そろそろオフィス移転かなと思ったときの、賃貸オフィスの探し方と契約の進め方

新規で起業する場合、会社が順調に成長した場合、それぞれ最適なオフィス探しが必要になるタイミングです。社有地などを持っていないかぎり、自社ビルを建てるよりオフィスを借りるほうが一般的でしょう。現在オフィスを借りる方法は多様化しています。この記事では賃貸オフィスにテーマを絞り、メリットや注意点について解説します。

賃貸オフィスとレンタルオフィスの違い

近年はシェアオフィスやバーチャルオフィスなど、既存の概念を覆すタイプのオフィスが登場しています。しかし、一定規模以上の企業を長期的に運営するためには、賃貸オフィスかレンタルオフィスが基準になるでしょう。

どちらも必要なオフィス空間を借りる点で、これら2種類のオフィスは同じように思えますが、実際には契約の方法がまったく違います。賃貸オフィスでは「賃貸借契約」を結び、レンタルオフィスでは「施設利用契約」を締結するのです。

一般的に賃貸借契約では借主の立場が強く、利用上の自由度も高いといわれています。その反対に施設利用契約では貸主が優位であり、ある程度利用上の制限を受け入れなければなりません。この違いの理由は、賃貸借契約では借主の権利が、借地借家法で保護されているためです。

賃貸orレンタルどちらを選ぶべき？

賃貸オフィスとレンタルオフィスの違いを考える場合、一般的な賃貸マンションとホテルを例にするとわかりやすいかもしれません。マンションでは空っぽのスペースに、自分たちで家具や家電を持ち込み、自由にレイアウトができます。一方ホテルでは室内に調度が揃っており、それらを自由に配置換えすることはできません。

実際にオフィスを選ぶときには、この自由度を基準にすることになるでしょう。自社の業務やイメージどおりにオフィスを利用したい場合、また自由なレイアウトで職場環境を整備したい場合は賃貸オフィスが向いています。

オフィスにそれほど機能性を求めず、繁忙期と閑散期でオフィスの利用度が大きく変わる場合などには、レンタルオフィスでも十分だといえます。資金や経費の面で考えると、レンタルオフィスのほうがコストを抑えることができるでしょう。

賃貸オフィスのメリットとデメリット

賃貸オフィスを選ぶ場合、事前にメリットとデメリットを把握しておくことが重要です。まずはメリットから考えてみましょう。賃貸オフィスは自由度が高いため、建物そのものに手を加えたりしなければ、借主の思いどおりに室内をレイアウトできます。会社の業務に最適なゾーニング、備品の配置、自由なデザインなどが可能です。

またオフィス内は完全な占有スペースになるため、レベルの高いセキュリティ対策ができます。多くの情報や知的財産などを扱う企業にとっては非常に重要なポイントです。全体的な業務の効率化を求めるなら、ほかのタイプのオフィスよりも優れているといえます。

一方デメリットとしては、契約の煩雑さやコストの問題が挙げられます。日本の賃貸契約は複雑で手間がかかり、保証金なども含めてかなりの額の初期費用が必要です。準備できる資金によっては、オフィス規模の見直しが必要になるかもしれません。

賃貸オフィス法人契約の流れ

まず賃貸オフィスを探す段階では、立地、床面積、予算などのさまざまな条件を検討したうえで、不動産業者に物件探しを依頼します。不動産業者選びも重要なポイントです。賃貸契約は以下のような流れで行います。

①条件の検討と不動産業者の選定
②オフィス物件の内覧
③物件の選定と入居申し込み
④入居審査～入居決定
⑤賃貸契約の締結

基本的な流れは個人住宅の場合とほとんど変わりません。しかし法人契約の場合は、会社の登記簿謄本のほか決算書や当期試算表など、経営状況や資産状況を証明するための書類を準備しなければなりません。物件探しから入居までは、ある程度の期間を考慮するべきでしょう。

オフィス契約で注意すべきポイント

最後に、オフィスとして賃貸契約する場合の注意点をいくつか挙げておきましょう。

・不動産業者選びは慎重に：オフィス物件で実績がある業者を選ぶ
・物件内覧に時間をかける：多くの物件を実際に見て比較し、周辺環境などにも注意する
・不安要素は必ず確認：物件で気にかかる点はそのままにせず、必ず業者に確認する
・初期手数料は相談：賃料・保証金・礼金などは、可能なら希望を伝えて交渉する
・無理な契約はしない：予算を超えた契約は経営への負担増になるため注意する

オフィス契約は経営戦略の1つでもあるため、余裕を持って計画を立て、条件のよい物件を粘り強く探すことが重要です。信頼できる不動産業者選びが、オフィス探しの第一歩といえるでしょう。

実際にオフィスの移転が決まったら、引っ越しからオフィスレイアウトまで、一貫して依頼できるサービスを利用することも選択肢の1つです。

オフィス移転・デザインサービスについては、以下のサイトで詳細をご覧ください。
https://www.manegy.com/service/office_relocation/

まとめ

現在は企業にとって、オフィスの役割も変化しつつあります。それでも企業活動の拠点として、さらに従業員が働く場として、オフィスの重要性が変わることはないでしょう。

オフィスの移転を考えるなら、まずは従業員の意見や希望を聞くことも重要です。また移転が経営に与える影響も、詳細に分析する必要があるでしょう。最終的に移転の決断に至ったときには、焦らず気長に理想のオフィスを探してください。

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