日程調整に追われる人事・採用担当者が心に留めるべきこと

公開日2020/04/05 更新日2020/04/06

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人事・採用担当者の業務において、日程調整業務は想像以上に時間やパワーがかかるものであり、「日程調整を行っており、気づいたら1日が終わっていた…」なんて経験もあるのではないでしょうか。一方で、日程調整一つで採用成功を左右する場面もありますので、手を抜けない業務でもあります。本記事では、面接調整をスムーズにするポイントや工夫の仕方、よくある悩みに関してまとめましたので、人事・採用担当者の皆さまは以下を参考にしながら今後の日程調整を行ってみてください。

1.面接日程調整業務の重要性

面接の日程調整はとても重要な仕事です。面接担当者のスケジュール調整、求職者のスケジュール調整の双方を擦り合わせていかなくてはなりませんので、かなり気を使います。あまり長々と時間をかけられないのも、日程調整を難しくさせる理由です。なかなかスケジュールを合わせられない採用担当者の様子を目にすれば、求職者はストレスを覚えるとともに、その企業にネガティブなイメージを持ってしまいやすくなりますので、できる限りスマートに日程調整を終えなくてはなりません。もちろん日程調整を伝達する内容についても留意すべきです。多くの企業がメールで日程調整を行っていますが、そこに記載する文面からも求職者はそれぞれ何かしらのイメージを抱きますので、求職者の視点を意識した文章とする必要があります。

2.効率の良い面接日程調整のポイント

2-1.メールのやりとり回数を減らす工夫

日程調整をメールで行う場合には、やりとりの回数をできるだけ少なくするように工夫するのがポイントです。例えば、最初に“都合の良い日時をお知らせください”と送信した場合、返信に記された日時が自社の担当者のスケジュール上、難しいときには再度のやり取りを行わなくてはなりません。こうなると求職者に煩わしさを覚えさせてしまうだけでなく、効率の悪い組織なのではないかと勘繰られることにもつながり、入社に消極的になられてしまう可能性もあります。こういった状況とならないためには、最初のメールの送信時に、候補日時を２つか３つほど記しておき、求職者に都合の良い日時を選んでもらうようにするといいでしょう。スマホだけを使用してメールのやり取りを行っている求職者も少なくないので、“11:00～11:30”といった面倒な入力をさせないよう、“日程Ａ”と返信できるよう工夫するのも求職者に好印象を与える要因となります。

2-2.面接日程調整ツールの導入

よりスムーズな日程調整を行いたいときには、面接日程調整ツールを導入するのがおススメです。ダッシュボード上で面接官の予定、会議室の空き状況、求職者の選考状況などがすぐに把握できる便利なツールなので、無駄なく漏れなく日程調整を進められるようになります。

2-3.人材紹介会社に日程調整を依頼

人材紹介会社に依頼して日程調整してもらう方法もあります。複数候補者がいる場合でも、日頃から面接の日程調整を多々行っている人材紹介会社であれば上手く調整できますので、スムーズな日程調整が実現できます。

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