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ビジネスパーソンが個人でできる業務過多の対策

公開日2021/04/05 更新日2021/04/06


仕事量を減らすための業務の効率化は、組織として取り組むべきこととだけでなく、ビジネスパーソンが個人でできることもあります。今回は、自分でできる業務効率化についてまとめました。

職場ストレス原因の第1位は「仕事量が多すぎること」

かつて、「24時間戦えますか？」という、CMのキャッチフレーズがあったように、家庭を顧みることなく、ただひたすら仕事に打ち込むのが、ビジネスパーソンの鑑とされていた時代がありました。

「仕事量が多いのは期待されている証拠」と、仕事に忙殺されながらも、それを“よしとする”風潮もありました。しかし、業務過多によって生じる悪影響が大きな社会問題となり、残業時間の削減や有給休暇取得促進が叫ばれるようになり、ライフワークバランスを保ちながら業務に取り組むことが求められる時代となりました。

Wrike株式会社が、日本国内の会社員の働き方とストレス・生産性との関係を調査したところ、職場ストレスの原因の第1位は「仕事量が多すぎること」、2位は「コミュニケーション不足」、3位は「上司が威圧的で細かい」でした。

では、職場ストレス原因の1位となった「仕事量が多すぎる」原因ですが、少子高齢化による働き手不足や働き方改革による残業規制、また、業務効率化に消極的な経営陣の姿勢などがあげられます。

ストレス発散と身の回りの整理整頓

慢性的にストレスをため込むと、いずれ疲労がピークに達して、心身に支障をきたすことがあります。ため込まずに、旅行やカラオケなどで適度にストレスを発散することが効果的ですが、コロナ禍のいまは、それもままなりません。工夫してストレスを発散するようにしましょう。

在宅勤務により自宅で過ごす時間が増えた人も多いでしょうが、身の回りを整理整頓することも、リフレッシュにつながります。文具メーカー「コクヨ」の調査では、書類探しに年間150時間、1日あたり35分も費やしているとの報告があります。

使わないものは捨てる、置き場所を決める、同じ種類のものをまとめるなど、身の回りを整理整頓して仕事に集中できる環境を整えることで、気分転換と時間の節約になりそうです。

作業効率の工夫と時間管理術

次に、仕事の進め方を、チェックしてみましょう。たとえば、PCの操作はショートカットキーを使えば劇的に作業効率がアップしますし、業務連絡や報告書、得意先へのアポイントやお礼メールなども、テンプレートにしておけば大幅な時間の節約になります。

また、オフィス勤務であれば、休憩時間が設定されていたり、来客や打ち合わせなどでデスクから離れる時間が適度にあるでしょう。それが在宅勤務となると、自分で休憩時間をとらなければなりません。

25分間の集中と5分間の休憩を繰り返す「ポモドーロ・テクニック」という時間管理術を活用することが効果があるようです。興味がある人は、試してみてはいかがでしょうか。

「断り上手」を目指そう

業務量を減らすためには、「断り上手」になることも大切です。こなせる仕事量には限度があります。ですから、頼まれた仕事を断り切れずに引き受けていると、仕事量は増えてしまいます。

仕事を断る場合は、「Aという仕事を明日までにやらなくてはいけない」「病院に行かなければならない」など具体的な理由を述べるとよいでしょう。引き受けられないことをきちんと謝ることも良好な関係性を保つ上で重要です。

まとめ

ちょっと意識して身の回りを見渡せば、仕事量削減につながる方法が、いろいろあるようです。自分にふさわしい方法をみつけ、業務効率化にチャレンジしましょう。

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