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送別会を開くにあたって気をつけておきたいポイント

公開日2019/03/12 更新日2019/03/13


3月といえば、送別会の多いシーズンです。定年退職や人事異動による転勤などで職場を離れる社員に、これまでの功労を称え、激励する目的で開かれるのが送別会ですが、幹事や司会を任される人は準備や運営が大変なことでしょう。
今回は、送別会を開くにあたって気をつけておきたいポイントをまとめてみました。

用意周到な事前準備が必要

チームだけの少人数の送別会なら、幹事も司会も、しっかりと決まった流れが構築されていなくても、それほど心配いらないかもしれません。しかし、課や部全体で送別会を主催するとなると、上司や役員、あるいは社長が出席する場合もあるため、綿密に準備しておく必要があります。

送別会の会場選びから、挨拶や乾杯の音頭の人選など、事前に計画立て進めなければならないことがたくさんあります。

もし、段取りが悪く、送別会がスムーズに運ばないようなことがあれば、幹事役・司会者の評価が下がるおそれもあるだけに、任されたからには、主役はもちろん参加者全員が満足できるような送別会を演出したいものです。

日時・会場選びが第一ステップ

送別会を企画する場合、真っ先に手をつけなければならないのは、送別会の日時を決定することです。その際に注意すべきは、主役となる人の退社・異動の日を確認すること、業務に支障のない日、上司が参加できる日を選ぶことなどです。退職や転勤前の最後の出社日が理想的といえます。

次が会場選びです。参加人数を確認し、会社の近くにある店を予約するか、あるいは会議室やホテルの宴会場などを利用する会社もあるでしょう。3月末頃は、送別会シーズンのため、設定した日時に希望する会場が使えるかはわかりません。日時が決まったら、早めに会場をおさえるようにしましょう。

一番悩むのが挨拶・乾杯などの人選

日時と会場が決まれば、いよいよ、送別会の中身を検討しなければなりませんが、ここが大変な部分という人が多いでしょう。幹事の多くが悩むのが、挨拶やスピーチ、乾杯、記念品贈呈、最後の締めを誰にやってもらうのかという人選や、花束や記念品を何にするかなどの問題です。

挨拶は通常、送別される人が所属していた部署の上司に依頼しますが、参加者の中で一番上の立場の人に頼むのが無難でしょう。挨拶のほかにも乾杯の発声があります。こちらも、立場が上の人が望ましいので、人選を間違えないようにしましょう。

宴たけなわになってからのスピーチは、直属の上司や同僚、後輩でも構いません。主役とかかわりの深い人に、主役の人柄や仕事ぶり、エピソードなどを披露してもらうといいのではないでしょうか。

芸達者な社員が多い会社では、送別会などの宴会では、余興で盛り上がるのが当たり前という会社もあります。もちろん、これは会社によって違いますし、積極的な希望者がいなければ、あえて余興を盛り込む必要はありません。

全体へのアナウンスと、会場とのやりとりも

送別会の日時、会場が決まったら、通知をしなければなりませんし、出欠の確認も必要です。また、会場でのマイクや音響設備の確認も大切なポイントです。
借りられる装置や備品を細かくチェックし、当日足りないものがないように気を付けましょう。

まとめ

送別会は、これまで苦労を分かちあってきた同僚や、お世話になった先輩を労い、新天地での活躍を祈るための会です。幹事役や司会者を任されることは、大変なことではありますが、自分を売り込むチャンスでもあります。周到な準備を心がけ、心に残る、良い会を演出しましょう。

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