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経費精算は、時間と手間がかかる業務です。担当者は、ミスや不正がないか厳しくチェックする必要があります。
また、業務がスムーズに進まない理由として、経費精算におけるフローに問題があります。経費精算を効率化させるためには、このフローを改善するような対策をとらなければなりません。
そこで今回は、経費精算における問題やうまくいかない理由を挙げながら、効率化を図るための方法について紹介していきます。
目次【本記事の内容】
さて、経費精算において起きている問題にはどんなものがあるでしょう?
そもそも経費精算とは、業務に関係する活動でかかった経費を会社で精算することです。経費精算は交通費精算や旅費精算、さらに交際費、図書費、通信費、事務用品費などの小口精算にわかれます。精算をする際には、経費申請書を作成して、領収書と一緒に提出しなければなりません。
このような経費精算において、2つの問題があります。
1つは申請ミスが起きることです。例えば、以下のようなケースが挙げられます。
・申請金額と領収書の相違
・領収書の不備
・日付・宛名などの項目が未記入
・精算もれや二重申告
申請者によるミスがないか、担当者はくまなくチェックする必要があります。
もう1つの問題が、不正行為です。例えば、実際には行っていない空出張や架空接待が挙げられます。
一般社団法人日本CFO協会の調査によると、「これまでに組織内での不正を⾒聞きしたことがある」との回答者が73%にのぼり、その内21%が1億円以上の不正をしていることを明らかにしました。
(「企業不正に関する意識と実態調査」の結果と考察を発表|一般社団法人日本CFO協会)
このような不正は、企業倫理はもちろん法的に許されるものではありません。担当者が厳しい目を光らせる必要があるものの、経費精算における問題として浮き彫りになっています。
ミス・不正を防ぐためにも、経費精算には時間がかかります。とくにスムーズにいかない理由として、経費精算フローがあります。
一般的に経費を精算するフローは、以下の通りです。
<従業員>
領収書の用意・申請書の作成
<管理者・上長>
部下から提出された書類のチェック・承認
<担当者>
書類確認および会計処理
このフローごとに、手続きが遅れる要因を考えてみましょう。
<従業員>
・期日ぎりぎりになって、もしくは期限を過ぎて書類を提出する。
・書き方や申請方法がわからずに、確認に時間がかかる。
・差し戻しがあって、書類を再提出しなければならない。
<管理者・上長>
・出張や外出など社内の不在が続いて、書類のチェックが後回しになる。
・不明点を申請者へ確認する時間がかかる。
<担当者>
・1つ1つの項目ごとに、金額を確認するのに時間がかかる。
・不明点があれば、その都度、申請者に確認をとらなければならない。
・経費精算以外の業務に追われていて、作業が進まない。
それぞれの工程で、明確な期限やルールが設定されていない限り、状況を改善することは簡単ではありません。そこで経費精算を効率化させる3つの方法について、紹介していきます。
① 社内ルールの徹底
経費精算における社内ルールを見直して、統一させましょう。例えば、以下のようなルールを定めます。
・各項目・記載方法の定義
・申請書類の正しい書き方(または間違った記入例)
・いつまでに申請するのか、各フローにおける期日設定
・よくある質問と回答
・遅れる場合、後回しになる場合の対処法
社内ルールは設けるだけでなく、徹底することが大切です。すべての従業員が実施できるように説明や情報提供をして、経費精算にかかる手間を省いていきます。
② 意識の向上
会社が一丸となって、経費精算に対する意識を高めていくことが重要です。
主要な業務よりも優先度が低くなりがちな経費精算だからこそ、意識を改善する必要があります。一人ひとりの従業員が、ミスをしないように、迅速に対応するように担当者が訴えていきましょう。
例えば、全体朝礼や会議などの声かけ、ポスター掲示などで対策をします。
③ 経費精算システムの導入
経費精算システムは経費の申請から承認、決済、精算まで、一連のフローを自動化してくれるサービスです。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用ができます。社内にいなくても、申請や承認作業が可能です。
また紙ではなく、データで領収書・申請書を保管することができ、ペーパレス化を実現します。ICカード乗車券と連動をすれば、交通費を自動的に経費として計算してくれるので、わざわざ記入する手間もありません。
さらにシステムによっては、給与計算や会計などの社内システムとも連動できるので、給与計算や決算も簡単にできるようになります。
経費精算だけでなく、ほかの業務も効率化でき、大幅にコスト削減ができるようになるでしょう。
経費精算の効率化を上げるための方法を紹介しました。今すぐにでも問題視したフローを見直す必要があるでしょう。
経費精算における業務負担を減らすためには、社内ルールの徹底や意識向上、経費精算システムの導入が効果的です。とくに経費精算システムは、業務における負担を減らしてくれるので、大変期待することができます。
このような対策によって、効率化させるだけではなく、経費精算のミスや不正を防ぐことにも注力をしていきましょう。
以上が、「マネジー」でご紹介した、おすすめ経費精算のお役立ち情報でした。
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