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【コピペOK】面接日程メールの書き方完全ガイド｜企業側の状況別例文・マナー・効率化のコツ

公開日2026/02/02 更新日2026/01/30 ブックマーク数

「候補者への最初の接点」となる面接日程メールは、単なる事務連絡にとどまらず、会社の印象を大きく左右する重要なメッセージです。誤字や不親切な表現があるだけで「不安な企業」と受け取られかねず、逆に迅速かつ丁寧な対応は候補者の入社意欲を高めます。しかし、日々の業務に追われる採用担当者にとって、毎回ゼロから文面を考えるのは負担が大きいのも事実。

そこで本記事では、企業側がそのまま使えるコピペ例文と、状況に応じた書き方のポイントを整理しました。まずは基本の型を押さえ、自社流にアレンジしながら「効率的かつ丁寧」な面接日程メールを実務に取り入れてみましょう。

[ 目次 ]

候補者からの質問は「入社意欲を高めるチャンス」である

面接日程の調整や確認に関する候補者からの質問は、一見すると単なる業務上の問い合わせに見えるかもしれません。
しかし実際には、候補者が「この会社は安心して働けるだろうか」と評価する重要な接点です。
対応を「手間」ではなく「入社意欲を高めるチャンス」と捉え直すことで、採用力を大きく向上させることができます。

なぜ面接日程メールは、採用の成否を分けるほど重要なのか？

候補者体験（Candidate Experience）の第一歩である

候補者にとって面接日程メールは、企業から受け取る最初の正式な連絡であり、そこで受けた印象が「この会社で働きたい」と思えるかどうかを左右します。内容が簡潔でわかりやすく、配慮が感じられる文章であれば、候補者は安心感を抱きます。一方で、誤字や情報不足があると「この会社は大丈夫だろうか」と不安を与えかねません。つまり、日程調整のメールは採用活動のスタートであり、候補者体験の第一歩として極めて重要なのです。

優秀な人材ほど、企業の「細部」を見ている

多くの選択肢を持つ優秀な人材ほど、応募企業の対応を細かく観察しています。特に初期のやり取りは「企業文化が表れる鏡」として受け止められやすく、細やかな配慮や誠実さが評価につながります。逆に、曖昧な日程提示や不親切な文面は「社内コミュニケーションも雑なのでは」と懸念される可能性も。候補者はメール1通から企業の姿勢を感じ取っていることを意識する必要があります。

返信の速さや丁寧さが、入社意欲に影響する

採用市場が激化する中で、候補者は複数の企業と同時に選考を進めています。だからこそ、返信のスピードは候補者のモチベーション維持に直結します。迅速に丁寧な返信をすることで「この企業は自分を大切に扱ってくれている」と感じさせることができ、結果的に入社意欲の高まりにつながります。逆に対応が遅いと、他社に先に決められてしまうリスクもあるため、スピードと丁寧さの両立が不可欠です。

【パーツ別】好印象を与える面接日程メールの基本構成要素

【件名】一目でわかる件名の鉄則：「【株式会社〇〇】面接日程のご案内（〇〇様）」

件名は候補者が最初に目にする部分であり、内容が一目でわかるかどうかが重要です。「会社名＋面接日程＋候補者名」を入れることで、他のメールに埋もれず、候補者がすぐに確認できます。例：「【株式会社ABC】面接日程のご案内（山田太郎様）」。迷いやすい略語や曖昧な表現は避け、採用メールであることを明確にするのが鉄則です。

【宛名】会社名・部署名・氏名を正確に記載する

宛名の誤りは候補者の信頼を損なう大きな要因です。フルネームの漢字や敬称（様）を必ず確認し、必要に応じてふりがなリストや応募書類から正確に転記しましょう。社名・部署名の誤記も候補者に不安を与えます。特に複数の候補者と同時にやり取りする場合、送信前に「誰宛なのか」を必ずチェックすることが欠かせません。

【本文】過不足なく情報を伝えるための5つの要素（挨拶、日時、場所、持ち物、連絡先）

本文は候補者が面接準備をスムーズに進められるよう、必要情報を過不足なく記載することがポイントです。基本構成は以下の5点です。

挨拶（応募へのお礼）
日時（複数候補日の提示も可）
場所（住所・建物名・オンラインURL）
持ち物（履歴書、筆記用具など）
連絡先（電話番号、当日担当者）

この5つを網羅することで、候補者は迷わず安心して面接に臨めます。

【署名】担当者情報と会社の連絡先を明記する

署名は企業としての信頼性を示す大切な要素です。担当者の氏名・部署・直通電話・代表メールアドレスなどを記載し、候補者が困ったときにすぐ連絡できるようにしましょう。メール全体がどれほど丁寧でも、署名が不十分だと「サポート体制が弱い企業」と受け止められる可能性があります。署名フォーマットを部内で統一すれば、担当者が変わっても一貫した印象を与えられます。

【コピペOK】状況別・面接日程メール完全例文集

パターン①：企業側から候補日を提示する場合

件名：【株式会社〇〇】面接日程のご案内（【候補者名】様）

【候補者名】様

このたびは弊社【求人職種】にご応募いただき、誠にありがとうございます。

面接日程につきまして、以下の候補日をご確認いただけますでしょうか。
【日付①】（【曜日】）【時間帯】
【日付②】（【曜日】）【時間帯】
ご都合のよい日時を本メールにご返信ください。

会場：〒【住所】〇〇ビル【階数】
当日ご不明点があれば【電話番号】までご連絡ください。
株式会社〇〇

【部署名】／【担当者名】
【電話番号】／【メールアドレス】

パターン②：候補者から提示された日程で確定する場合

件名：【株式会社〇〇】面接日程確定のご案内（【候補者名】様）

【候補者名】様

先日は面接日程についてご調整いただき、ありがとうございます。

以下の日程で確定いたしましたので、ご案内申し上げます。
日時：【日付】（【曜日】）【開始時刻】〜
会場：〒【住所】〇〇ビル【階数】
当日は【持参物（例：履歴書、筆記用具）】をご持参ください。

何かご不明点がございましたら、【電話番号】までご連絡ください。
株式会社〇〇
【部署名】／【担当者名】

パターン③：日程変更をお願いする場合（企業側都合）

件名：【株式会社〇〇】面接日程変更のお願い（【候補者名】様）

【候補者名】様

先日は面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。

誠に恐れ入りますが、社内の都合により、下記日程へ変更をお願いできますでしょうか。
【新日付】（【曜日】）【時間帯】

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
ご都合が合わない場合は、改めて候補日をご提示いただけますと幸いです。

株式会社〇〇
【部署名】／【担当者名】

パターン④：オンライン面接を案内する場合

件名：【株式会社〇〇】オンライン面接のご案内（【候補者名】様）

【候補者名】様

このたびはご応募ありがとうございます。面接を以下の通りオンラインにて実施いたします。
日時：【日付】（【曜日】）【開始時刻】〜
使用ツール：【Zoom／Teams】
参加URL：【URLを記載】
※接続に不安がある場合は、事前テストも可能ですのでご相談ください。

当日トラブル時は、【緊急連絡先電話番号】までご連絡ください。

株式会社〇〇
【部署名】／【担当者名】

パターン⑤：面接後のお礼メールに返信する場合

件名：【株式会社〇〇】ご来社ありがとうございました（【候補者名】様）

【候補者名】様

先日はお忙しい中、弊社の面接にご参加いただき誠にありがとうございました。
面接では、【候補者が話した内容や印象的なエピソード】について伺うことができ、大変有意義な時間となりました。
選考結果につきましては、【〇月〇日頃】に改めてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇
【部署名】／【担当者名】

パターン⑥：残念ながら、今回はご縁がなかったことを伝える場合（不採用通知）

件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡（【候補者名】様）

【候補者名】様

このたびは弊社の【求人職種】にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、今回はご期待に沿うことができませんでした。
ご多忙の中ご応募いただきましたことに、心より感謝申し上げます。

今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇
【部署名】／【担当者名】

ミスと非効率をなくす！面接日程調整の実務ポイント

【リスク管理編】よくある失敗（誤字脱字、日程重複）を防ぐチェックリスト

面接日程メールは候補者との最初の接点だからこそ、小さなミスが大きな不信感につながります。特に注意すべきは「候補者名や日時の誤記」「複数候補者との日程重複」「場所やURLの記載漏れ」です。これらは確認体制を整えることで未然に防げます。送信前に次のチェックを必ず行いましょう。

氏名・敬称は正しいか
日時・曜日に誤りはないか
オンラインURL／会場住所は正確か
ダブルブッキングが発生していないか
緊急連絡先が明記されているか

チェックリストを部内で共有しておくと、誰が担当しても一定品質を担保できます。

【生産性向上編】日程調整ツール（TimeRex等）の活用

面接日程調整はメール往復が多く、担当者の負担が大きくなりがちです。その解決策が「日程調整ツール」の活用です。例えばTimeRexやCalendlyを使えば、自分の空き時間をあらかじめ登録し、候補者にURLを共有するだけで自動的に日程が確定します。

メール往復の削減
ダブルブッキングの自動防止
候補者にとっても「選びやすく便利」

効率的な仕組みを取り入れることで、採用担当者はより本質的な候補者対応に時間を使えるようになります。

【生産性向上編】メールテンプレートの共有と、管理部門内での標準化

メール文面を担当者ごとにゼロから作成すると、品質にばらつきが出やすく非効率です。部内で「状況別テンプレート」を作成・共有すれば、誰でも一定レベルのメールを即時に送信できます。
さらに、署名の統一や文末表現の統一など「社内標準」を設定することで、候補者に与える印象も安定します。特に採用業務を兼務している管理部門では、この標準化が負担軽減に直結します。小さな工夫ですが、組織全体の生産性を押し上げる効果があります。