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他部署が担当しない業務を幅広く請け負っている総務。いざどのような仕事があるのかと問われると、イメージしづらい方もいるでしょう。そこで今回は、総務の仕事内容や業務を一覧でまとめてみました。必要なスキルについても解説していますので、総務の仕事を検討している方は参考にしてみてください。人をサポートすることが好きな人は、活躍しやすい仕事です。
総務の仕事内容
総務は、他部署が担当しない業務を多岐にわたって請け負う何でも屋です。会社を支える縁の下の力持ちのようなポジションと考えるとわかりやすいでしょう。人事部などがない中小企業では、人事や経理などの仕事を担当している場合もあります。
実は総務は、経営陣も含めて会社のすべての部署と関係して仕事をしているのです。その為、各部署同士の橋渡しや、経営陣と現場とをつなぐ役割もあります。業務内容は非常に幅が広く、社内文章の作成や来客対応など、社内外と関わりを持っていることが特徴です。 社員がより働きやすい環境を整える為の仕事が多く、自ら積極的に行動する姿勢が必要です。細かい仕事内容は各企業によって異なるので、転職をする際には、応募先の企業の仕事内容をよく確認しておくことが必要と言えます。
総務の業務一覧
代表的な業務は以下の通りです。
機器・備品管理
会社には様々な機器があり、備品を揃える必要があります。機器や備品の状態を確認し、消耗品などをなくなる前に発注することは総務の仕事です。また、機器に不具合が生じた時は業者に修理依頼をします。定期的なメンテナンス対応も必要です。
施設管理
社員が安心して快適に働けるように、施設管理を行うことも総務の仕事です。清掃業者の手配、照明や空調の調節、防災管理などを行います。また、オフィスや駐車場が賃貸の場合、その契約や管理を行うことも特徴です。
社内外慶弔
社内外と問わず、慶事・弔事は起こりえます。適切な対応を行うことは総務の仕事です。また、企業としての対応の仕方や基準を明確にすることも担当しています。
文書管理
企業にとって、業務で発生する文章は大切な情報資源です。文章管理は文章を適切に管理する業務。文章の作成から処理、保管、保存、そして保存期間が満了した書類の廃棄まで担当します。文章には、法的に保存期間が定められているものもありますので、正しい知識が必要です。
株主総会・取締役会の事務局
株主総会・取締役会の事務局は総務が担います。会場手配、準備、また必要な書類の作成、質疑応答に関わる文章の作成、当日の進行補助、さらに終了した後の議事録の作成など、様々な業務を行うことが特徴です。
社内行事の企画・運営
社内行事の企画・運営も総務が担当しています。開催目的の設定、運営メンバーの選出、日程調整、予算配分、社員への案内、場合によってはイベントの司会なども行います。
社内・社外広報の発行
広報部がある場合は広報部が担当していますが、広報部がない企業の場合は社内・社外広報の発行も総務が行います。企画立案、情報収集、取材、作成など、スムーズな発行の為にやることは多いです。
郵送物の発送・仕分け
社外へ向けての郵便物の発送や、届いた郵便物を仕分けする業務は大切な総務の仕事の一つです。大量の郵便物が届きますので、効率よく仕分けをしていく必要があります。正確に振り分ける為に、各部署の仕事内容や所属している人の名前などを把握することが求められるので、日頃から社員とのコミュニケーションをはかっておくことが有効です。
来客応対
来客があった場合、総務が応対します。用件を把握し、必要な社員へつなぐスキルが必要です。もし事前に来客があることを知らされている場合は、快適に過ごしていただく為の準備を行なっておきます。
契約書管理
企業において、最も重要な書類の一つである契約書。その管理は総務の仕事です。契約書を集中管理し、必要な時にすぐに取り出せるように整理しておきます。
福利厚生業務
福利厚生業務も大切な仕事の一つです。健康診断の手配や、社宅の施設管理、休暇制度などの実施など、柔軟に対応します。
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