経費精算とは何か？-やり方や経費の種類に関する解説-

経費精算は、経理の日常業務の中でも大きなウエイトを占めるものとなるでしょう。また、経理以外の一般社員にとっても経費精算は重要な業務です。この記事では、経費精算とはどのような業務なのか、および経費精算のやり方・業務フロー、注意点について解説します。

経費精算とは何？

最初に、経費精算とは何なのかについて見ていきましょう。

経費精算とは社員が立替払いをした経費を会社が支払うこと

経費精算とは、社員が立替払いをした経費を会社が支払うことです。社員による経費の立替払いは、取引先などへの訪問の際の交通費や出張旅費、日常業務で使用する文房具などの購入費など、業務上のさまざまな局面で発生します。立替払いをした社員は、必要書類および領収書と引き換えに経費の精算を受けます。出張などにより多額の立替払いが見込まれる場合には、あらかじめ経費の仮払いを受けることもあります。

経費精算は一般社員の業務と経理業務に分けられる

経費精算は、一般社員による業務と経理による業務に分けることができます。

経費精算の一般社員による業務

経費の立替払いをした社員は、

• 経費を立替払いした日
• 金額
• 立替払いの目的

などを記入した経費精算書を作成し、領収書やレシートを添えて経理に提出します。出張などで仮払いを受ける場合は、仮払申請書を提出して仮払金を受け取り、経費精算の際には仮払金も精算します。

経費精算の経理による業務

経費精算書を受け取ると、経理は添えられた領収書をチェックのうえ、仕訳をして経費として計上し、立替払いした経費を社員に払い戻す会計処理を行います。

経費精算のやり方・業務フロー

次に、経費精算の業務フローを見ていきましょう。あわせて、経費精算書の種類および仕訳する経費の種類についても確認します。

経費精算の業務フロー

経費精算の業務フローを、出張旅費精算を例にとって見ていきます。

1.出張申請を行う

出張に当たっては、出張申請書を上長に提出し出張の許可を取ります。出張申請書には、必要となる旅費の概算も記入します。旅費が多額になると見込まれる場合には、仮払経費申請書を提出し仮払いを受けておきます。

2.出張旅費精算書を提出する

出張が終わったら、出張旅費精算書を提出します。出張旅費精算書には日付、金額、目的などを漏れなく記入し、領収書またはレシートを添付します。電車やバスなど公共交通機関を利用して領収書がない場合には、日付、利用区間、金額、訪問先などを会社のルールにしたがって詳細に記入します。出張に先立って仮払いを受けた場合は、仮払経費精算書をあわせて提出し、仮払金の余りがあれば入金処理を行います。

3.精算書を確認・仕訳し出金処理を行う

経理は、出張旅費精算書が社員から提出されたら、

• 支払いの内容に問題がないか
• 精算書に記載された金額は正しいか
• 社内の決済は受けているか

などについて確認します。内容に不備がなければ仕訳して経費として計上し、社員に対して支払い処理を行います。

経費精算書の種類

経費精算に使用される書類を、やはり出張を例にとって見ていきます。

仮払経費申請書

仮払金とは、経費の金額が正確に定まっていない時点で支払いをする現金です。出張などでは旅費が多額になることがあり、その旅費をすべて社員が立替払いするのは社員にとって負担となります。社員の負担を軽減するために、必要となる経費を仮払金として概算で渡しておきます。

仮払金を申請する際には、出張先までの交通手段とその費用や宿泊予定先と宿泊費などをできる限り詳細に記載した仮払経費申請書を、出張申請書とあわせて上長に提出し、許可を受けることが必要です。

仮払経費精算書

仮払金の支払いを受けた場合は、出張などの目的が終了したら速やかに精算します。仮払金を精算する際には仮払経費精算書を出張旅費精算書とあわせて提出し、余剰金がある場合には入金処理を行います。

出張旅費精算書

出張旅費の精算は、出張旅費精算書を提出することにより行うのが一般的です。出張旅費精算書には、支払った経費の日付、金額、使用目的などについて詳細に記入します。会社のルールで食費や宿泊費、日当、接待交際費などの規定がある場合には、出張旅費精算書の内容も規定に沿ったものにします。

経費の種類

経費の精算書を受け取ったら、経理では仕訳を行い経費として計上します。経費の仕訳で使われる主な科目を見ていきます。

租税公課消費税、収入印紙、固定資産税、自動車税、不動産取得税などの税金です。ただし、法人税や住民税などは租税公課に経費として含めることはできません。

修繕費

機材や機器、器具、建物などに関する維持管理や修理のための費用です。修繕費として認められるのは原状回復を目的としたものであり、機能をアップするための修繕は資産計上が必要です。

荷造運賃

運送費や発送費、梱包費などが荷造運賃として認められます。梱包に必要なダンボールやガムテープなども含めることができます。

水道光熱費

事業所で使用する水道、電気、ガス、灯油などの費用です。

保険料

損害保険、地震保険、自動車保険などの費用です。

消耗品費

取得金額が10万円未満もしくは耐用年数が1年未満の消耗品を購入する費用です。パソコンなどでも、10万円未満であれば消耗品費として経費に算入できます。ソフトウエアのライセンス料も含まれます。

法定福利費

社員の健康保険料や労災保険料、雇用保険料、厚生年金保険料などのうち会社負担分です。

給料賃金

従業員への給与、賞与、賃金などです。

地代家賃

事務所や社屋、店舗、倉庫、駐車場などの賃料・使用料です。

外注工賃

名刺や封筒、会社のロゴなどを外注して製作した場合の費用です。サイトを外注で構築した場合も外注工賃に含まれます。

新聞図書費

事業に必要な情報を得るため、または事業に利用するために購入する新聞や雑誌、書籍、有料メールマガジンの費用です。

支払手数料

銀行手数料や仲介手数料、代引き手数料、販売手数料、ネットショップへの出店費用などが支払手数料に当たります。

減価償却費

建物や機械、車両などの固定資産を法定の耐用年数で割った金額が減価償却費となります。

旅費交通費

業務のための移動で使用される電車、バス、タクシー、飛行機などの費用および出張の際の宿泊費です。

通信費

固定電話や携帯電話の料金、切手代、インターネット・プロバイダーやサーバー、ケーブルテレビの料金などを通信費として算入できます。

賃貸料

自動車やパソコン、コピー機、その他機材などをレンタルするためにかかる費用です。

広告宣伝費

販売促進のための広告料や宣伝料、展示会の出店料、ホームページ制作費やアフィリエイト広告料などが広告宣伝費に含まれます。

接待交際費

売上につなげることを目的として取引先や顧客を接待するための飲食代、お土産代、ゴルフ場使用料などです

経費精算業務の注意点

最後に、経費精算業務を行ううえでの注意点を見ていきましょう。

立替期間

社員が経費を立替える期間については、「1ヶ月」を目安としてルールを定めましょう。時間が経ってしまってから経費精算を行うと、社員の記憶が曖昧で正確な精算ができなくなることがあります。また、期間に定めがないと特定の月に経費精算が集中するなどし、収益の把握がしにくくなります。

立替金額

多額の経費を社員が立替えするとなると、社員の生活を圧迫する恐れがあります。立替えは「10万円まで」を目安とし、それ以上の金額が見込まれる場合には仮払いをしましょう。

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まとめ

経費精算は、一般社員と経理が日常的に行う業務です。一般社員にとって経費精算は「面倒くさい」ものとなり、つい怠ってしまいがちです。社内ルールを作成・運用するなどし、適正な経費精算が行われるよう心がけることが必要でしょう。