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稟議書の書き方完全ガイド: 企業改革への第一歩

公開日2023/09/18 更新日2023/11/09


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目次【本記事の内容】

  1. 稟議書の基本概念
  2. 稟議書の基本形式
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稟議書の基本概念

稟議書とは、業務上の問題を解決するために提案を行い、承認を得るための手続きを形式化したものです。


本記事では、稟議書の基本的な概念、その重要性、そして利用目的について詳しく解説していきます。


稟議書とは

稟議書とは、組織における意思決定の過程を記録した文書のことを指します。具体的には、新たに「何を」始めるのか、または「何を」変更するのかという提案内容、それが「何のために」必要なのかという目的、そしてその提案を行うための「具体的な計画」や「予算」などがまとめられています。


また、稟議書には提案された内容が承認されたか否かを示す承認欄も存在します。これらの要素が整理された形式で記載されているため、意思決定の透明性を確保するとともに、後々の参照や引継ぎ作業の際に大変重宝します。


稟議書の重要性

稟議書は、社内での新たなプロジェクトの開始や、現在進行中の業務の改善提案など、重要な意思決定の際に用いられる非常に重要なツールです。


提案者は自己の意見を形式化し、理論的根拠とともに上位者や関係者に提出します。これにより、決定者は提案内容をしっかりと理解し、その内容に対して適切な判断を下すことが可能になります。


また、稟議書に提案内容とその後の結果が記録されるため、同様の問題が将来起こった際には、過去の稟議書を参照することで有効な解決策を速やかに見つけ出すことが可能となります。


稟議書の利用目的

稟議書の利用目的は、組織内での明確な意思決定を行うことにあります。具体的には、新規事業の提案、業務改善の提案、人事異動の申請、予算の確保等、様々な場面で稟議書が使用されます。


これにより、提案者は自らのアイデアや計画を他者に明確かつ具体的に伝えることが可能になり、職場の意思決定の透明性や効率性を高めます。


また、稟議書によって全ての提案や決定が記録されるため、未来の参照資料としても大変価値あるものとなります。

稟議書の基本形式

稟議書とは、企業や団体の意思決定を記録や透明性の観点から形式化した文書です。簡単に言えば、何か決定をする上で必要な情報や意見、結論等をまとめたものであります。


最終的な決定がどのような理由や背景から導かれるのかを明確に示すために使用されます。これにより、経営者や関係者間でのコミュニケーションが円滑になり、組織の進行方向を明確かつ合理的に示すことが可能になります。


標準的なフォーマットと例

稟議書の基本的なフォーマットは、「稟議内容」、「理由や背景」、「効果や結果」の3点で構成されます。


まず「稟議内容」では、何を提案または決定するのかを明示します。これは稟議書の中心となる部分であり、提案者の主張や意図を端的に表します。


次に「理由や背景」では、なぜその提案をするのか、具体的な背景や理由を述べます。最後に「効果や結果」は、提案を承認した場合に何が期待できるのかを具体的に書くことで意思決定者が判断する材料を与えます。


例えば、「新製品開発のための資金調達を提案します」という稟議内容、その根拠となる市場環境の変化や競合他社情報などを理由と背景に述べ、開発成功時の販売増加や利益増大などを効果と結果として描きます。


稟議書の起案/承認フロー

稟議書の起案から承認までのフローは通常、以下のように進行します。最初に、起案者が稟議書を作成し、それを直属の上司に提出します。直属の上司が内容を確認し了承すれば、上層の決裁者までエスカレートされます。


決裁者は稟議書の内容を詳細に確認し、問題がなければ稟議書は承認され、提案は実行段階に移ります。


逆に、内容に問題があると感じた場合は、稟議書は起案者に差し戻され、修正が求められます。このフローを通じて、組織内の意思決定は透明性を保ちながら行われます。


稟議書のバリエーションと適用例

稟議書の形式やスタイルは、組織の規模や文化、目的により異なります。例えば大企業では組織間の調整や透明性の確保から詳細なフォーマットが求められますが、スタートアップなどの小規模企業では柔軟なアプローチが可能でしょう。


また稟議書の用途も多岐にわたり、予算の承認から新製品開発、人事異動まで、幅広い意思決定に活用されます。さらには、クライアントに提出する提案書の形式として稟議書を用いるケースもあります。


そのため組織ごとに最適化された稟議書の形式を採用することで、より効率的な意思決定が可能となります。


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