契約書管理ツールとしてのExcel、契約書管理システムについて詳しく解説

日々膨大な契約を取り交わす企業にとって、効率的な契約書管理は不可欠です。非効率な契約書管理を続けると、契約担当者の業務効率が悪化したり、秘密情報である契約内容が漏えいしたりと、多くのリスクが生じます。それを避けるためには、最適な契約書管理ツールを活用することが重要になります。

そこで今回は、現状の契約書管理ツールの主流ともいえるExcel、契約書管理システムについて詳しく解説しましょう。

契約書管理ツールとは？

契約書管理とは、契約書そのものと契約書に記載されている内容に関する情報を管理することです。

企業がビジネスの場で取り交わす契約書は、売買契約、秘密保持契約、雇用契約、業務委託契約など多種多様です。各契約で期日、禁止事項など多数の項目が列挙されているため、契約担当者が内容のすべてを記憶するのは不可能ともいえます。そのため契約書を適切な形で保存し、いつでも閲覧・活用できるように管理するのが契約書管理です。

そしてこの契約書管理を効率的に行うためには、「契約書管理台帳」の作成が欠かせません。契約書管理台帳とは、契約書を保管場所からいちいち取り出さなくても済むように、契約書の内容を台帳の形でまとめたものです。高度成長期、契約書管理台帳は文字通り帳面であり、契約書の内容を台帳の中に事務員が手書きで記載するのが基本でした。しかし契約数が多い企業だと、手書きで契約書管理台帳を作るのは大変な作業です。

そうした契約書管理の労力を減らすために活用されるのが、各時代の先端技術を用いた「契約書管理ツール」です。昭和後期～平成初期には便利ツールであるワープロ機器が登場したことで、手書きの必要がなくなりました。さらに1990年代後半からPCのワープロソフト・表計算ソフトが普及すると、契約書の内容を自社でデータ化していつでも閲覧できるようにもなりました。

近年ではさらに進化し、契約書管理システムを導入することで契約書管理のすべてをデジタル化できるようになり、より管理作業を効率化できるようになりつつあります。

契約書管理ツールとしてのExcelのメリットとデメリット

1990年代後半から現在に至るまで、契約書管理のためのツールとして広く活用されているのが表計算ソフトのExcelです。正確に言うと、紙の契約書をファイル化してキャビネットなどに厳重に保存する一方で、契約書の内容を記載した契約書管理台帳をExcelで作成し、管理者・従業員がいつでもPCで閲覧できるようにすることを指します。

Excelで契約書管理をする最大のメリットは、低コストで導入できる点にあります。Excelのソフトは安く、日常業務でPCを使用している企業であれば、Microsoft Officeは身近な存在となっているのが通例です。初期費用が安く、すぐにでも開始できる点は大きな利点といえます。さらに項目の追加や計算処理がしやすく、契約書管理台帳のカスタマイズもしやすいです。

しかしデメリットも多く、Excelによる契約書管理台帳はカスタマイズこそしやすいものの、「見やすさ」の点では難点があります。「行・列」を基体とした味気ない見た目になりがちで、作成者はわかりやすい表と思っていても、実際に普段から閲覧している従業員からすると、わかりにくいとの感想をもたれる可能性もあります。

また契約更新・期限の管理もしにくいです。Excelの契約書管理台帳にはもちろん契約更新に関する情報が記載されていますが、アラートなどによる通知機能、ダッシュボードでの自動表示機能などが不十分であるため、気付かないままになる恐れがあります。この点、もともとExcelは契約書管理のために作られたソフトではないので、仕方がない部分でもあるでしょう。

そして最大のデメリットともいえるのが、手作業の必要性です。契約書の内容を契約書管理台帳にコピーする作業は、すべて人間がPCのキーボードを叩いて入力する必要があります。この場合、手間と時間がかかるのはもちろん、入力ミスなどのリスクも生じます。この意味で、Excelによる契約書管理は「アナログ」の手法であるといえるでしょう。

参考記事
契約書はExcelで作成してもOK？　メリット、デメリットと導入の流れについて解説

契約書管理ツールをデジタル化した「契約書管理システム」

Excelによる契約書管理が行われている一方、近年普及しつつあるのが、契約書管理ツールをデジタル化すること、いわゆる「契約書管理システム」の導入です。

契約書管理システムとは、企業が取り交わす契約書をAIの活用により電子的に一元管理し、検索しやすくする機能、更新期限の管理機能などを搭載したソフトウェア・クラウドサービスのことを指します。

契約書の内容はスキャンしてすぐに保存できるので、契約書管理台帳を作成する上での人的作業を大幅に削減できます。また近年増えつつある電子取引にも対応し、データ化された契約書をシステム内で高度なセキュリティのもとで保管可能です。さらに契約書の内容に関する高度な検索機能を備え、更新期限のアラート通知機能も充実するなど、Excelにはない契約書管理に特化した便利な機能を多数もっています。

契約書管理システムを導入することで契約情報の一元管理を効率的に行うことができ、不正行為や入力ミスを大幅に削減可能です。また契約の承認プロセス自体もデジタル化されて明確化・自動化でき、不適切な契約締結を防げます。

導入費用がかかるなどのデメリットがあるものの、業務効率化、リスク管理・コンプライアンスの強化、データの可視化・分析のしやすさなど多くのメリットがあり、契約書管理システムは新たな契約書管理ツールとしてスタンダードになりつつあります。

参考記事
契約書管理システムおすすめ11選！法務向けに選び方と比較ポイントも紹介

システムとしての契約書管理ツールの活用術

契約書管理システムをうまく活用するための方法として、以下の点を挙げられます。

・更新期限のチェック機能を活用する
Excelによる契約書管理と契約書管理システムの大きな違いの1つが、後者は契約期限を見える化でき、契約更新の見落としを防げる点です。契約書管理システムがもつ自動リマインド機能の利用により、従業員の負担を減らし、期限の確認し忘れによるミス・不利益をなくせます。

・セキュリティ機能を活用する
契約書管理システムは組織・個人単位でアクセス権限を柔軟に設定でき、セキュリティの管理がしやすいです。部門・役職などにもとづいた権限管理も容易で、誰が閲覧・編集したかの記録管理もでき、情報漏えい・不正行為の予防につながります。

・契約全般に関わるプロセス管理機能を活用する
契約書管理システムにはワークフロー管理機能があり、契約書の作成から契約の承認・締結、契約書の保管までのプロセスをすべて自動で行えます。承認プロセスを厳密に設定することで、「〇〇さんの承認を得ていないのに契約書を送付してしまった」といったミスもなくせます。また、契約の進捗状況を透明化してリアルタイムで把握でき、進行が遅れている契約へのフォローを迅速に行うことも可能です。

まとめ

契約書管理ツールの活用は、契約書管理の効率化には欠かせません。ツールの内容は時代の変遷・技術の進展とともに移り変わり、現在はExcelによる管理から、契約書管理システムによる管理への移行期にあたるともいえます。Excelには使いやすい、初期費用が安いなどのメリットがありますが、現在は日本経済全体でデジタル化による業務効率化が重視され、電子契約を導入する企業も増えてきました。時代の流れに合わせた契約書管理ツールを活用するなら、契約書管理システムの活用がおすすめといえるでしょう。

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参考：
NobishiroHomu｜契約書管理とは？適切な方法やシステム選定、効率化のポイントを解説
マネーフォワード｜契約管理とは？メリットやポイント、システムの選び方を解説
マネーフォワード｜契約書管理台帳とは？Excel（エクセル）の作成方法と一元管理の方法を解説
ＫＥＩＹＡＫＵ　ＷＡＴＣＨ｜契約管理（契約書管理）とは？重要性・企業が講ずべき措置・システム化のメリットなどを解説！
クラウドサイン｜契約書管理とは？管理する上でのポイントやシステム導入のメリットを解説

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