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未払いを解決する督促状の書き方｜催促状、催告書との違いや書く際の注意点も解説

公開日2024/12/25 更新日2024/12/24 ブックマーク数

未払いを解決する督促状の書き方

督促状とは未払いや未返済などが生じた場合に、なるべく円滑に問題を解決する手段の1つとして相手側に送付する書面です。相手側を刺激せず、かつ行動を促す文面に仕上げる必要があります。

この記事では督促状と催促状の違いを解説した上で、記載例をもとに正しい督促状の書き方を紹介します。

目次本記事の内容

督促状とは？｜催促状とどう違うのか
督促状の書き方｜基本構成
督促状の書き方｜例文
まとめ
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督促状とは？｜催促状とどう違うのか

顧客や取引先からの債権回収が滞った場合、相手側に対して支払を促す通知を送らなければなりません。通知の仕方には段階があり、一般的には、まず営業担当がメールや電話などで先方にリマインドをします。連絡後、入金されない場合「催促状」を送り、それでも事態が進展しないときに「督促状」を送ります。

督促状と「催促状」「催告書（催告状）」との違い

	意味	督促状との違い
催促状	債務者の返済を促すために送付する書面のこと	支払いを求めるニュアンスが督促より柔らかいもの
催告書（催告状）	債務者の返済を促すために送付する書面のこと	記録上明らかに残るように内容証明郵便で送るもの 6か月間時効を延長できる効力がある

未払いの債権が発生した場合、まずは営業から先方の担当者にメールや電話で支払日が過ぎていることを伝える連絡をします。その後も入金が確認できない場合には、相手に失礼にあたらない内容で催促状を送ります。催促状には法的拘束力がなく、あくまでも相手に未払いの状況を知らせて、支払を促すことが目的です。

一方、督促状になると、その目的は未回収債権に対する支払要請に変わります。さらに督促状には、「法的な措置に移行する」という内容を記載することも可能です。ただし催促状と同様に、督促状にも法的拘束力はありません。

では、督促状と催告書（催告状）は何が違うのでしょうか。

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記事提供元

株式会社アール・アンド・エー・シー
R&ACは創業から2024年で20周年を迎え、長きに渡り入金消込業務を中心とした入金消込・債権管理システム「Victory-ONEシリーズ」の開発に特化してきました。2024年に累計導入実績1,500社を突破した導入実績No.1の「Victory-ONEシリーズ」は、請求・入金の照合を自動化し、入金消込業務を大幅に効率化します。入金・回収業務の効率化による作業負荷の軽減に加え、債権管理の正確性向上、滞留債権の早期把握、迅速な回収促進などを実現します。