3月は災害について改めて考えるとき。総務が中心となって進めるオフィスの防災計画

日本では9月1日が防災の日であり、9月の1カ月間は防災強化月間に指定されています。また、3月・6月・9月・12月のそれぞれ1日は、防災用品点検の日に決められています。そして3月というと、もうすぐ東日本大震災から14年目の3月11日です。改めて、オフィスでも防災に対する意識を高めましょう。

最悪の事態を想定する防災計画

日本は世界有数の災害大国であり、地震、台風、豪雨などのさまざまな災害を過去に何度も経験しています。被災地になるのは特定の地域ではなく、いたるところにリスクがあり、大都市圏でも条件は変わりません。現在、東南海地震の発生が近づいているともいわれ、東京や大阪などでも防災の必要性が高まっています。

防災は個人のみならず企業でも実践すべきであり、最悪の事態まで考慮しなければなりません。実際に東日本大震災では、電気、ガス、水道などのインフラが機能しなくなり、物流も完全にストップしました。もしも都市部で災害が発生すると、救助や支援が始まるまではオフィスから動くこともできず、備蓄品で命をつなぐことになるかもしれません。

災害時に考えられる非常事態

想定の話ですが、東京で都市機能が麻痺するほどの地震が起きたとしましょう。ちょうど業務の真っただ中で、オフィスにも多くの社員がいた場合、以下に挙げるような事態に直面するおそれがあります。

• オフィス内の家具や備品が転倒し負傷者が出る
• インフラがストップして業務が継続できなくなる
• 社内のシステムが停止して再起動できなくなる
• 避難経路が確保できずオフィス内に閉じ込められる
• 交通がストップして帰宅できなくなる
• 食料品や飲料水などが入手できなくなる
• 外部からの情報が入らなくなる

さらに被害が大きくなると、建物の崩壊や火災などで命の危機にさらされるリスクもありますが、現実的な防災計画では、上記の事態を想定して準備をすることになるでしょう。

現代オフィスに求められる防災計画

オフィスの防災では、最低でも2～3日間社員が待機できることと、その期間に業務システムが復旧できること、そして社内の安全性を維持できることが求められます。その条件を満たすための具体的な防災計画を、前述した非常事態を考慮しながら立ててみましょう。

オフィス内外の安全性確保

住宅での防災と同様に、オフィスでも家具や備品を固定して安全性を高めることが重要です。高いところに危険な什器や備品を置かない、社員の動線部分は常に整理するなど、細かい部分にも配慮しましょう。オフィスから外に出る通路、または非常口の確保も安全性を高めるポイントです。

備蓄品の準備

飲料水は1日1人3リットルを目安に、食料品も含めて3日分以上を備蓄します。保存性が高く、インフラが停止した状況でも食べられる非常食セットをそろえておくとよいでしょう。他にも救急医療セット、毛布や寝袋、簡易トイレ、懐中電灯、防災グッズなどを備えます。備蓄品の内容と保管場所を、全社員に周知しておくのも重要なポイントです。

避難経路・ハザードマップなどのマニュアル作成

オフィスの周辺環境をもとに避難経路図を作成し、自治体のハザードマップとあわせて社内で共有します。災害発生時の具体的なマニュアルを作成し、定期的に確認することも有効です。

社内連絡体制の確保

社外で勤務中の社員も含めて、全社員の安否確認ができる体制づくりも必要です。万が一の場合の連絡網を作成し、複数の連絡手段で確認できるようにしておきます。

BCP（事業継続計画）の策定

緊急時に業務を迅速に復旧するため、政府もBCP（事業継続計画）の策定を推進しています。この計画では優先する中核事業を決めておき、社員、取引先、顧客などの関係者全員で事前準備を進めます。復旧のマニュアルを作成したり、システムのバックアップ体制を構築したりして、企業そのものの持続性維持を目指します。

普段から進めるべき災害対策

企業と社員を災害から守るためには、防災計画を立てるだけではなく、定期的な防災訓練を実施することをおすすめします。災害時にどのような行動をとるべきか、社員全員に周知を徹底することが重要です。

実際に災害が発生すると、誰もが正常な判断力を保てなくなります。なるべく早く状況に対処するため、緊急時の役割分担を決めておけば、スムーズな災害対策が可能になるかもしれません。また、外部の非常時対応サービスの利用を検討するという方法もあります。

安否確認・非常時対応サービスについては、以下のページで詳しく紹介しています。
参考：安否確認・非常時対応のサービス一覧

まとめ

災害時にまず優先すべきは、社員の安全を確保することです。防災計画はそれを基準に策定する必要があるでしょう。さらに、万が一オフィスで数日間過ごすことになった場合を想定して、食料品と飲料水、防災グッズなども総務が中心となって適切に管理しなければなりません。災害は常に起こり得ることと考え、過去の災害を参考に防災計画を見直しましょう。

参考サイト）
ラクラス｜3月・9月は防災対策強化月間！！防災対策を見直そう！！
内閣府｜特集　オフィスの防災
TOPPAN｜オフィス防災は必須！オフィスの防災対策の基本やオフィス改修事例を紹介
ダイワハウス｜防災士が選ぶ 「本当に必要な防災グッズ」 はこれ！

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