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年度末の習慣にしておきたい、オフィスの文書整理と廃棄のポイント

公開日2025/03/16 更新日2025/03/14 ブックマーク数

オフィスの文書整理と廃棄のポイント

私たちは歴史の中で、ずっと紙の文化を大切にしてきました。それは電子化が進んだ現代でも変わらず、ビジネスの世界でも文書が果たす役割は重要です。しかし紙類は適切なタイミングで処分しないと、大きなスペースを埋め尽くしてしまいます。この文書整理と廃棄のポイントを、一緒に考えてみましょう。

目次本記事の内容

電子化を前提にした文書管理
年度末の文書整理・廃棄のポイント
完全な文書廃棄の方法とは？
まとめ
おすすめ文書電子化・OCRのサービス一覧

電子化を前提にした文書管理

最初に、電子帳簿保存法で決められた文書（証憑）の保存方法を以下にまとめます。

電子帳簿保存：国税関係帳簿・決算関係書類・発行した請求書や領収書
スキャナ保存：受け取った請求書や領収書
電子取引に係るデータ保存：電子決済・電子メール

電子帳簿保存法の改正により、文書類は基本的に電子データとしての一元管理が進むでしょう。これはペーパーレス化によるコスト削減にもつながります。自社内での電子化が負担になる場合は、外部サービスの利用も可能です。

文書電子化・OCRサービスについては、以下のページで詳しく紹介しています。
文書電子化・OCRのサービス一覧

年度末の文書整理・廃棄のポイント

電子データが主流になっても、スキャン保存した請求書や領収書や、取引先と書面によって交わした契約書などは、すぐに廃棄するわけにもいきません。こうした文書類は定期的に、少なくとも年度末に整理して、不要なものは廃棄するというルールを決めるとよいでしょう。

ビジネス文書を大別すると、法的に保存期間が規定されているものと、業務上一定期間の保存が望ましいもの、そして1度使用したら保存は必要ないものの3つが考えられます。保存するべき文書でも、保存期限が過ぎればもう必要ありません。念のためにと残しておいても、保管場所がいっぱいになるだけです。

廃棄ルールで重要なのは、保存と廃棄の基準を明確にすることです。たとえば上記の3分類に関しては、それぞれに保管場所を設定し、保存が必要な文書には期限ラベルを貼っておくとよいでしょう。廃棄時期が来たら文書の種類と期限を確認し、残す必要がないものは完全に廃棄します。期限の確認ミスを避けるため、重要文書は二重チェックするなどのルールが必要です。

完全な文書廃棄の方法とは？

現在電子データの情報漏洩が問題になっているように、文書廃棄でも重要な情報の漏洩には注意が必要です。廃棄時はシュレッダーにかけることが一般的ですが、これをそのままゴミとして捨てると、そこから情報を復元されるリスクはゼロではありません。

情報漏洩のリスクがゼロに近い方法は、専門業者に依頼する文書の溶解処理です。この方法ならダンボール詰めのまま、化学薬品で丸ごと溶かすことができます。本当に重要な文書の廃棄は、こうしたサービスを利用したほうが安全でしょう。

まとめ

現在、官民一体でペーパーレス化を進めています。それでも社会全体で、紙による処理をすべてなくすことはできません。ビジネスでも一部の書類や証憑は、今後も紙でのやりとりが続くでしょう。ただしペーパーレス化が主流になると、文書類の管理がずさんになることも考えられます。社内で廃棄ルールを決めて、効率的に管理することをおすすめします。

参考サイト）
書庫番人｜文書廃棄ルールの徹底ガイド！オフィス効率化の秘訣とは？
大塚商会｜文書管理
 freee｜電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説