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働き方が多様化している中、大企業はもちろん中小企業でも勤怠管理システムの導入が一般的になっています。もしも導入を検討中なら、低コストで使いやすいシステムがおすすめです。多くのシステムの中からどのように選べばよいのか、中小企業に最適な勤怠管理システムについて解説します。
勤怠管理の厳格なルール
勤怠管理とは、企業内で働くすべての社員について、労働時間と休憩時間を厳格なルールに従って管理することです。具体的には毎日の始業・終業時間、休憩時間、時間外労働時間のほか、出勤日や有給休暇取得日数なども勤怠管理に含まれます。
勤怠管理は給与計算に必須ですが、労働基準法の法定労働時間を守るという重要な役割も果たします。そのため勤怠管理で記録した書類やデータは、決められた期間保存しなければなりません。こうした義務を怠ると、罰則の対象になる場合もあるのです。
勤怠管理システム導入のススメ
勤怠管理システムを導入していない職場では、出勤簿やタイムカードによる勤怠管理が行われているでしょう。しかし従来の固定的な働き方が変化する中で、それぞれに課題が生じているかもしれません。
たとえば出勤簿の場合、記載から集計する間にミスが生じる可能性が高く、チェックを厳しくしないと不正申告も起こり得ます。タイムカードも集計ミスが生じやすく、複雑な勤務時間管理はできません。また出勤簿やタイムカードでは、リモートワークへの対応はほぼ不可能です。
Excelを使ってパソコン上で勤怠管理をする方法でも、当然リモートワークには対応できず、ミスや不正申告もゼロにはできません。このような既存の方法では、中小企業とはいえ社員数が増えたり、働き方の選択肢が広がったりすると、勤怠管理そのものが非効率な業務になってしまうでしょう。
中小企業におすすめの勤怠管理システム
実際に勤怠管理システムの導入を考える場合には、導入・運用コストと必要最低限の機能を基準に検討するとよいでしょう。コストが負担にならないことは重要であり、必要ない機能の追加はやはりコスト増に直結するからです。
コストの面では、導入時の初期費用は不要で、料金も1従業員あたり月額200円から利用できるシステムも登場しています。出退勤時の打刻は、スマートフォンのアプリやICカードなどの利用が可能です。また多くのサービスでは、給与管理システムとの連携機能も提供しています。
中小企業におすすめの勤怠管理システムについては、以下のページで紹介しています。
https://www.manegy.com/service/attendance_management/
基本機能以外に自社のニーズに合わせて、追加機能を選べることも勤怠管理システムの優れた点です。打刻機能では指紋認証や顔認証も可能で、労務管理ではシフト作成機能を備えたサービスもあります。将来の発展性を考えると、さまざまなシステムとの連携が可能なシステムを選んだほうがよいでしょう。
まとめ
中小企業でも業務の効率化は急務であり、勤怠管理も例外ではありません。今後勤怠管理システムの導入を検討するなら、自社に合ったシステムを選ぶと同時に、拡張性を重視することをおすすめします。まずは給与管理システムとの連携などから、業務効率化を始めてみてください。
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