役員の就任・新任に必要な書類と手続きは？登記申請の方法

会社において、新たに役員が就任した際には登記（役員変更登記）をしなければなりません。ただし、役員変更登記はあまり頻繁に行う手続きではないため、いざというときにどのような書類が必要で、何をすればよいかわからなくなることもあるでしょう。

この記事では、役員変更登記の流れや必要な書類などについて解説します。
役員変更登記の情報をお探しの方はぜひ、参考にしてください。

役員の種類

役員の種類は、代表取締役、取締役、監査役、会計参与の4種類があります。新たに役員が就任した場合には、2週間以内に登記を行わなければなりません。当該期間内に申請を行わなかった場合は、裁判所から100万円以下の過料に処される可能性があります。
それぞれの役職について説明します。

代表取締役

一般的に、代表取締役と社長は同じ意味で使用されます。しかし、両者には、法律上の役職や権限に違いがあります。

代表取締役は会社法上の最高責任者で、複数名を選出することも可能です。また、取締役会を設置している企業では、取締役の中から選ばなければなりません。

取締役

取締役は、経営に関する重要事項の決定や業務の執行をします。また、取締役3人以上で構成された機関を取締役会といいます。
取締役を設置する大きな目的の1つが、代表取締役（社長）の独善的な経営に目を光らせることです。

監査役

監査役の役割は、（代表）取締役と会計参与の職務の執行を監視することです。株主総会で選任されます。
一般的には職務の執行を監視する「業務監査」と、計算書類などの監視を行う「会計監査」の両権限をもちます。

会計参与

税理士や公認会計士が選出されます。取締役と共同で、計算関係書類を作成するのが主な業務の1つです。監査役が兼任することもあります。

役員の任期

役員の任期は監査役が4年、それ以外が2年とされています。しかし、非公開会社の場合は、最長10年まで、任期を伸ばすことが可能です。

また、任期を2年に設定する場合は選任日によってはちょうど2年の期間とならないケースもあります。なぜなら、任期は選任された株主総会から起算され、選任された日と事業年度によって設定されるためです。中には実質的な任期に1年もの差が出ることもあるので、事前に終結日を確認しましょう。

役員就任の流れ

役員は主に、以下のような流れで就任します。

1.株主総会および役員決議
2.新役員本人の承認
3.登記書類の作成
4.法務局にて登記申請

また、役員決議の前には、「本当に役員にふさわしいか」を確認するための素行調査などが実施されることも珍しくありません。

役員就任時に必要な書類

役員が就任した際には、以下の書類を提出する必要があります。また変更がある役職や取締役設置の有無などによって、必要な書類に多少の違いがあります。書類作成の際にはご注意ください。
各書類について説明します。

株式会社変更登記申請書

役員の名前は会社の登記事項のため、役員の退任、就任、変更が生じた場合には株式会社変更登記申請書を提出しなければなりません。

会社法人番号や本店所在地、などの事項を記載します。また、1万円分の収入印紙（資本金が1億円を超える場合は3万円分）の貼付も必要です。

株主総会議事録

株主総会にて役員就任の決議を行ったことを証明するために、株主総会議事録を提出します。出席した役員と株主、決議事項などを記載しましょう。

株主リスト

株主総会で取締役および監査役の選任を決議した時点において、議決権数上位10名の株主の氏名または名称、住所、株式数、議決権数、議決権数割合を記載した書類を作成します。 これを株主リストとして提出しなければなりません。

就任承諾書

新たに就任する役員本人の承諾を示すのが承認承諾書です。決議を行った株主総会の開催日時や、役員の氏名、住所などを記します。

本人確認書類

役員に就任する人の
・マイナンバーカードのコピー（表面）
・運転免許証のコピー（表・裏）
・住民票の写し（個人番号が記載されていないもの）
いずれかを本人確認書類として提出します。

印鑑証明書

新たに就任した方が就任承諾書に押した印鑑につき、市町村長が作成した印鑑証明書を添付します。

税理士もしくは公認会計士の資格証明書（会計参与の場合）

会計参与は税理士もしくは公認会計士から選出されます。該当者が資格を有していることを証明するために、資格証明書を提出しなければなりません。

委任状（役員変更登記の申請を委任する場合）

原則、役員就任の登記手続きは会社の代表者が行います。一方で、登記手続きを司法書士などの専門家へ依頼することも可能です。 その場合は委任状を作成する必要があります。

変更登記の申請方法

登記の申請方法は「法務局の窓口に直接提出する」「必要書類を提出する」「オンライン申請」の3種類です。 法務局の株式会社変更登記申請書や役員の変更登記などのサイトを参考に、手続きを行いましょう。

また、スムーズな手続きのためには、司法書士などの専門家に依頼するのも手段の1つです。

まとめ

役員が新たに就任した場合には、登記申請を行う必要があります。 申請の際には、株式会社変更登記申請書、株主総会議事録、株主リスト、就任承諾書など、いくつかの書類が必要になります。

提出書類は変更のあった役職や取締役設置の有無などによって異なるので、事前に確認しましょう。また、登記は2週間以内に行う必要があるため、手続きに慣れてない方や不安要素がある方は、司法書士などの専門家へ依頼することを検討するのもよいかもしれません。