総務担当者必見！業務を効率化する理由と具体的手順

公開日2025/07/17 更新日2025/07/16 ブックマーク数

総務

総務部門は、人手不足や業務量の増加に常に悩まされがちです。
属人化や多岐にわたる業務範囲、さらにはアナログな作業が多いことで、担当者の負担はどんどん大きくなります。
本記事では「なぜ効率化が必要なのか」「効率化によって得られるメリット」「実際にどのように進めていけばよいのか」を分かりやすく解説します。
総務の抱える課題解決の参考にしてみてください。

目次本記事の内容

総務が抱える課題
業務を効率化するメリット
業務を効率化する手順
業務を効率化するツール
まとめ

総務が抱える課題

属人化

総務の業務には、長年の慣習によるノウハウが個人に蓄積されているケースが多々あります。
そのため、特定の担当者が休職・退職した際に仕事が滞りがちです。
業務の属人化は、引き継ぎ不足やミスを招き、企業全体の生産性を低下させる大きなリスクになります。

業務範囲が広い

文書管理、備品管理、社内行事の運営、問い合わせ対応、さらにはオフィス環境の整備など、総務が担当する業務範囲は非常に幅広いです。
限られたリソースの中ですべてをカバーしようとすると、一人ひとりの担当者に大きな負担がかかり、人手不足がさらに深刻化します。

アナログ業務が多い

紙ベースの書類管理や手作業でのデータ入力、郵便物の仕分けなど、アナログで行われている業務が多いのも総務の特徴です。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが起きやすいのも難点です。

業務を効率化するメリット

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記事提供元

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主力サービスである「クラウド郵便®atena」は中小企業から上場企業まで幅広い導入実績が有り、累計30万通以上の郵便物を電子化してきた郵便物受領業務の効率化サービスになります。
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