もしも人事部をIT化するように言われたら　第2回「脱Excelの具体例」

公開日2020/10/16 更新日2020/10/17

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全社的なIT化が進む現在、人事部も例外ではありません。

多くの企業では、経営層から人事部をIT化するように言われていますが、具体的に何をどうしたらよいのかがわからず、取り組みの第一歩が踏み出せずにいます。

この記事では、IT化の本質的な目的である業務効率化とデータ活用の2つに焦点をあて、LMS(※1)、タレントマネジメントシステム(※2)といった最新のITを活用して、目に見える成果をあげるIT化の方法を全3回にわたって解説します。

(※1) Learning Management Systemの略。研修に関する各種のデータをデータベース化し、研修の進捗管理、受講履歴の管理などを行うソフトウェア。

(※2) 人材管理システムとも呼ばれる。人材育成を目的として、社員のスキル、職務経歴、所有資格、研修受講歴といったさまざまな情報をデータベース化する機能を持つソフトウェア。

第1回「人事部IT化の基本的な進め方」では、代表的な4つの業務の脱Excelについて、概要のみの説明にとどめましたが、連載第2回の今回は、脱Excelの具体例として、LMSによる研修管理業務の効率化について、より詳細に説明します。

もしも人事部をIT化するように言われたら（全3回）

第1回「人事部IT化の基本的な進め方」
第2回「脱Excelの具体例」
第3回「人事データの具体的な活用方法」

Excelによる研修管理における4つの課題

Excelによる研修管理において、人事担当者が最初に直面する問題はファイル管理です。

すべてのデータを１つのExcelファイルに入れることはできませんから、研修コース単位や部門単位に分割してファイルを管理しなければなりませんし、データのやり取りも、ファイルをメールに添付したり、ファイルサーバー上に置いたりするのは、とても煩雑です。

2つ目の問題は進捗管理です。Excelによる研修管理では、研修受講のプロセスが進んでいる間、受講申請から受講後レポートにいたる進捗状況を把握する仕組みがありません。

研修受講報告のない社員に確認メールを個別に送るといった作業をするのはとても非効率です。

3つ目の問題は履歴管理です。Excelによる研修管理では、研修コース単位で受講履歴を管理するのが一般的ですが、その場合、特定の社員に関する受講データは複数のファイルに分散されてしまいます。結果として、時系列で社員がどのような研修コースを受講してきたのかを知りたい場合には、複数のExcelファイルからデータを集めて時系列に並べる作業が発生してしまいます。

4つ目の問題は集計です。複数のExcelファイルにまたがったデータをまとめて集計するためには、わざわざ別の集計用ファイルにまとめて計算する必要があり、部門別や月別といった異なる集計単位が必要になる都度、面倒な作業が発生してしまいます。