内部通報システム導入の全手順と成功のポイント

内部通報システム導入の必要性

近年、企業経営において内部通報システムの導入が求められています。
このシステムは、一部でしか語られず、内部で封じ込められてしまう問題点を表面化し、改善してゆくための重要な手段となります。

内部通報システムの導入が必要となる理由は、法令遵守、業績向上、そして企業イメージの向上に大いに寄与するからです。

法令遵守のための内部通報システム

まずは、法令遵守の観点からみた内部通報システムの重要性について説明します。企業が社会的責任を果たすためには、法令遵守が求められます。しかし、全従業員がすべての法令を正確に理解しているわけではありません。

過失や無知から法令違反が起こり、それが長期間放置されれば、企業に対する厳重な制裁が待っていることでしょう。このようなリスクを防ぐために、内部通報システムが有効です。

疑問や懸念を通報し、それを解消することで、法令違反の発生を未然に防ぐことができます。法令遵守は企業経営の基盤と言え、その重要性は語り尽くせないのです。

業績向上のための内部通報システム

次に、業績向上の観点から見た内部通報システムの役割について説明します。業績向上のためには、企業の運営上の問題を早期に発見し、解決することが重要です。

内部通報システムは、企業の運営における様々な問題点や改善点を明らかにする手段であり、意思決定の材料となります。内部からの生の声を通じて問題を早期に発見し、対策を立てることで、より確実に業績向上に繋げることが可能となるのです。

企業イメージ向上のための内部通報システム

最後に、企業イメージ向上の観点から見た内部通報システムの役割を述べます。企業イメージは、顧客や取引先、投資家などに対する信頼性を決定づける重要な要因です。

問題が起こった時、それがどのように取り扱われ、解決に向けた対策がどのように施されるか、これらはすべて企業のイメージに影響を及ぼします。

内部通報システムによって、問題の早期発見と適切な対応を可能とし、企業の信頼性と透明性を維持し向上させてゆくことができます。これこそが、内部通報システム導入の最大の魅力かもしれません。

内部通報システム導入のステップ

内部通報システムとは、企業内部で不正行為や法令違反が発覚した際の情報通報経路を設けるシステムのことです。企業はこのシステムを導入することで、社内の災害や不正行為を早期に把握し、敏速に対処する基盤をつくります。

一方で導入の準備、実施、運用と、それぞれには手間と時間が必要となります。ここでは、内部通報システム導入の具体的なステップについて詳細に解説していきます。

導入前の準備

内部通報システムの導入前には、いくつかの準備が必要となります。最初に、企業の全体像を把握し、具体的な問題や課題を見つけ出すことが大切です。制度の目的や、必要性を理解した上で、どのようなシステムを導入しようと考えているのかを明確にします。

次に、内部通報システムの導入試算を行います。コストの面から考えると、用意するサーバーやソフトウェア、人員の数など、各種費用が発生します。
これらを詳細に見積もり、経費と効果のバランスを考慮することが重要です。

最後に、社内体制を整えることです。内部通報が安心して活用できる環境をつくるために、全体的な社内の意識改革が欠かせません。これは、内部通報システム導入のための最も重要なステップということになります。

導入の工程

準備が整ったところで、内部通報システムの導入の工程に移ります。具体的なステップは、「要件定義」、「システム選定」、「システム設定」、「運用体制の構築」、「従業員への教育」の5つです。

要件定義では、企業が抱える課題や期待する機能、価格帯を明らかにして、その対象に合ったシステムを探します。システム選定では、その企業特有の要件に基づき最適なシステムを選びます。

システム設定では、選ばれたシステムを具体的にどのように運用するのか、設定内容を定めます。そして運用体制の構築では、そのシステムを維持管理するための体制作りを行います。

最後に、従業員への教育です。システムが導入されても、それを適切に利用できる人がいなければ意味がありません。適切な利用方法、趣旨の理解を深める教育が必要となってきます。

導入後の運用と評価

導入後の運用と評価とは、システム導入後の体制維持やシステムの有効活用、そしてその結果の評価についてです。

まず、システム導入後は、その運用をスムーズに行うための体制を整備します。システムを適切に利用できる社員の育成に力を入れるべきです。

また、システムの維持にも専門的な知識や技術が必要ですので、外部の専門家に委託するか、社内専任のチームを作る等、企業に合った運用体制を作ることが重要です。

次に、システムの有効活用のためには、定期的なユーザー研修や意見交換会を開催するなど、利用者とのコミュニケーションを欠かすことなく行います。

最後に、システムの効果の評価を行います。これは定量的なデータ分析や、利用者からのフィードバックによる定性的な評価など、様々な手法で行うことが可能です。これにより、更なる改善や発展が見込めます。

内部通報システムの種類と特徴

企業における内部通報システムは、組織発生の問題や未然防止などに活用され、従業員の声を直接経営層まで届けるための大切なツールです。

内部通報システムはその活用方法や特徴により、主にホットライン型、メール型などの種類に分かれます。それぞれの特徴と運用法について詳しく見ていきましょう。

ホットライン型

ホットライン型の内部通報システムは、多くの企業が利用している形態で、特定の電話番号に通報を行う形式をとります。このホットライン型の大きな特徴は、直接的に通報できることです。それにより迅速な対応が可能となり、組織のリスクを最小限に抑えることが期待できます。

しかし、逆に報告者の匿名性の確保が難しい点が難点となります。これは、電話が特定の部門や担当者に直接掛かるため誰からの通報か特定しやすいという点が挙げられます。

そのため、企業側は利用者の匿名性を確保するシステムの整備や報告者の保護体制を強化することが求められます。

メール型

メール型の内部通報システムは、その名の通りメールで報告する方式を採用しています。メール型の一番の特徴は、身元を秘匿して通報が可能な点にあります。

また、電話よりも詳細な事実を書き込むことができ、証拠の画像や音声なども添付可能であるため、具体的な事実認識に優れています。

しかしながら、通報の受け手が情報を的確に捉えるためには、文面の曖昧さをなくす慎重な記述が求められます。また、メールを介した通報が企業内に縛られずに漏洩する可能性もあるため、セキュリティ対策も重要となります。

その他の内部通報システム

ホットライン型やメール型以外にも、ウェブサイト上での通報フォームを利用するウェブ型や、専門のコンサルティング会社に外部の通報窓口を設置する外部窓口型などがあります。

ウェブ型は24時間365日いつでも通報が可能で、画像や文書を添付できる中でのメリットがあります。外部窓口型は、公正な第三者が通報を受け取り、適切な対応をするための体制を築くことができます。

どの内部通報システムも、その企業の規模や業種、文化などにより適したものが違うため、組織ごとに適切なシステムを選び運用することが重要です。

■参考サイト
内部通報を理解して働きやすい職場を実現
公益通報者保護法とは何か、わかりやすく解説
多面的な視点から見る内部通報と法令順守の重要性
内部通報サービスの積極活用法～企業経営を強化するために～
公益通報マニュアル：知るべき手順と重要事項