株主総会とは？基礎概要や総務向けチェックリスト

国内の多くの企業では事業年度が4月1日から翌年の3月31日までの1年間で設定されているため、その事業年度の終了後、通常は6月に定期株主総会が開催されます。 今回は株主総会について、前半では株主総会の基礎概要を、後半では主に準備を進める総務担当者の最終チェックリストをメインに解説していきます！

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株主総会とは？

株主総会とは、株式会社の株主が集まり、会社の基本的な方針や重要な事項について議決する正式な会議です。 企業の透明性を保ち、株主と経営者間のコミュニケーションを促進することを目的とします。

また株主総会は、企業ガバナンスの核であり、株主による会社の方針や役員選任に対して直接的な影響をもたらします。 議題は、役員の選任や解任、決算の承認、配当の決定などが挙げられます。

株主総会の種類

株主総会には、年に一度開催される定時株主総会と、特定の事案に対応するために開催される臨時株主総会の2種類があります。

定時株主総会は、会社の事業年度終了後の一定期間内に必ず開催され、事業報告や決算、役員の選任、配当の決定などの重要事項が議題となります。 これは法的に義務付けられているもので、通常年に一度開催されます。

臨時株主総会は、特別な案件に対応するために必要に応じて開催されます。例えば、経営方針の変更、役員の緊急な解任や選任、合併など、緊急性や重要性の高い議題が扱われることが多いです。

いずれの株主総会も、法律で定められた要件に従って開催されますが、株主の意見や会社の状況によって進行が異なるため、事前の準備が重要です。

株主総会の決議方法は3種類あり、株主総会に出席する株主の割合と、決議に投じられる議決権の割合によって、「普通決議」「特別決議」「特殊決議」にわけられます。

総務担当者向けチェックリスト

総務部門は、株主総会の計画、準備、および実施の全過程で中心的な役割を果たします。これには会場の手配、資料の準備、通知の発送など、多岐にわたるタスクが含まれます。

➀会場予約

会場は株主総会の規模とアクセスの良さを考慮して選びます。必要な設備が整っているか、参加者の安全を確保できるかどうかを確認しましょう。

➁資料準備

事業報告書、決算報告書、議案の内容など、株主が閲覧するすべての資料は事前に準備し、印刷しておく必要があります。これらの資料は株主総会の透明性を保証し、有意義な議論をもたらします。

➂株主通知の手配

株主全員に通知を送ることが義務付けられています。 参加できる株主に対し、公開会社なら開催2週間前まで、非公開会社は1週間前までに招集通知を送付が必要です。通知は株主総会の日時、場所、議題といった重要情報を含む必要があります。

④法的要件と締め切りの確認

法的要件を遵守することは、株主総会の正当性を保つ上で非常に重要です。締め切りや法的規定に関する最新の情報を把握し、それに基づいて準備を進めることが必要です。これには、通知の送付期限や議事録の公開期限などが含まれます。

当日の準備と運営

株主総会当日、総務部門の迅速かつ効果的な行動が求められます。 今から、当日に実施すべき主要なタスクについて詳しく説明します。

➀受付設置と株主確認

総会当日は、受付を設置し、来場した株主の身分を確認します。株主リストと照合し、投票権の登録もこの時に行います。正確な株主の確認は、議決権の正しい行使に直結するため、非常に重要です。

➁資料配布

株主が会場に入る際に、必要な資料を配布します。事前に準備した報告書や議案説明資料を株主に提供し、情報の透明性を保つことが重要です。

➂投票手続きと議事録の作成

議事の進行中、投票が必要な議案については、設定された手続きに従って投票を行います。同時に、議事の全過程を詳細に記録し、後で議事録を作成するための基礎資料とします。

株主総会終了後のフォローアップ

株主総会の終了後も、総務部門には重要なフォローアップタスクが待っています。

➀議事録の確定と株主への情報提供

総会終了後、議事録を迅速に整理し、確定させます。その後、議事録を株主に公開し、総会での決定事項を明確に伝えることが重要です。

➁次回総会へのフィードバックと改善点

総会の各アスペクトについてフィードバックを集め、問題点や改善点を特定します。これにより、次回の株主総会の準備と運営をより効率的かつ効果的に行うことができます。 これらのタスクを適切に管理することで、株主総会をスムーズに進行させ、株主との信頼関係を強化することができます。

まとめ

以上、株主総会について解説しました。 株主総会は、会社の透明性を保ち、株主との信頼関係を築くために不可欠なイベントです。
総務部門がこれらの活動を適切に管理することで、株主総会はスムーズに進行し、株主の満足度を高めることができます。 3月決算企業は、6月の株主総会開催までに今一度チェックしてみてください！

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