社員が出張する際に作成。役立つテンプレート「出張申請（報告）書」

公開日2018/04/29 更新日2023/01/16

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業種や所属部門によっても違いますが、ビジネスに出張はつきものです。出張は上司の承認を得て、その結果を報告するとともに、交通費や宿泊費などの経費が発生します。
清算方法はそれぞれの企業によって規定がありますが、一般的には予定される費用を仮払いしてもらい、出張から戻って清算するというものでしょう。
そのときに、出張費清算のテンプレートがあれば、社員にとっても、また経理担当者にとってもスムーズに清算することができます。

出張申請（報告書）には何を書く？

出張をする場合、まず上司の承認を受けなければなりません。申請するには、出張先と出張の目的をはっきりさせます。さらに、移動手段や出張先での行動スケジュール、出張中の連絡先となる宿泊先、出張経費の概算を記入して承認を受けます。

出張から戻ったら、出張の成果を報告するとともに、出張に要した経費を清算しなければなりません。出張経費は、移動のための電車、飛行機、バス、タクシーなどの交通費、宿泊を伴うときの宿泊費、場合によっては食事代なども含まれます。

電車や飛行機のチケット、また宿泊の予約などは、担当部署や総務課などで手配することになっている企業もあります。また、経費として認められるためには、領収書を添付することが原則ですが、なかには領収書をもらえないケースもあります。

バスや電車など、領収書をもらうのが難しい交通費は、利用した日付や区間をメモしておくと、税法上、経費として認められることがあります。交通費の他にも、領収書がもらえない支出が生じることも多いため、出張手当を支給している企業もあります。

出張手当を支給している企業は86.8%

産労総合研究所の調査によると、日帰りの出張手当を支給する企業は86.8％に上り、平均支給額（距離・時間・地域区分がない場合）は、部長クラスで2,491円、一般社員で1,954円となっています。

宿泊を伴う出張手当は、91.4％の企業が支給し、支給額の平均（全地域一律の場合）は、部長クラスで2,809円、一般社員で2,222円となっています。宿泊料の平均支給額（全地域一律の場合）は、部長クラス9,870円、一般社員8,723円です。

業務を円滑に進めるためにも、出張が多い企業は、出張内容の報告事項を記入し、旅費の仮払い精算をする「出張申請（報告）書」を用意しておくと、社員にとっても、また管理部門にとっても、煩わしさから少しでも解放されるのではないでしょうか。

【マネジー事務局公認テンプレート】ファイル形式（Word）
出張申請（報告）書
作成者:湯瀬晶子／株式会社人材開発湯瀬社会保険労務士事務所
所有資格:社会保険労務士

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