社員満足度と業務効率アップに欠かせない、オフィス改革の重要性と進め方

オフィス空間を演出する株式会社イトーキは、2024年にオフィス環境に関する大規模なアンケート調査を実施しました。現在の環境に対する満足度は高いとはいえず、多くの社員が改善を望んでいるという結果が出ています。

この調査結果を参考に、今回の記事では、社員の満足度を高め、より働きやすいオフィスに改善する方法について考察します。経営戦略の一端である、オフィス改革ガイドとして活用してください。

アンケート調査の概要

今回参考にするアンケート調査「働き方とオフィス2024」の概要は以下のとおりです。

・調査主体：イトーキ中央研究所
・調査対象：全国20～59歳の経営者と正社員5,359名
・調査期間：2024年4月1日～3日
・調査方法：インターネット調査

出典：「働く人の意識調査 働き方とオフィス2024」イトーキ中央研究所

働き方の現状と課題

現在、毎日オフィスに出社する人の割合は約80%と、新型コロナウイルスによる混乱以前と同レベルにまで戻っています。反対にリモートワークは大幅に減少したわけですが、出社しない働き方を経験した皆さんの本音を聞くと、出社したくないと思うときがあると答えた人は、全体の62%にのぼっています。

オフィスの状況も変化しており、コロナ前には固定的な自席のあるオフィスは約92%でしたが、現在は約66%にまで減少しました。代わりに、自席を固定しないフリーアドレス型オフィスは約25%を占めるまでになりました。

さらにオフィス環境の満足度については、「満足している」が37.9%であるのに対して、「満足していない」が22.8%で、「どちらでもない」が39.3%という結果でした。満足できる環境で働いている人が4割以下という状況は、果たして評価できる結果なのでしょうか。

見直す必要があるオフィスの特徴とは？

環境がよくないオフィスで問題になるのは、社員のストレスが増大することや、健康に影響を及ぼす恐れがあること、さらに業務効率が低下することなどです。いずれも企業の生産性と業績悪化につながる要因であり、放置しておくと離職者が増える危険性もあります。

あるオフィス用品メーカーの分析によると、不満を感じやすいオフィスには以下のような問題があるそうです。

・環境音の問題：室内外の雑音が気になる、静かすぎて集中できない
・照明の問題：室内照明が暗すぎる、外光のとり入れが不十分
・空調の問題：季節に適した温度管理ができない、換気が不十分
・備品の問題：使いにくい机やイス、古くなった備品類
・スペースの問題：解放感がない、レイアウトがよくない、休憩する場所がない

これらの問題が自社のオフィスにも当てはまっていたら、オフィス環境を見直す必要があるかもしれません。ここからは、現在主流になりつつあるオフィス環境の改善方法を紹介しましょう。

多くの企業が採用する新しいオフィスの形

コロナ問題に区切りがついてから、大手企業でも思い切ったオフィス改革を実施しており、従来とは異なるオフィス空間をとり入れる企業が増えています。その中心にあるのは、スペースの利用方法の改善という考え方です。

これは「ゾーニング」と呼ばれる手法で、業務内容や使用目的ごとに、オフィス内をいくつかのスペースに区分することです。たとえば働き方で考えると、チーム全員でアイデアを出し合う場と、それぞれの社員が自分の業務に集中する場とは、完全に別なスペースにしたほうが効率的です。

また、集中して仕事を進めるスペース以外に、仲間とコミュニケーションをとる空間や、個人的にリラックスできる空間があることも、働きやすいオフィスの条件になりつつあります。細部のデザインや備品の配置などは別にしても、オフィス全体をゾーン分けするという改善方法は意識する必要があるでしょう。

社員が望む理想的なオフィスとは？

再び「働き方とオフィス2024」のアンケート結果からですが、実際に働くうえで満足度が上がるオフィスの形態については、以下の3つが上位に挙げられています。

・自席が固定で十分なスペースが確保できている（73.0%）
・自席のほかにさまざまな活動スペースを利用できる（58.0%）
・フリーアドレスではあるものの1人1席確保されている（52.6%）

さらに、1人で集中できるスペースと、個人でリフレッシュできるスペースの確保が、満足度と生産性の向上に重要だという回答もともに8割を超えています。

こうした意見を検証すると、たしかにオフィス全体のゾーニングも重要ですが、社員それぞれが仕事に集中できると同時に、リフレッシュや気分転換できるスペースも必要であることがわかります。オフィス改善を考えるのなら、これらの点も十分に検討する必要があるでしょう。

まとめ

オフィス移転やオフィス改革を進める企業の事例を見ると、コロナ問題を境にしてオフィスの在り方が大きく変化したようです。働く側の意識も変化したため、今までと同じタイプのオフィスでは、社員は満足感を得られず人材確保も難しくなる可能性があります。

自社のオフィス環境が気になったら、一度アンケートなどの方法で社員の意見を聞いてみましょう。それを尊重しながら働きやすいスペースに改善し、社員の満足度が高められるようなら、会社にとっても良い結果が得られるはずです。

■参考サイト
オフィスのレイアウト作成におすすめ フリーソフト6選と失敗しないコツを解説
成功するオフィス引越しとは？費用対効果を高めるためのポイントを解説

総務のお役立ち資料をまとめて紹介

総務の「業務のノウハウ」「課題解決のヒント」など業務に役立つ資料を集めました！
すべて無料でダウンロードできます。