com/template/detail/281/

定款変更＜発行可能株式総数の変更＞　臨時株主総会議事録
臨時株主総会で定款変更の議事録としてお使いください。
https://www.manegy.com/template/detail/278/

定款変更＜株式譲渡制限の廃止＞　臨時株主総会議事録
臨時株主総会で株券不発行・株券発行の定めの廃止の議事録にお使いください
https://www.manegy.com/template/detail/281/

定款変更＜商号変更＞　臨時株主総会議事録
臨時株主総会で定款変更についての議事録にお使いください。
https://www.manegy.com/template/detail/279/

計算書類および事業報告　株主総会議事録
定時株主総会での議事録にご利用ください。
https://www.manegy.com/template/detail/286/

社内文書作成のポイントと注意点

社内文書は組織内コミュニケーションの基盤をなし、その正確性と効果性が業務のスムーズな運営に直結します。明確かつ簡潔な表現の重要性、文書内での一貫性と正確性の維持、視認性を高めるレイアウトの工夫、そして明確な指示とアクション項目の設定方法がわかりやすい社内文書に必要です。これらのポイントを遵守することで、情報の誤解を避け、組織内の意思疎通を効率的に行うことができます。このセクションでは社内文書作成時のポイントを解説します。

明確で簡潔な表現を心がける

社内文書を作成する際には、情報を明確かつ簡潔に伝えることが極めて重要です。このアプローチは、文書の意図を正確に理解してもらうため、そして読者の時間を節約するために必要です。以下に、明確で簡潔な表現を実現するための具体的な書き方のコツと、冗長な表現を避ける方法を示します。

明確で簡潔な表現のコツ
・主要なポイントを先に述べる： 文書の冒頭で最も重要な情報を提供し、その後に詳細を追加します。これにより、読者は文書の目的をすぐに把握できます。

・簡潔な言葉選び： 長い単語や専門用語を使用する場合は、それが最も適切であることを確認し、可能な限り簡潔な言葉を選びます。

冗長な表現を避ける方法
・余分な修飾語を削除する： 「非常に」「大変」などの修飾語はしばしば必要以上に使用されます。これらを削除することで、文がより簡潔になります。

・重複表現を避ける： 同じ意味の単語やフレーズの繰り返しを避け、一度で伝わる表現を心がけます。

・不要な前置きは省略する： 「以下に述べるように」などの前置きは情報を直接的に伝えることができず、読み手にとっての余分な負担となります。

一貫性と正確さを意識する

社内文書の効果を最大限に発揮するためには、文書全体を通じて一貫性と正確さを保つことが不可欠です。これにより、文書が専門性を持ち、信頼性のある情報源として機能します。以下に、文書作成時の一貫性と正確さを保つための具体的なポイントを示します。

一貫性を保つためのポイント
・用語の統一： 同じ概念には一貫して同じ用語を使用します。異なる用語を使うと、読者が混乱する原因となります。

・書式の統一： 見出しのスタイル、フォントサイズ、マージンなどの書式を文書全体で統一します。これにより、文書のプロフェッショナルな外観が保たれます。

正確さを保つためのポイント
・事実確認： 提示される情報が事実に基づいていることを確認します。特に、データや統計、引用される情報には細心の注意を払います。

・校正とレビュー： 文書を公開前に複数回校正し、可能ならば他の人にもレビューしてもらうことで、誤字脱字や文法的な誤りを排除します。

・更新情報の管理： 文書が最新の情報を反映していることを保証し、必要に応じて定期的に更新します。

見やすいレイアウトとフォーマットを用意する

社内文書の効果を最大限に引き出すためには、見やすいレイアウトとフォーマットが重要です。文書の視覚的な魅力は、情報の理解を助け、読者の注意を引きつける効果があります。以下に、効果的なレイアウトとフォーマットの作り方と視覚的な効果を高める方法を示します。

見やすいレイアウトの作り方
・適切なフォント選択： 文書の読みやすさを考慮して、クリアでプロフェッショナルなフォント（例：Arial、Times New Roman）を選びます。フォントサイズは通常、本文で12ポイントが推奨されます。

・適切なマージンと行間： ページのマージンは一定に保ち、行間は読みやすさを確保するために適度に空けます。一般的に、行間はフォントサイズの150％が理想的です。

・情報の区分け： 見出しや小見出しを使用して、文書の各セクションを明確に区切ります。これにより、読者が必要な情報を迅速に見つけられます。

視覚的な効果を高める方法
・強調とカラーの使用： 重要なポイントは太字や色付きのテキストで強調することが有効です。ただし、色の使用は控えめにして、文書のプロフェッショナリズムを保ちます。

・図表と画像の利用： 複雑なデータやプロセスは図表や画像を用いて視覚的に表現すると、理解が促進されます。図表は文書と一貫したスタイルで作成します。

・適切なスペースの活用： 段落間やセクション間に適切なスペースを空けることで、文書の読みやすさを向上させます。

明確な指示とアクション項目を用意する

社内文書において明確な指示と具体的なアクション項目を設定することは、効率的なコミュニケーションとタスクの遂行を確実にするために非常に重要です。ここでは、文書内でこれらを効果的に伝達する方法を説明します。

明確な指示の記載方法
・具体性： 指示は具体的に記述し、受け手が行うべき具体的な行動を明確にします。例えば、「レポートを提出してください」ではなく、「7月31日までに販売レポートを提出してください」のようにします。

・優先順位の設定： 複数のアクション項目がある場合は、それぞれの優先順位を明確にし、必要なアクションの順序を指示します。

・責任者の指名： 各アクション項目について、誰が責任を持つのかを具体的に指定します。

効果的なアクション項目の設定
・期限の明記： 各アクション項目には明確な期限を設け、期待される完了日を指示します。

・追跡可能性： アクション項目の進行状況を追跡できるように、定期的なアップデートやレビューのスケジュールを設定します。

・リソースの提供： アクション項目を遂行するために必要なリソースやサポートが何であるかを明記します。

「事実」と「意見」をわけて書く

社内文書において事実と意見を明確に区別することは、情報の信頼性を高め、読者に対して誤解を避けるために非常に重要です。事実は客観的なデータや確認済みの情報を基にしたものであり、意見は個人的な見解や評価を表します。以下に、これらを明確に区別して記載する方法と、具体的な書き方の例を示します。

事実と意見を区別する方法
・事実の記載： 事実は確認可能なデータや統計、発生した出来事として記述します。事実を示す際には、可能な限り具体的な情報源やデータを引用します。

・意見の表現： 意見は「私は思います」「私たちの評価では」などの言葉を使って明確に意見であることを示します。意見が組織の立場を代表する場合は、その旨を明記することが重要です。

・文脈の設定： 事実と意見が混在する文書では、それぞれのセクションやパラグラフで何を扱っているのかを明確にします。

混乱を避けるためのコツ
・段落を分ける： 事実と意見を異なる段落に分けて記述することで、読者が情報を整理しやすくなります。

・導入フレーズを使用する： 意見を示す際には、導入フレーズを用いて読者にそれが個人的な見解であることを明確にします。

・支持証拠を提示する： 意見がある場合は、それを支持するための追加情報や証拠を提供することで、意見の妥当性を高めます。

社内文書でよく出る疑問

社内文書の作成においては、多くの担当者が疑問を持っています。このセクションでは、社内文書に関する一般的な疑問点を取り上げ、それらに対するガイドラインを提供します。

社内文書の書き出しに挨拶が必要か、社長への手紙の適切な書き方、法的保存が必要な文書の種類や管理方法、そして作成した文書の共有方法など、具体的な疑問に焦点を当てて解説します。

書き出しに挨拶やねぎらいの言葉いるのか

社内文書では冒頭の挨拶は通常不要とされています。その主な理由は、社内文書が主に社内情報の迅速かつ効率的な共有を目的としているため、挨拶や丁寧な敬語表現が必要ないとされるからです。社内文書は、必要な情報を簡潔かつ明確に伝えることが求められ、そのため余計な表現は省かれる傾向にあります。

社内社長への手紙の書き方は？

社内で社長へ手紙を書く際には、特定のフォーマットと礼儀を守ることが求められます。この手紙は、尊敬を示す手段となるため、その内容と形式には特に注意が必要です。以下に、社長への手紙の書き方のポイントと具体的な例を示します。

社長への手紙の書き方
・明確な目的の提示： 手紙の最初の段落で、手紙を書く理由を明確に述べます。これは手紙の目的をすぐに理解してもらうために重要です。

・簡潔かつ具体的な内容： 本文では、要点を簡潔に、かつ具体的に伝えます。不必要な詳細は省略し、ポイントを明確にすることが重要です。

・敬意を表す言葉遣い： 社長に対しては特に、敬意を表す言葉遣いを心掛けます。感謝の言葉や丁寧な表現を使用して、尊重を示しましょう。

具体例
社長　〇〇様

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

私は営業部の田中太郎と申します。この度は、新規プロジェクトの提案について、ご検討いただきたく存じます。

我々のチームは過去三ヶ月間、市場調査を行い、新たなビジネスチャンスを発見しました。このプロジェクトにより、年間で約10%の売上増加が見込まれます。具体的なプロジェクト計画につきましては、添付の資料をご覧ください。

貴重なお時間を割いて頂き、内容をご確認いただけますと幸いです。何かご質問がございましたら、お気軽にお申し付けください。

敬具

2024年9月1日
田中 太郎
営業部

法的保存文書に該当する社内文書は？

法的保存が必要な社内文書は、企業の運営において重要な役割を担います。これらの文書は、法律や規制により定められた一定期間、適切に管理および保存されなければなりません。以下に、法的保存文書の種類、管理方法、および保存期間について詳しく説明します。

法的保存が必要な社内文書の種類
会計記録： 財務報告、売上記録、経費報告など、会計に関わるすべての文書。
人事記録： 従業員の雇用履歴、給与情報、社会保険関連の文書。
契約書類： 企業が取引先と交わした契約書、協定書、その他の法的合意に関する文書。
会議議事録： 取締役会や重要な会議の議事録。
税務関連文書： 税金の申告や支払いに関連する文書。

文書の管理方法と保存期間
電子的管理： 法的文書はデジタル形式で保存する場合が増えています。電子的管理では、データのバックアップとセキュリティが重要です。
物理的管理： 紙の文書は防火性能を持つキャビネットなど、安全な場所に保管します。
保存期間： 文書の種類により保存期間が異なりますが、一般的には5年から10年が法律で求められることが多いです。特定の文書については、永久保存が必要な場合もあります。

作成した文章の共有方法は？

社内文書を効果的に共有することは、情報の透明性を確保し、組織全体の協調を促進する上で重要です。以下に、社内文書の共有方法、およびセキュリティ対策について詳しく説明します。

社内文書の共有方法
電子メールの利用： 緊急性が高い情報や個々の従業員に直接関連する文書は、電子メールを通じて迅速に共有します。ただし、送信する際には正確なアドレスを選択し、誤送信を避けるための注意が必要です。
社内ネットワークの活用： 企業のイントラネットや専用のドキュメント管理システムを利用することで、文書を一元管理し、アクセスを制御します。これにより、適切な権限を持つ従業員だけが文書にアクセスできるようになります。

セキュリティ対策
アクセス制御： 文書へのアクセスは必要最小限の従業員に限定し、機密文書の漏洩を防ぎます。
暗号化： 特に機密性が高い文書には暗号化技術を適用し、データの安全を保ちます。
定期的な監査： 共有ツールと文書の使用状況を定期的に監査し、不正アクセスや不適切な利用がないかをチェックします。

まとめ

社内文書は、企業内のコミュニケーションを円滑にし、組織の効率を高めるために不可欠です。本記事では、社内文書の基本概念、種類、書き方、そして社内外での文書の違いについて詳しく説明しました。社内文書は、日々の業務連絡、進捗報告、ポリシーの更新など多岐にわたり活用されますが、その作成と管理には細心の注意が必要です。

効果的な社内文書管理には、適切なツールの選択、セキュリティ対策の徹底、そして情報の正確な記録と共有が求められます。また、法的保存が必要な文書の適切な管理は、企業の遵法性を保ち、証拠資料としても価値を持つことを忘れてはなりません。

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