オンラインストレージとは？使い方やメリットデメリット

デジタル化の進展とともに、データ管理の方法も変わりつつあり、近年はオンラインストレージの活用も、個人から企業レベルまで広がっています。しかし、オンラインストレージとクラウドの違いや、それぞれの特徴を正確に理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。

この記事では、オンラインストレージの基本概念から主要機能、便利な使い方、さらには個人向けサービスと法人向けサービスの違いについて解説します。

また、オンラインストレージを導入する際のメリットとデメリット、選び方のポイントもご紹介しますので、特に総務ご担当者はデジタルデータを効率的に管理し、ビジネスの生産性を向上させるために、ぜひ情報を参考にしてください。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネットを介してアクセスできるストレージサービスのことを指します。このサービスを利用することで、ファイルやデータをリモートサーバーに保存し、世界中どこからでもアクセスできるようになります。
ユーザーは、特定のデバイスに依存することなく、さまざまなデバイスからデータを利用することが可能です。これにより、データのバックアップ、共有、協働作業が非常に簡単になります。

また、オンラインストレージはセキュリティも強化されており、企業や個人の貴重なデータを外部の脅威から保護する機能も備えています。これらの特性から、多くのビジネスでの利用が進んでおり、情報管理の効率化に寄与しています。

オンラインストレージとクラウドの違い

オンラインストレージとクラウドサービスはしばしば混同されがちですが、実は明確な違いが存在します。オンラインストレージは、主にファイル保存やデータバックアップのための空間を提供するサービスです。

一方、クラウドサービスはこれに加え、ソフトウェアやプラットフォーム、インフラストラクチャといった広範なリソースをインターネット経由で提供します。つまり、クラウドサービスはオンラインストレージを含むより広い概念であり、計算処理やアプリケーション実行など、より複雑で多様な機能をユーザーに提供することが可能です。

オンラインストレージはその一部分に過ぎず、主にデータの保存とアクセスに特化しています。ビジネスや個人がこれらのサービスを選択する際には、目的とする用途に応じた適切な選択が求められます。

オンラインストレージの主要機能

オンラインストレージの魅力はその多機能性にあります。最も基本的な機能としては、ファイルのアップロードとダウンロードが挙げられます。これにより、ユーザーはどのデバイスからでもデータへアクセスし、必要に応じて情報を共有できます。さらに、リアルタイムでのファイル同期機能は、チームメンバー間での作業の効率を大幅に向上させます。

多くのオンラインストレージサービスでは、バージョン管理も提供されており、ファイルの編集履歴を保持し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことが可能です。セキュリティ面では、エンドツーエンドの暗号化が施され、外部からの不正アクセスに対する保護が強化されています。

また、ユーザー権限の管理機能を通じて、どのユーザーがファイルにアクセスできるかを細かく設定できるため、機密情報の保護にも役立ちます。これらの機能により、オンラインストレージはただのデータ保存場所以上の価値を提供します。

オンラインストレージの使い方

オンラインストレージを効果的に活用する方法は多岐にわたります。まず基本的な使い方として、個人的なファイルや業務用のドキュメントをアップロードし、どのデバイスからでもアクセス可能にすることが挙げられます。具体的な使用例としては、プロジェクト関連の資料をチーム全員が閲覧・編集できるように共有することです。これにより、情報の一元化とアップデートが容易になり、チームの協力と生産性の向上が期待できます。

また、外出先からも業務を遂行できるよう、必要なファイルへのリモートアクセスを設定することも一つの方法です。
さらに、オンラインストレージは自動バックアップの設定が可能であり、データの損失リスクを軽減できます。

ファイルのバージョン管理を利用すれば、過去の編集内容を確認し、必要に応じて以前の状態に復元することもできます。これらの機能を駆使することで、オンラインストレージをより効率的に、そして安全に利用することができるでしょう。

個人向けサービスと法人向けサービスの違い

オンラインストレージサービスには、個人向けと法人向けの両方が存在し、それぞれに特有の特徴があります。

個人向けサービスの特徴

個人向けオンラインストレージサービスは、一般的に写真、ビデオ、文書などの個人的なデータの保存と管理に最適化されています。利用者は簡単にデータをアップロードし、個人のデバイス間でシームレスにアクセス可能です。利便性と手軽さが重視され、個人ユーザーには低コストまたは無料で提供されることが多いです。

法人向けサービスの特徴

法人向けオンラインストレージサービスは、企業の業務要件に対応するために設計されています。これには、データのセキュリティ、チーム間の協力促進、大量データの効率的な管理が含まれます。また、管理者コントロール機能が強化されており、アクセス権限の厳格な設定やセキュリティポリシーの総合的な管理が可能です。

サービスレベルの違い

法人向けサービスは、サービスレベルアグリーメント（SLA）を提供し、データの可用性やサポートの質が保証されています。これにより、企業はビジネスの要件に応じて必要なリソースとサポートを受けることができます。個人向けサービスでは、このような包括的なサポートは通常提供されません。

目的に応じた選択の重要性

個人向けと法人向けサービスの違いを理解することは、使用目的に最適なオンラインストレージサービスを選択する上で非常に重要です。個人ユーザーは手軽さとコストを、企業は機能性とセキュリティを重視したサービスを選ぶことが求められます。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージのメリットとしては以下が挙げられます。

データアクセシビリティの向上

オンラインストレージの最大のメリットは、どこからでもデータにアクセスできることです。地理的な制約を超えて、任意のデバイスからファイルへのアクセスが可能となり、リモートワークや外出中も業務を継続できます。この高いアクセシビリティは、業務の柔軟性と効率性を大幅に向上させます。

自動データバックアップ

オンラインストレージサービスは、データを自動的にバックアップする機能がついているものもあります。これにより、ハードドライブの故障や災害時でもデータの損失を防ぐことができ、重要な情報の保全が保証されます。この自動バックアップは、個人と企業の両方にとって貴重なリスクマネジメントツールとなります。

強化されたセキュリティ

多くのオンラインストレージサービスは、強力なセキュリティ対策を施しており、不正アクセスやデータ漏洩からユーザーの情報を保護します。エンドツーエンドの暗号化やマルチファクター認証などの技術が、データの安全性を大幅に向上させています。

協働作業の効率化

ファイル共有の簡易性が、チームメンバーやパートナー間での協働をスムーズにします。プロジェクトに関わる全員が最新のファイルにアクセスでき、編集やフィードバックをリアルタイムで行うことができます。この効率的なコラボレーションは、プロジェクトの進行速度と品質を向上させる重要な要素です。

これらのメリットにより、オンラインストレージはビジネス環境だけでなく、個人のデータ管理においても非常に有効なツールとなっています。

オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージのデメリットとしては以下が挙げられます。

導入コストと運用コスト

オンラインストレージの導入には初期コストがかかるだけでなく、継続的な運用コストも発生します。特に大量のデータを扱う企業では、必要なストレージ容量が増えるにつれて、コストが増大する傾向にあります。これにより、特に中小企業にとっては負担となる場合があります。

社内ルールの策定

オンラインストレージを導入する際、社内でのデータ管理ルールを策定する必要があります。これには、どのデータをオンラインストレージに保存するか、誰がアクセス権を持つかなど、多くの検討が必要です。ルール作りには時間がかかり、この過程で業務が停滞することも考えられます。

従業員への教育

オンラインストレージの有効な利用には、従業員への教育が欠かせません。新しい技術への適応、セキュリティに関する知識共有など、継続的なトレーニングが必要です。特になかなか使いこなせない従業員がいる場合、使いこなせるよう指導する時間や労力を多く費やすことになりかねません。

データ漏えいのリスク

オンラインストレージのセキュリティは高いものの、外部からのサイバー攻撃によるデータ漏えいのリスクは完全には避けられません。企業は追加のセキュリティ対策を施す必要があり、万一のデータ漏えいに備えた対応計画も重要です。このリスク管理は、企業にとって大きな課題となる場合があります。

これらのデメリットに対する適切な対策を講じることで、オンラインストレージの利点を最大限に活用しつつ、リスクを管理することが可能です。

オンラインストレージの選び方とポイント

セキュリティの充実

オンラインストレージを選ぶ際、最も重要なのはセキュリティ機能の充実です。データの暗号化、マルチファクター認証、定期的なセキュリティアップデートが提供されているかどうかを確認し、外部の脅威からデータを守るための強固なセキュリティ体制を備えたサービスを選ぶことが重要です。

使い勝手のよさ

直感的なユーザーインターフェースとシンプルな操作性は、日常的な使用において非常に重要です。操作が簡単でわかりやすいサービスを選ぶことで、業務の効率化と時間の節約が期待できます。

サポート体制の確認

トラブルが発生した際に迅速かつ適切に対応を受けられるか、サポート体制も重要な選定基準です。サポート体制や専門的なカスタマーサービスが整っているかを確認しましょう。

拡張性の有無

ビジネスの成長やデータ量の増加に対応できるよう、サービスの拡張性も考慮する必要があります。将来的に必要となるストレージ容量の拡大が容易にできるサービスを選ぶことで、長期的な利用においても安心です。

これらのポイントを踏まえ、ビジネスや個人のニーズに合ったオンラインストレージサービスを選定することが、効率的で安全なデータ管理を実現します。

おすすめのオンラインストレージサービス

TOKIUM電子帳簿保存

出所：TOKIUM（トキウム）電子帳簿保存公式Webサイト

TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の要件を満たした上で、国税関係書類を保存するクラウド文書管理システムです。
あらゆる国税関係書類を電子化し、一つのシステムで一元管理することができます。

マネーフォワード クラウドBox

出所：マネーフォワード クラウドBox公式Webサイト

マネーフォワード クラウドBoxでは、タイムスタンプを⾃動付与してクラウドに保存できます。
取引先・取引日・金額等の検索項⽬を⼊⼒してアップロードするだけで、電子帳簿保存法に対応した状態で保存が可能です。

WPS Cloud Pro

出所：WPS Cloud Pro公式Webサイト

「文書作成」「表計算」「スライド作成」の他、高度なPDF編集に対応。クラウド型オフィスのため、ファイルはクラウドストレージ上に保存されます。保存したファイルは簡単に他のユーザーと共有できます。共有したファイルはリアルタイムで同時編集可能です。

パソコンにインストールして使える「デスクトップアプリ」の他、「Webブラウザ」「モバイルアプリ」での利用が可能。さらに法人向けサービスならではの機能として「組織管理コンソール」があり、各種設定をおこなうことで、管理効率や情報セキュリティを向上させることができます。

Fleekdrive

出所：Fleekdrive公式Webサイト

Fleekdriveは、企業向けのセキュアで利便性の高いオンラインストレージサービスです。企業の重要な知的財産であるファイルが、知らないうちに社外へ流出することを防ぎつつ、クラウドサービス上で許可されたユーザー間で簡単にファイルを共有できるサービスです。 文書管理機能、処理の自動化機能など、ファイル共有に伴う豊富な機能と、強固なセキュリティ機能を提供します。

また、Salesforceとの連携により、Salesforce上で全てのファイルを一元管理。商談などのオブジェクトと関連するファイルを紐づけて、Fleekdrive関連リストでファイルの管理も実現します。

まとめ

オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティの充実度、使用の容易さ、サポート体制、そして拡張性を重視しましょう。データを保護するための高度な暗号化やマルチファクター認証の有無、直感的な操作インターフェース、迅速で専門的なカスタマーサポート、そしてデータ量の増加に対応できる拡張性を確認し、これらを基準にサービスを選定することが、効率的で安全なデータ管理につながるでしょう。

総務のお役立ち資料をまとめて紹介

総務の「業務のノウハウ」「課題解決のヒント」など業務に役立つ資料を集めました！
すべて無料でダウンロードできます。