総務とは？実務内容や求められるスキル

よく名前を聞く部署の1つである総務ですが、具体的な業務内容がよくわからないという方もいるのではないでしょうか。

総務の実務があまり知られていない理由として、「企業ごとに総務の業務内容が異なるから」ということが挙げられます。企業の規模や人員数によって総務が携わる業務に違いがあるのです。

この記事では総務の実務内容や求められるスキル、やりがいなどについて解説します。

総務とは？

総務とは会社に関わる業務全般に携わり、組織運営や労働環境の整備を円滑に進めるための部署です。

業務範囲や深さは企業の規模によって異なります。専門部署の多い大企業では、サポート業務に徹底することも珍しくありません。一方でスタートアップや中小企業では、人事や法務、広報などを行うこともあります。

会社の規模や人員数などに合わせて、会社全体を支えるのが総務の仕事です。

総務の具体的な実務内容

総務の具体的な実務内容は以下の通りです。

・備品管理
・オフィスや施設の管理
・広報業務
・福利厚生の管理
・社内企画の立案や運営
・社外対応

それぞれ解説します。

備品管理

パソコンやプリンターなどの機器のほか、筆記用具、コピー用紙、掃除用品など、会社で必要な備品をすべて管理します。
備品不足を起こさないように在庫数をチェックします。また、デスクや椅子、パソコン、モニターなどの備品については「劣化していないか」「不調はないか」などを確認し、買い替えやメンテナンスにも対応しなければなりません。

オフィス・施設管理

証明や空調の管理、防災点検、清掃業者との折衝、施設オーナーとの交渉など、オフィスや施設の管理も総務の業務です。
またオフィスを移転する際には、引越し業者への対応や、社員への周知、移転後のレイアウト考案なども行います。

広報業務

社内外にかかわらず、総務が広報を担当することがあります。社内広報は、社内雑誌の作成や異動の周知、社内行事をお知らせ、マニュアルの作成などです。社外広報は公式SNSの更新、採用活動の補助などが挙げられます。

福利厚生の管理

総務と人事が連携して、福利厚生の見直しや制定などに取り組むケースもあります。有休制度や出産・育児休暇、各種手当、健康診断など、福利厚生にはさまざまなものが存在します。

各制度が無理なく運用できるように、全体の調整を行うのも総務の仕事です。

社内企画の立案・運営

入社式や社員旅行、レクリエーションイベント、忘年会、新年会など、企業には数多くの社内行事があります。これらの企画立案や運営なども総務を中心に行います。 各行事では予算も限られているため、スケジュール管理や出席者の把握だけでなく、コスト管理や業者との交渉なども担当しなければなりません。

社外応対

代表電話やメール、来客なども社外応対を総務が行うこともあります。社外と一口に言っても、相手は取引先や顧客などのいわゆる「お客様」の場合もあれば、仕事をお願いしている業者やビルの管理会社などのケースもあります。
相手や状況、コミュニケーション手段などに応じて、適切な対応が求められます。

総務の実務に活かせるスキル

総務で活かせるスキルは「コミュニケーション能力」「パソコンスキル」「スケジュール管理能力」です。
各スキルについて説明します。

コミュニケーション能力

総務は社内外を問わずに、多くの人と関わる必要がある部署です。そのため、コミュニケーション能力が高い人の方が活躍できる傾向にあります。

コストカットやクレーム対応など、時には円滑なコミュニケーションが難しいシーンで業務を任されることもあるでしょう。その際にもコミュニケーションスキルが役に立ちます。

パソコンスキル

総務はパソコンを使った事務作業を行う機会も少なくありません。パソコンスキルがあれば、各作業がスムーズです。とくに、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトの扱いには慣れたおいた方がいいでしょう。

スケジュール管理能力

総務はさまざまな業務が同時進行する、いわゆるマルチタスクが起こりやすい部署です。各タスクの期限を守り、かつ業務のクオリティを高めるためには、スケジュール管理能力が欠かせません。

総務のやりがいやメリット

総務は複数のタスクが同時に進む、非常に忙しい部署です。一方で「会社全体を巻き込める」「幅広い業務を経験できる」などのメリットがあります。

会社全体を巻き込んだ業務ができる

各部署と連携を取る総務は、会社全体を巻き込んで業務を行う珍しい部署でもあります。「社内ルールの改善によって働きやすくなった」「オフィス環境が整備されて、快適に過ごせるようになった」などの声が聞こえてくれば、「会社に貢献できている」という大きなやりがいを感じられることでしょう。

幅広い業務を経験できる

会社規模や社員数、部署数などを考慮してさまざまな仕事を行う総務は、幅広い業務に携われます。

その過程で「自分に合った業務」や「楽しいと思える仕事」を発見できることもあるでしょう。自分のキャリアアップを叶えるうえで、豊富な経験を積むことが可能です。

また、業務の特性上、「同じ仕事の繰り返しは飽きてしまう」という方に向いている部署でもあります。

未経験からでも挑戦しやすい

対応業務が豊富な総務には、必要な資格や必須となる経験がありません。これまでの経歴が広く活かしやすい部署です。
そのため、未経験からでも挑戦しやすいという特徴があります。

まとめ

各企業によって業務内容などが異なるため、実務について知られていないことも多い総務ですが、会社全体をサポートする非常に重要な役割を果たしています。備品やオフィスの管理だけでなく、広報や福利厚生の管理、社外応対などの業務を行っています。

コミュニケーションスキルやパソコンスキル、スケジュール管理能力などが活かせるでしょう。 社内全体に影響するさまざまな業務に携われるうえに、未経験からでも挑戦しやすいという特徴があります。

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