BPOとは？ 基礎概要や活用法を管理部門担当者向けに解説

ビジネス界では近年、人材不足や働き方改革などに対応するため、「BPO」のサービスが注目されています。導入する企業は年々増えており、サービス提供業者の選択肢も広がっています。

本記事では、いまBPOを自社で検討している人、「聞いたことはあるけれど、よくわからないからもっと知りたい」という人に向けて、BPOの基本を解説します。

BPOはアウトソーシングのひとつ

「BPO（Busuiness Process Outsourcing）」とは、企業による外部委託（アウトソージング）の選択肢のひとつです。 近年は、人材不足の解消や働き方改革推進などのため、アウトソーシングの需要が高まっています。

アウトソーシングは大きく2つに分けることができます。1つは、定型的な“業務の一部”を外部企業に委託する方法。そしてもう1つは、“業務プロセスごと”外部企業に委託する方法です。

後者の「業務プロセスごと外部企業に委託する方法」は、さらに4つの種類に分けられます。「BPO」「ITO」「KPO」「SPO」です。この4つを簡単に説明すると、以下のようになります。

・BPO
主に、総務・人事・経理・法務などノンコア業務（利益に直結するわけではない業務全般）を扱う管理部門などが、業務や業務プロセスを外部企業に委託すること。

・ITO
ITに関する業務や業務プロセスを外部企業に委託すること。

・KPO
データ収集や分析などの知的業務処理を外部企業に委託すること。

・SPO
主に営業部門が、業務や業務プロセスを外部企業に委託すること。

つまり「BPO」は、主にバックオフィスの業務や業務プロセスを外部の専門企業に委託し、業務品質の向上などを図るビジネス手法です。 大きな特徴として、「業務プロセス全体を委託する（企画・設計・施策・効果測定など一連の業務）」「一時的ではなく長期的に委託する」という2点があげられます。

BPOの需要が高まっている理由

BPOサービスを利用する企業は、特にここ数年増加しています。また、BPOサービスを提供する専門企業も増えています。BPOの需要が高まっている理由は、大きく3つあります。

（1）人材不足を解消するため
少子高齢化や働く環境の変化、転職などによる終身雇用の崩壊等で、多くの企業が人材不足に悩んでいます。派遣や業務委託などによる非正規雇用での人材確保と共に、さまざまな形態のアウトソーシングも利用が増えています。業務プロセスを外部の専門企業に委託するBPOサービスも、そのひとつです。

（2）働き方改革に対応するため
国による働き方改革の推進で、企業には従業員の長時間労働や業務過多への是正が求められています。そのため、各種アウトソーシングで労働時間や業務量の調整が行なわれるようになり、BPOもその一環として導入されています。

（3）ビジネス環境や社会情勢、経営情勢の変化に対応するため
現代は、ビジネス環境や社会情勢において変化が激しく、また、経営面でも安定を維持しにくくなっています。人材の新規採用や新たなチームの立ち上げといった施策は、コストや時間をかけることで“リスク”になる可能性があります。 しかし、BPOで外部リソースを活用すれば、リスクを最小限に抑えつつ、環境や情勢の変化にも対応できるでしょう。

以上3つの理由から、いま、BPOの需要が高まっています。そして、人材不足の状態やビジネス環境などがこのまま続くうちは、BPOの需要も変わらないと予測されます。

BPOを導入するメリット

BPOを導入するメリットは主に3つあります。

（1）コア業務へリソースを集中させ、生産性向上を図ることができる
企業が限られた人材と資金をもって業績や生産性の向上を目指すためには、業務効率化とコア業務の強化が欠かせません。社内のノンコア業務をBPOで外部委託することで、重要なコア業務に人材や資金などのリソースを集中できます。 BPOサービスを利用すれば、ノンコア業務をその分野に強い専門業者に任せられます。そして、社内でコア業務にリソースを集中して強化すれば、生産性も向上するでしょう。

（2）コストを削減・調整できる
BPOで専門業者へノンコア業務を委託することで、これまでその業務にかかっていたコストを削減できます。人件費や業務の管理費および設備費などを大きく抑えることができるでしょう。 また、BPOの依頼先業者が、業務量に応じて料金が変わる従量課金制の場合、自社人材リソースや業務の状況に応じて依頼範囲を変更し、コストを調整することもできます。

（3）業務プロセスを見直し、業務品質を改善できる
BPOを導入する際、まずは自社の業務プロセスを整理し、見直すことから始めます。そのうえでノンコア業務を外部委託するため、業務プロセスをより効率化できます。 また、その分野に強い専門業者に委託することで、業務品質の改善を期待できます。もちろん、自社で行なうコア業務も集中・強化できるので、さらなる品質改善を実現できるでしょう。

BPOを導入するデメリットや注意点

BPOを導入するうえでのデメリットや注意点は、以下のとおりです。

（1）社内に業務ノウハウが蓄積されにくい
業務プロセスを外部業者に委託すると、その業務についてのノウハウを社内で蓄積するのが難しくなります。 また、BPOサービスの契約を終了して業務プロセスを社内に戻すときは、組織の再編成や担当者への引継ぎ、人材育成などが必要となり、時間やコスト、手間などがかかるでしょう。

（2）情報漏えいのリスクがある
BPOに限らず、アウトソーシングは外部業者に業務を委託するため、情報漏えいのリスクは常にあります。特に、BPOは業務を広範囲で委託するため、顧客情報や従業員の個人情報など、委託業者に渡す情報も多くなります。 もし、委託業者による情報漏えいが発生したら、場合によっては損害賠償などに発展する可能性もあります。そのため委託業者は、スタッフへの管理体制がしっかりしている（個人情報保護研修を定期的に実施する等）ところを選択するとよいでしょう。また、プライバシーマークやISMS認証を取得している企業も、選択基準として有効です。

BPOを活用できる管理部門の業務

管理部門において特にBPOを活用しやすいと言われているのが、総務・人事・経理の業務です。以下、一例をピックアップしました。

・総務
総務の仕事は幅広いため、BPOで依頼できる業務も多いです。
文書管理、受付や代表電話の対応、社内の問い合わせ対応、郵便・宅配便管理、福利厚生業務、健康診断関連業務、資産管理、購買業務、発注先管理、庶務業務全般など

・人事
人事の仕事は管理部門のなかでも個人情報を取り扱う機会が圧倒的に多いため、委託業者の選定には特に注意する必要があります。人事においてBPO向きの業務は以下のとおりです。
勤怠管理、給与管理、社会保険管理、福利厚生業務、採用管理、年末調整など

・経理
経理部門は業務量が多く、担当者の負担も大きい傾向があります。また、業種の違いに関係なく、どの企業でも業務内容にあまり差がないため、委託業者も多いです。経理においてBPO向きの業務は以下のとおりです。
請求書作成、伝票入力、入金消込、支払い、決算、経費精算、経営資料作成など

以上が、管理部門業務で特にBPOを活用しやすい業務の一例です。

BPO導入時のポイントと委託業者の選び方

BPOを導入する際はいくつかのポイントがあり、また、委託業者を選ぶうえで注意すべきこともあります。ここでは、代表的なものを取り上げてみました。

（1）BPOで委託する業務領域を明確化する
最初に、業務のどの領域を外部業者に委託するのかを明確化します。 後述の（2）に通じますが、BPOサービスを提供している外部業者はそれぞれ得意とする専門分野があります。委託する業務の分野に強い外部業者を選べば、業務の生産性や品質が上がるでしょう。そのため、まずは自社の全業務を棚卸しして、外部委託するノンコア業務を決めます。

（2）委託業務および業務プロセスに合った外部業者を選定する
前述の（1）をもとに、自社が委託する業務および業務プロセスの分野を専門的に扱う外部業者を選定します。特に、同じ領域の他社受注実績がある委託業者は、業務のフローや管理体制が整っていることが多いため、選定の判断要素になります。

（3）コンプライアンスおよびセキュリティ体制が万全な業者に委託する
BPOで業務を委託するということは、自社の信頼問題にも関わってきます。また、委託する業務には、自社の機密情報が含まれていることもあるでしょう。 そのため委託業者を選定する際は、コンプライアンスおよびセキュリティ体制にしっかり取り組んでいるところに業務を依頼すべきです。

まとめ

本記事ではBPOの基本を解説しました。 業務効率化や人材不足、働く環境の改善は、どの企業にも共通する重要な課題です。これらの課題にしっかり取り組み、従業員のエンゲージメントを高めたいといった目標を持っているなら、ぜひBPOを検討してみてはいかがでしょうか？

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