電子帳簿保存法対象外企業の知っておきたいポイント

電子帳簿保存法とは何か

電子帳簿保存法とは、製造業や小売業、金融業など様々な企業が必要とする帳簿や書類を電子化し、その保存や管理を行うことを規定した法律のことを指しです。会計情報のリアルタイム処理や瞬時の照会・分析が可能となる電子帳簿の導入進捗が急速に進んでいます。

電子帳簿保存法対象外の企業の特徴

電子帳簿保存法は、すべての企業・個人事業主が対象となります。ただし、法律でデータ保存が義務化されるのは「電子取引で授受した国税関連書類」です。

「そもそも電子取引を一切行っていない」企業や事業者の場合は、書類をデータ保存する必要がありません。

とはいえ、現代のビジネス環境で電子取引を一切しない事業者は少なくなっています。そのため、現状電子取引を一切していない企業も今後は電子帳簿保存法の対象になっていくと予想されています。

対象外でも知っておくべき電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、税務に関連する帳簿書類のデータ保存を可能にする法律であり、これに基づくさまざまな制度を活用することで、経理プロセスをデジタル化することができます。この法律は、通常の取引書類に含まれる情報（取引情報）を電子データでやり取りする場合に関する保存義務や方法についても規定しています。

具体的には、所得税および法人税に対する保存義務者は、電子取引を行った場合には、特定の条件のもとで、その電子取引の取引情報に関連する電磁的な記録を保存する必要があります。

また、電子帳簿保存法によれば、請求書の発行者はデータの控えを保存する責任があります。

2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法には、電子取引データの保存に関する2年間の猶予期間が設けられています。

したがって、2023年12月31日までは、電子的に取引した請求書や領収書を印刷しておけば、税務調査時に提示または提出できます。ただし、2024年1月以降も、一定の条件を満たす場合には、引き続き電子保存が認められます。これらの条件には、「相当な理由があり、かつダウンロードの要請や書面の提出に応じることができる場合」が含まれます。ただし、「相当な理由」の具体的な基準はまだ明確ではありません。

また、宥恕期間は事前の準備期間であるため、まだデータ保存に移行できていない事業者も、2024年1月までに対応する必要があります。

対象外企業でも電子帳簿保存導入のメリット

対象外企業であっても電子帳簿保存システムの導入を検討することには多くのメリットがあります。業務の効率化やコスト削減、そして紙の保管場所が不要になるという利点があるのです。これらの要素は、企業の競争力を強化し、中長期的なビジネスの成功へとつながります。

業務効率化の可能性

電子帳簿保存の導入による最大の利点の一つは、業務効率化の可能性があることです。従来、紙ベースの帳簿は、更新や検索は手間がかかり、時間の無駄が多いものでした。しかし、電子帳簿にすれば、一度データを入力すれば、その後の管理や更新が容易になります。

さらには、帳簿情報が一元化されているため、必要なデータをすぐに検索することも可能になります。これにより、社員の仕事の効率が格段に上がり、その時間をより重要な業務に割くことができるようになるでしょう。

電子化によるコスト削減

電子帳簿保存システムの導入は、企業のコスト削減にも寄与します。初期導入費用は必要ですが、中長期的に見れば紙を使った経費や人的コストの削減につながるでしょう。

特に、大量の紙を消費する帳簿業務は、印刷コストや保管費用が発生します。これらを電子化することで、これらのコストを大幅に削減することが可能となります。

また、人的コストも省くことができます。電子化だと情報の入力や検索が効率化されるため、作業時間が短縮され、人件費のコスト削減につながります。

紙の保存場所不要化

電子帳簿保存システムを導入することで、物理的な保存場所が不要になります。これは、特にスペースが限られている企業にとっては大きなメリットでしょう。

紙の帳簿を保管するには、防湿や防虫など、紙を状態良く保つためのコストやスペースが必要です。しかし、電子化すれば、これらの問題を解消し、スペースを有効活用できます。セキュリティも強化され、データの漏えいや紛失のリスクも軽減されるでしょう。

電子帳簿保存システムの導入方法

近年、企業の間で電子帳簿保存システムの導入が進んでいます。時間的・物理的な制約から解放され、効率的に資料を管理・閲覧することが可能なのです。また、紙の帳簿では取り扱いが難しかった大量のデータも、電子化することで一元的に管理することが出来ます。

導入に際しては具体的な方法、必要な注意点、適切なシステムの選択方法を理解することが重要となります。

電子保存の具体的な方法

電子帳簿の保存方法は大きく2つに分けられます。一つは、自社でシステムを構築する方法、もう一つはクラウドサービスを利用する方法です。自社で構築する際は、専門的な知識を持った担当者が必要となります。また、システムの保守・運用も自社の負担となります。

それに対して、クラウドサービスを利用すると、初期費用や運用費用を抑えることができます。データのセキュリティもサービス提供者が担当しますので、自社での構築に比べて手間が省けます。ただし、選ぶサービスは信頼性があるものでなければなりません。

導入にあたっての注意点

電子帳簿保存システムを導入する際の注意点として、まずはシステムの選定です。必要な機能が全て揃っているか、予算内に収まるか、運用後のサポート体制はしっかりとしているか、などの観点から慎重な選択が必要になります。

また、システム導入後は教育・研修の時間が必要となりますので、時間とコストの見積もりをしっかりと行うことも重要です。さらに、社内ルールの整備も欠かせません。電子帳簿の運用に関するルールを明確にし、全員がルールを理解し遵守する体制をつくる必要があります。

採用すべき電子帳簿保存システム

最適な電子帳簿保存システムを選ぶためには、まず自社のビジネスニーズを明確にすることが求められます。必要な機能は何か、導入後の運用をどのように見込むか、どの程度の予算を確保できるか等も重要です。

また、提供者の評判やサポート体制、システムの更新頻度やカスタマイズ性も見つつ、全体的なバランスを考慮に入れることが必要でしょう。一概に最適なシステムとは言えませんが、自社にとって最良の選択をするためには、上記のポイントを押さえた上で厳選していきます。

まとめ：対象外企業でも事前準備を怠らないことの重要性

対象外企業でも電子帳簿保存制度に関する事前準備の重要性は非常に高いです。また、自社の挑戦として電子帳簿の導入を検討する際、自社の状況を把握し役立つ情報を有していることが求められます。

電子保存の導入有無を再考するヒント

電子保存の導入を再考する際、自社が直面している問題や、電子化による利点判断が重要です。紙の帳簿の保存には物理的なスペースや、災害時のリスクがあります。

一方、電子化ではそれらの問題を解消できる一方で、システム導入のコストやデータ保全に関する知識が求められます。導入を検討する際には、総合的な観点から判断をすることが大切です。

適切な帳簿保存で事業リスクを軽減する方法

適切な帳簿保存は、会社の資産状況や業績の分析、税務対策などにおいて重要で、事業リスクを軽減する方法の一つです。業績の変動を素早く把握することで、早期に対策を立てることが可能となります。また、電子帳簿の導入によってリモートワークが可能となり、災害時でも継続的な業務を遂行することができます。

一方で、帳簿データの紛失や不整合が発生した場合は大きなリスクとなります。そのため、定期的なデータのバックアップや、データ整合性の確認を行うことが、リスクを軽減する重要な手段となります。