クラウドストレージで効果的な文書管理手法5選！

公開日2025/04/27 更新日2025/04/25 ブックマーク数

プロジェクトにはさまざまな文書の作成・やりとりが欠かせません。文書のなかには、機密性が高い・個人情報が含まれているなどの重要度が高い文書もあります。重要度の高い文書ほど意識しなければならないのが「文書管理」です。この文書管理を適切に行わなければ、情報漏洩のリスクが高まり、適正な事業展開が困難になる恐れがあります。文書管理に役立つ機能が多数実装されているのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、文書管理の重要性とFleekdriveの特徴について解説します。

目次本記事の内容

1 クラウドストレージに備わった文書管理とは？
2 クラウドストレージで文書管理をするメリット
3 クラウドストレージで効果的な文書管理手法5選
4 高機能な文書管理を備えた企業向けクラウドストレージ「Fleekdrive」

クラウドストレージに備わった文書管理とは？

クラウドストレージには、「文書管理」機能が備わっていることがほとんどです。クラウドストレージにおける文書管理機能には、単にストレージ内で文書を保管・管理するだけでなく、「ワークフロー」の管理も備わっている場合があります。従来のワークフローは、紙ベースで文書を作成し、申請・確認・決裁などさまざまな承認フローを通さなければならず、複雑で手間のかかるものでした。

しかしクラウドストレージで文書管理する場合、文書が電子化されるため、ワークフローも電子で行うことが可能です。事前に承認ルートを登録しておけば、複雑なワークフローを自動化でき、今誰が承認しているのかを可視化できます。そのため、紙ベースで管理していたときのように「今どこまで書類が回っているのかわからない」という心配もなくなります。

クラウドストレージで文書管理をするメリット

クラウドストレージで文書管理を行うと、数多くのメリットが得られます。ここでは、文書管理のメリットを解説します。

紙のように物理的な保管場所が必要ない

紙の文書で厄介となるのが「保管場所」です。企業の規模や扱う文書量によっては、専用の保管部屋や倉庫まで用意しなければならない恐れがあります。また、梱包・分類・運搬など保管に関わる雑務も増え、それだけ手間がかかります。一方で、文書を電子化すれば紙の文書の保管に関わる諸問題を一挙に解決できます。物理的な保管場所が必要なくなれば、別途保管場所を借りている場合は、その賃料を丸ごと削減できるため、大きなメリットになるでしょう。

一つの文書を複数人で編集・管理できる

クラウドストレージで文書を保管した場合、同時に複数人がアクセスし編集・管理できる機能が利用できます。同じプロジェクトに関わるメンバーが同時に一つのファイルにアクセスすることで、確認・承認作業も同時進行することが可能です。クラウドストレージによっては、ファイル上でチャット機能も利用でき、リアルタイムにコミュニケーションを取りながら実作業を進められます。