【無料DL可】顛末書テンプレート｜正しい書き方とトラブル別の記載ポイントを紹介

企業でミスやトラブルが発生した際、従業員がその経緯や原因、再発防止策などを報告するために作成するのが「顛末書」です。

本記事では、顛末書の役割や作成時のポイントをわかりやすく解説するとともに、社会保険労務士が監修した顛末書テンプレートもご紹介します。

【無料DL可】顛末書テンプレート

Manegyでは、社会保険労務士作成の顛末書テンプレート（Word形式）を無料でダウンロードいただけます。
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テンプレート概要

• ファイル形式：Word（.docx）
• 作成者：西方克巳（社会保険労務士）

顛末書

不始末や不祥事に対し、謝罪の気持ちではなく、いつ・どこで・どのように発生したか、それに対する結果や対応など経緯の詳細を客観的に分析し、まとめたものを報告するための書式です。最後に会社からの処分を受け入れることに同意する文言を記載しています。※赤字の部分を自社に合わせてアレンジしてください。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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顛末書とは

顛末書を適切に作成するためには、まずその定義と役割を正しく理解することが重要です。

顛末書の役割

顛末書とは、業務上の事故やトラブルを起こした従業員が、その発生の経緯や原因、対応策などを上司に報告するための文書です。

顛末書の役割は、単なる報告にとどまりません。
事実関係を明確にすることで、企業としての責任の所在を把握し、再発防止策を講じるための重要な判断材料となります。
また、事後対応や処分の妥当性を社内外に説明する根拠にもなり得るため、法的・組織的なリスク管理の観点からも欠かせない文書です。

提出先は通常、直属の上司ですが、事故の重大性に応じて、部門長や経営陣、人事部門、法務部門などへ段階的に報告・共有されることもあります。
そのため、管理部門の担当者も、顛末書の役割や基本的な書き方について把握しておくことが求められます。

始末書・経緯報告書との違い

顛末書と混同されやすい文書に、「始末書」と「経緯報告書」があります。

始末書は、主に個人の過失や違反行為に対する謝罪や反省を示す文書です。
処分を前提とした懲戒的な性質が強く、個人の責任を明確にすることに重点が置かれます。
一方、顛末書は、出来事の経緯や原因、対応策を客観的に記録・分析し、個人の処罰よりも再発防止や組織的な改善を目的とする文書です。

また、経緯報告書は、出来事の発生から現在までの事実を時系列で整理し、関係者間での情報共有を目的とするものです。
一般的に、経緯報告書はトラブルが解決する前に作成されるのに対し、顛末書はトラブル解決後に作成され、その一部始終を報告するという違いがあります。

顛末書の正しい書き方

適切な顛末書を作成するには、記載方法を正しく理解しておく必要があります。
ここでは、Manegyが提供するテンプレートに基づき、顛末書の基本的な書き方を解説します。

記載項目

本文では「記」のあとに、以下の6項目を番号付きで記載します。

1. 発生日時

事故が発生した正確な日時を記載します。
曜日や時刻を含め、できるだけ具体的に記載します。
時間が不明な場合は「頃」を補足し、事実に反する情報は記載しないことが重要です。

例：「令和6年3月15日（金）午後2時30分頃」

2. 発生状況

5W1Hに基づいて、状況を客観的に記載します。
主観や感情は排除し、観察できた事実を時系列で簡潔に整理しましょう。

例：「○○交差点において、当方直進中に右折車両と接触」

3. 被害内容

人的被害と物的被害を明確に分けて記載します。
被害の程度・範囲をできるだけ定量的に記録し、曖昧な表現は避けましょう。

例：「運転者軽傷（打撲、通院2日）、自社車両フロント部分損傷、相手車両右後方ドア凹損」

4. 発生原因

事故やトラブルに至った要因を客観的に分析して記載します。
複数の要因が考えられる場合は、主な原因と副次的な要因を区別して書くことが望ましいです。

例：「安全確認不足により、右折車両の接近を見落とし」

5. 被害額／損害額

金銭的な損害を具体的に記載します。
確定金額と概算金額は区別し、保険適用の予定がある場合はその旨も明記します。

例：「修理費用350,000円（概算）」

6. 対応状況

事故発生後に実施した対応を、時系列で記載します。
対応の迅速性や適切性を示すことで、信頼回復にもつながります。

例：「午後2時35分：警察へ通報、午後2時40分：救急車要請、午後3時00分：上司へ連絡」

添付書類と再発防止策の記載

添付書類の欄には、顛末書を補完する資料を明記します。
重要な証拠書類は必ず添付し、種類や枚数を具体的に記載しましょう。

例：「事故証明書、現場写真3枚、修理見積書」

再発防止策では、同様の事案を防ぐための具体的な改善策を記載します。
抽象的な表現は避け、「いつ・何を・どのように実施するか」を明確にすることが重要です。

トラブル別顛末書の作成ポイント

顛末書は、発生した事案の内容や再発防止策を明確にするうえで欠かせない文書ですが、その内容や記載する際のポイントはトラブル内容によって大きく異なります。
ここでは、トラブル別に顛末書の作成時のポイントを紹介します。

交通事故・車両事故

交通事故に関する顛末書では、発生日時・場所を具体的に記載し、天候や路面状況も併記します。
警察への届出状況、救急車の要請有無、現場での対応内容なども重要な記録事項です。

情報漏洩・メール誤送信

情報セキュリティに関わる事故では、漏洩した情報の種類と件数、影響を受ける可能性のある顧客数を明確に示し、個人情報保護法に基づく報告義務がある場合はその旨も明記します。

納期遅延・品質不良

製品やサービスの品質に関わる問題では、遅延の期間や不良の内容、影響を受ける顧客数と損害規模を定量的に示します。

器物破損・備品紛失

物的損害に関する事故では、破損・紛失した物品の詳細と損害額の算定を正確に記載します。

顛末書

不始末や不祥事に対し、謝罪の気持ちではなく、いつ・どこで・どのように発生したか、それに対する結果や対応など経緯の詳細を客観的に分析し、まとめたものを報告するための書式です。最後に会社からの処分を受け入れることに同意する文言を記載しています。※赤字の部分を自社に合わせてアレンジしてください。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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FAQ｜顛末書に関するよくある質問

この項目では、顛末書の作成時に寄せられる疑問について、わかりやすくQ&A形式で解説します。

Q.顛末書を提出すると必ず懲戒処分を受けるのでしょうか？

A.
いいえ。
顛末書は事実の記録と原因分析、再発防止策の提示が目的であり、処分の有無は別途就業規則・懲戒規程に基づき決定されます。
必ずしも懲戒処分を受けるものではありません。

Q.提出後に必要なフォローアップは？

A.
再発防止策の実施状況をモニタリングし、一定期間後に効果検証レポートを作成するのが望ましいです。
類似事故発生の有無を監視し、PDCAサイクルで継続的な改善を図りましょう。

まとめ

適切な顛末書の作成は、企業の継続的な改善に不可欠な取り組みです。
本記事で紹介したテンプレートと作成ポイントを活用し、事実に基づいた客観的な顛末書を作成することで、組織全体の安全性と信頼性の向上を実現できます。

重要なのは、顛末書を単なる報告書として捉えるのではなく、組織学習と改善のために活用することです。
継続的な見直しと改善により、より安全で信頼性の高い組織を目指しましょう。

顛末書

不始末や不祥事に対し、謝罪の気持ちではなく、いつ・どこで・どのように発生したか、それに対する結果や対応など経緯の詳細を客観的に分析し、まとめたものを報告するための書式です。最後に会社からの処分を受け入れることに同意する文言を記載しています。※赤字の部分を自社に合わせてアレンジしてください。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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