【2024年】OCRのおすすめ3選│サービスの選び方やメリットデメリットとは

効率的な文書管理は業務の生産性を大きく左右します。その中で、OCR（Optical Character Recognition、光学文字認識）サービスの導入は、紙の文書をデジタルデータに変換し、情報のアクセシビリティと検索性を高めることで、事務処理の時間を大幅に削減します。

この記事では、OCRサービスのメリットとデメリット、注意すべき点、選び方、そして無料版と有料版の違いについて詳しく解説し、総務担当者におすすめのOCRサービスを3つ紹介します。

総務部門における業務効率化を図るための一助として、適切なOCRツールの選択がいかに重要であるかを掘り下げていきます。

OCRサービスの活用メリット

OCR（Optical Character Recognition）技術を活用することで、総務担当者は多くのメリットを受けることができます。主なメリットは以下の通りです。

1. 時間の節約と効率化
OCRサービスを利用することで、手作業でのデータ入力が不要になります。大量の紙文書をスキャンし、テキストデータとしてすぐに処理できるため、データ入力にかかる時間と労力を大幅に削減でき、これによって他の重要な業務により多くの時間を割くことが可能になります。

2. 物理的スペースが確保され、データが検索できる
デジタル化された文書は、物理的なスペースを占有しません。OCRによってテキスト化されたデータは、キーワード検索が可能となり、必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。これにより、情報のアクセス速度と処理速度が向上し、業務の効率が上がります。

3. エラーの削減
手作業でのデータ入力は誤りが発生しやすいですが、OCRを利用することで入力ミスが削減されます。高精度のOCRサービスは、テキストを正しく読み取り、データの正確性を保ちます。

4. コンプライアンスとセキュリティの強化
デジタル化された文書は、セキュリティ対策が施しやすくなります。アクセス権を細かく設定でき、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減することが可能です。また、法令遵守の観点からも、適切に管理されたデジタルアーカイブは監査対応を容易にし、コンプライアンス面もサポートします。

5. 環境への配慮
紙の使用量を減らすことで、企業の環境負荷を低減できます。デジタル化はペーパーレス化を推進し、企業のサステナビリティ（持続可能性）戦略に貢献します。

OCRサービスの活用デメリット・注意点

OCRサービスは多くのメリットをもたらしますが、導入前に理解しておくべきデメリットや注意点も存在します。これらも把握した上で導入を検討していきましょう。

1. 認識精度の問題
OCR技術は進化していますが、完璧ではありません。書体や書かれた文字のクオリティ、文書のスキャン品質によっては、誤認識が発生することがあります。特に手書きの文書や古い文書、損傷している文書では高い認識精度を保証することが難しい場合があります。

2. 初期投資と継続的なコスト
高品質なOCRソリューションを導入するには、しばしば高額な初期投資が必要となります。また、サービスのアップデートやメンテナンスにもコストがかかるため、費用対効果の算出が必要になるでしょう。

3. プライバシーとセキュリティのリスク
文書をデジタル化する際には、個人情報や機密情報が含まれている場合があります。これらの情報を適切に保護するためのセキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩のリスクが生じることがあります。特にクラウドベースのOCRサービスを利用する場合は、提供元のセキュリティ対策とプライバシーポリシーを確認することが重要です。

4. システムとの互換性
導入するOCRソリューションが既存のITインフラや他のシステムと十分に連携できるかどうかも見ていきましょう。互換性の問題があると、システム全体の効率が損なわれる可能性があります。

5. 研修とサポート
OCRソリューションを最大限に活用するためには、適切な研修を受け、慣れることが必要です。わかりやすい研修や充実したサポートなど、導入後スムーズに業務がおこなえる状況になっているかを確認しましょう。

OCRサービスの選び方

OCRサービスを選ぶ際には、複数の要因を考慮する必要があります。以下に、効果的なOCRソリューションを選択するための主要なポイントを紹介します。

1. 認識精度と速度
OCRサービスの最も重要な要素は、その認識精度です。高い精度で文書をテキストデータに変換できるかどうかがポイントです。また、処理速度も重要で、大量の文書を迅速に処理できる能力が求められます。実際にサービスを試すことで、その性能を確認することがおすすめです。

2. 対応フォーマットと多言語サポート
扱う文書のタイプによっては、特定のフォーマットや言語のサポートが必要になる場合があります。例えば、多国籍企業では、異なる言語の文書を処理する能力が必要です。対応しているフォーマットや言語を確認し、業務のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。

3. システム連携と拡張機能の有無
選択するOCRサービスが既存のシステムやアプリケーションと容易に統合できるか、また将来的にシステムの変更や拡張があった際に柔軟に対応できるかは、長期的な観点から見て非常に重要です。APIの提供やカスタマイズの可能性を確認することが推奨されます。

4. セキュリティとプライバシー
特に機密情報を含む文書を扱う場合、データのセキュリティとプライバシー保護は最優先事項です。安全なデータ転送、ストレージのセキュリティ、プライバシーポリシーの遵守など、サービス提供者のセキュリティ対策を詳しく調べておきましょう。

5. コストパフォーマンス
全体的なコストを評価する際には、初期投資だけでなく、運用コストやメンテナンス費用も含めて考慮する必要があります。また、費用対効果を考慮し、予算内で最大の価値を提供するサービスを選ぶことが重要です。

無料版OCRと有料版OCRとの違いとは？

以下の表は、無料版と有料版のOCRサービスの違いを示しています。これを参考に、自社のニーズに合ったサービスを選択する際の参考になさってください。

無料版OCRは初期コストがかからないため、低予算で基本的なテキスト認識機能を試したい場合に適しています。

一方、有料版OCRは多機能でセキュリティも強化されており、商業利用や大量の文書処理が必要な場合に推奨されます。 ​

OCRサービスのおすすめ3選

スキャニング

出所：スキャニング公式サイト

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invoiceAgent 電子取引

出所：invoiceAgent 電子取引公式サイト

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スマートOCR

出所：スマートOCR公式サイト

スマートOCRとは紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。スマートOCRでは、AIによるディープラーニングを活用し、従来のOCRでは難しかった、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。

まとめ

OCRサービスは総務部門の文書管理を効率化し、作業時間を短縮する有効なツールです。選択時には認識精度、対応フォーマット、システム連携と将来の拡張性、セキュリティ、コストパフォーマンスを考慮することが重要です。

無料版と有料版では機能やサポートが異なるため、用途に合わせて適切なサービスを選ぶことで、業務の効率が大幅に向上します。

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