電子帳簿保存法と対象書類の解説：完全ガイド

電子帳簿保存法の基本

電子帳簿保存法は近年多くの企業で重要な役割を果たしています。こちらの法律を理解することで、企業のデジタル変革を活性化させることが可能です。

以下に、電子帳簿保存法が何か、そしてこの法律の目的について詳しく解説してまいります。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、企業が債権や債務、その他の金銭の収支に関する記録（通常「帳簿」と称されます）を電子形式で正確に保存し、適切に管理することを義務付けた法律です。

この法律では、電子帳簿の保存方法、アクセス方法、そしてデータの保全に関する基準が設けられています。この制度は、デジタル化が加速する現代社会の中で、企業の適切な経営管理と法令遵守を支える重要な役割を果たしています。

電子帳簿保存法の目的

電子帳簿保存法の目的は二つあります。一つは、企業の金銭の収支に関する記録を電子化し、適切に保存・管理することで、帳簿の保存や閲覧の効率化を図ることです。

もう一つは、情報の透明性を確保し、企業の信頼性を向上させることです。電子帳簿保存法の適切な遵守により、企業の財務状況が正確に把握され、不正な行為の防止につながるのです。以上、電子帳簿保存法の基本について解説してまいりました。

電子帳簿保存法の適用範囲

電子帳簿保存法の適用範囲は非常に広範で、一般的な企業をはじめとする事業者すべてに該当します。特に、財務諸表や税務申告に必要な帳簿や書類、合わせてそれらの製作に至るまでのプロセスも含まれています。

またこの法の適用範囲は新たに設立される企業だけでなく、既存の企業でもその規定に従うことが必要となるでしょう。重要なのは、各事業者が、電子帳簿保存法がどのように自身の業務に影響を及ぼすかを理解し、実際にどのように対応していくべきかを把握することです。

対象となる書類と帳簿

電子帳簿保存法の対象となる文書は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3つのカテゴリがあります。

以下に、具体的な帳簿や書類の例を示します。

国税関係帳簿: 例えば、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳など。
国税関係書類: これには、請求書、契約書、領収書などが含まれます。
電子取引: Web請求書、メールデータ、EDI取引、クラウド取引など。

「国税関係帳簿」と「国税関係書類」については、引き続き紙での保存が認められており、保存要件を満たせば電子データでの保存も可能です。一方で、2022年の法改正により、電子データでやり取りした取引情報に関しては電子データでの保存が義務付けられました。ただし、2023年12月末までの猶予期間が設けられています。

書類の保存期間

電子帳簿保存法における帳簿書類や電子データの保存期間は一般的に7年であり、欠損金の繰越控除を受ける場合は最長で10年となります。

この保存期間は、紙による保存や電子帳簿保存法で指定される電子データの保存においても同様です。ただし、個人事業主に関しては保存期間が5年の場合もあり、これは白色申告と青色申告で異なります。

また、電子化した後の紙書類の保存期間については、一部の書類に関しては1年以内となることもあります。具体的な保存期間については、所轄の税務署や専門家にご確認いただくことをお勧めします。

電子化可能な書類

現代では、ペーパーレス化が進み、多くの書類が電子化可能となっています。特にコロナウイルスの影響でリモートワークが一般化し、電子化は一層加速されています。契約書、取引関連書類、経費精算関連書類、領収書、人事労務関連の書類など、業務上で頻繁に使用される書類は電子化することで作業効率が上がり、リモートでの作業も容易になります。

正しい電子保存方法の把握

私たちは日々、無数のデータを生成しています。それらのデータを無秩序に保存すると、後で探すことが困難になり、最悪の場合、重要なデータを失う恐れもあります。

そこで重要なのが、データを適切に保存、管理する方法を知ることです。この文章では、保存の基本知識とデータ整理、管理方法、さらに安全対策やバックアップについて説明します。

保存方法の基礎知識

データの保存とは、情報を特定の形式で記録し、後で利用できるようにすることです。その方法は様々ありますが、適切な方法を選ぶためには、データの形式、サイズ、利用頻度などを考慮する必要があります。

データ整理と管理方法

適切な保存は、データの管理を容易にするだけでなく、データの整理にも重要です。データの整理とは、データがどのような内容か、何を目的に保存されているかを一目でわかるようにすることです。

これには適切な名前を付けること、フォルダを用いてカテゴリー毎に分けることなどが挙げられます。たとえ大量のデータがあったとしても、このように整理しておけば、必要なデータを素早く見つけることが可能になります。

安全対策とバックアップ

電子データの保存には安全対策も大切です。万が一のデータ漏洩や故障に備えて、パスワードの設定やファイアウォールの利用などが推奨されます。特に大切なデータは、バックアップを取ることが重要です。

バックアップとは、元のデータが消失した際に備え、別の場所にコピーを保存しておくことです。外部ストレージやクラウドサービスを利用して定期的にバックアップを取ることで、データの安全性を一層高めることができます。