株主総会支援システムとは？選び方や比較ポイント、おすすめサービス

株主総会は、企業にとって非常に重要なイベントですが、準備・運営に膨大な時間と労力がかかるため、効率的な進行が求められますがサポートしてくれるシステムがあるのはご存じでしょうか？

本記事では、「株主総会支援システム」の基本概要や導入メリット、タイプや選び方について詳しく解説し、企業におすすめのサービスもご紹介します。

株主総会支援システムとは

株主総会支援システムとは、株主総会の円滑な運営をサポートするためのITシステムです。企業の株主総会は、経営の意思決定や株主との対話の場であり、準備や運営には細かいプロセスが多く、時間を費やします。

株主総会支援システムを導入することで、通知や出席管理、議決権行使のサポート、質疑応答の管理、議事録作成など、株主総会の各プロセスを効率化し、総会の透明性と信頼性を高めることができます。

さらに、近年ではリモート参加型のバーチャル株主総会も増えており、遠隔地の株主も参加しやすくなるため、株主総会支援システムのニーズはますます高まっています。

株主総会支援システムの導入メリット

株主総会支援システムを導入することで、企業には以下のような多くのメリットがもたらされます。

1. 業務負担が減る

株主総会では、通知の送付、議決権行使の管理、出席確認、議事録の作成など、煩雑な手続きが発生します。支援システムにより、これらの業務がデジタルで一元管理され、手作業を減らして効率的に進めることができます。自動化やデータ連携機能により、運営負担が大幅に軽減されるでしょう。

2. コミュニケーションが円滑になる

株主総会支援システムは、リアルタイムでの質疑応答や議決権行使などの機能が充実しているため、株主との対話がスムーズになります。

3. リモート対応によって参加率が上がる

近年、リモート参加が可能な「バーチャル株主総会」が増えています。システムを導入すれば、遠方の株主もインターネットを通じて総会に参加でき、議決権行使や質問がリアルタイムで行えます。これにより、株主の参加率が上がり、企業としても柔軟な総会運営が実現するでしょう。

4. セキュリティが強化される

株主総会支援システムは、データ保護とアクセス管理が徹底されており、総会の透明性と安全性が向上します。履歴管理機能も備えているため、監査時にも安心です。コンプライアンスの観点からも、システムの導入はリスク管理の強化につながります。

5. 株主の満足度が向上する

株主総会支援システムによって迅速かつ正確な情報提供が可能となり、株主にとってわかりやすい総会が実現します。スムーズな運営は、株主との信頼関係を深め、企業価値の向上にも影響するでしょう。

株主総会支援システムのタイプ

株主総会支援システムには、企業のニーズや総会の形式に応じていくつかのタイプが存在します。以下では、主なタイプについてご紹介します。

株主総会支援システムの選び方

株主総会支援システムを選ぶ際には、企業のニーズや株主の構成、総会運営の方針に合わせて慎重に検討することが大切です。ここでは、システム選定時に考慮すべきポイントをご紹介します。

1. セキュリティ対策ができているか

株主総会では、重要な情報が取り扱われるため、セキュリティの確保が不可欠です。データの暗号化、アクセス制限、操作履歴の記録など、情報漏洩を防ぐための対策が充実しているかを確認しましょう。また、ISOやSOCなどのセキュリティ認証を取得しているシステムであれば、より安心です。

2. リモート参加機能はあるか

最近では、遠隔地の株主も参加できるバーチャル株主総会の開催が増えています。リモート参加機能が充実しているか、リアルタイムでの質疑応答や議決権行使が可能かといった点も重要です。リモート対応が必要な場合、通信の安定性や画質も合わせて確認しましょう。

3. 操作しやすいか

株主や運営スタッフにとって使いやすいシステムであるかも重要な選定ポイントです。特に、株主の年齢層が幅広い場合、シンプルで直感的に操作できるインターフェースを備えているシステムを選ぶと、総会のスムーズな運営に繋がります。また、デモ版やトライアル期間を利用して、操作感を確認することもおすすめです。

4. コストとランニング費用は機能と見合っているか

システム導入には初期費用や運用コストがかかります。オンプレミス型やカスタマイズ性の高いシステムは高額になる傾向がある一方で、クラウド型は比較的低コストで利用できる場合が多いです。予算に応じて、必要な機能と費用のバランスを見極めることが大切です。

5. サポート体制は充実しているか

株主総会の運営には、予期しないトラブルがつきものです。そのため、導入後のサポート体制が整っているかも確認しましょう。サポートが迅速かつ手厚く、トラブル発生時に対応してもらえる体制であれば、安心して運営に集中できます。サポート窓口の対応時間や対応方法もチェックしておくとよいでしょう。

6. 拡張・カスタマイズできるシステムか

将来的なニーズに合わせて機能追加やカスタマイズができるかもチェックしておきましょう。株主総会の規模や運営方法が変わった場合に対応できる柔軟性があるか、拡張機能が充実しているかを確認しておくと、長期的に利用しやすくなります。

おすすめの株主総会支援サービス

【上場企業向け】バーチャル株主総会サービス

出所：【上場企業向け】バーチャル株主総会サービス公式サイト

年間約4,000イベントの配信をサポートする株式会社ブイキューブの「バーチャル株主総会サービス」です。参加型・出席型・バーチャルオンリーまで対応可能。200社以上のバーチャル株主総会の開催実績で、事前準備から配信、議決権行使までの包括的な支援をいたします。

まとめ

株主総会支援システムの導入により、煩雑な準備や運営がスムーズになり、株主とのコミュニケーションの質も向上します。
特にリモート対応が進む現代では、バーチャル株主総会のニーズも高まっており、リモート参加機能を備えたシステムが企業価値向上にも影響しています。

株主総会支援システムの導入を検討する際には、本記事のポイントを参考に、自社に最適なシステムを選定していきましょう。

法務のノウハウと課題可決のヒントが詰まっている資料を無料プレゼント！

電子署名や契約書作成・レビューなど効率化したい法務担当者がダウンロードした資料をまとめました。
全て無料でダウンロードできるおすすめの資料を使って生産性を上げませんか？