2025年の崖に向けてファイル管理の見直しを

公開日2025/04/26 更新日2025/04/25 ブックマーク数

企業がDXを進めるにあたって、レガシーなシステムからの脱却はもちろん、レガシーな社内文化の変革も重要です。さまざまな側面から企業や社会を「トランスフォーメーション（変容）」させることにより、経済産業省が提言した「2025年の崖」の危機を克服することが可能になります。この記事では、ファイル管理に焦点を当てて、レガシーな企業文化におけるファイル管理の問題と解決策について考察します。

目次本記事の内容

1 「2025年の崖」対策ではレガシーな企業文化にも注意
2 2025年の崖を乗り越えるためのファイル管理の基本
3 ファイル管理にはクラウドストレージのFleekdrive

「2025年の崖」対策ではレガシーな企業文化にも注意

「2025年の崖」は、経済産業省がDX推進の遅れから生じる経済的な損失に警鐘を鳴らしたキーワードです。長い間使い続けて老朽化したレガシーシステムの問題がクローズアップされています。また、レガシーシステムの保守に携わる人員の退職、最新技術に対応する能力を備えたIT人材の不足も問題として挙げられています。

システムに限らず、レガシーな社内文化の問題もあります。システムを置き換えることができたとしても、なかなか社内文化を変えることは難しいものです。大企業では、これまでのやり方を刷新できない場合が多く、変化やチャレンジを拒む風潮は大企業病と呼ばれます。企業の革新を阻むレガシーな企業文化について、3つをピックアップします。

退職した社員の引継ぎが困難な「属人性の問題」

システムの保守を特定の担当者に任せたままにしておき、その担当者が退職すると、メンテナンスが困難になる場合があります。つまり仕様がブラックボックス化して、引継ぎができない状態です。レガシーシステムは古いプログラム言語で構築されている場合も多いことから、その言語に対する理解がないとシステム障害があっても対応できません。

引継ぎの書類やマニュアルなどのドキュメントがない、残っていたとしても分かりにくい場合も業務に支障が生じます。こうした属人性による問題は、情報システム部門に限らず、さまざまな部門にありがちな問題といえます。

文書管理を煩雑にする「Excel文化」

Excelは基本的に表計算のアプリケーションですが、文書作成ツールとして使う社員も少なくありません。たとえば議事録を作成するとき、ある社員はWord、別の社員はExcelのように、自分の使いやすいアプリケーションで文書化した場合、さまざまなファイルが混在して情報共有が煩雑になります。

また、ストレージ上に保存したExcel文書を誤って上書きしたり、削除したりする問題もあります。営業の予実管理のような集計ファイルが消失して、バックアップを取っていなかった場合、業務がストップするトラブルに発展しかねません。メールにExcelファイルを添付して共有する方法は一般的ではありますが、タイムリーな確認ができないことから、業務スピードを低下させます。

全社的な情報共有を阻む「サイロ化」

部門ごとに別々のシステムを使い、それぞれのシステムが孤立して連携できない状態をサイロ化といいます。業務に合わせた独自システムも必要かもしれませんが、個別最適化を優先すると情報が連携できません。情報共有の際には、わざわざデータを加工しなければならない煩雑さが生じます。部門別に似通ったシステムを契約していると、コストのムダも生じます。

また、従業員個人が独自のソフトウェアを許可なく使っていることもあります。この場合は、サーバー攻撃によるウイルスの感染、ファイルの不正な持ち出しによる情報漏洩など、セキュリティのリスクが高まります。会社で管理できないシャドーITにも注意が必要です。