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社内の情報共有をスムーズに進めるために必要なことは？

公開日2021/01/07 更新日2021/01/08


社員同士が情報を共有して業務に取り組むことは、業務を円滑に進めていくために必要なことです。しかし、社員一人一人が情報共有の重要性を理解していなければ、本当の意味での情報共有の効果を期待することはできないものです。では、情報共有がうまくいくためには、何が必要なのでしょうか。

情報共有の目的は仕事の効率化と生産性の向上

ビジネスパーソンなら、誰もが情報共有が必要なことを認識しているでしょう。情報共有の一般的なスタイルといえば、日々の業務で発生した出来事を、メールやエクセルのシートなどで共有するほか、会議や打ち合わせの場で、口頭で伝えているケースが多いようです。

一見、簡単なようですが、手間もかかりなかなか面倒ものです。会社の決まりだからと、単なる日常のルーティーンとして行っていても、情報を共有する本当の重要性を理解せずに、目的も曖昧なままでは、情報共有によるメリットを見出すことはできません。

情報共有とは、社員が業務活動で得た情報を蓄積し、それを社内全体で共有・活用することですが、それにより情報収集にかかるコストの削減、仕事の効率化、生産性の向上などにつなげるのが、情報を共有することの目的です。

業務で得た知識やノウハウを、チーム全体に活かせるようになれば、それは会社の大きな財産にすることもできます。だからこそ、情報共有が重要とされているのです。

情報共有の意味・目的の理解が必要

では、どのように情報を共有していけば、仕事の効率化や生産性が向上するのでしょうか。情報共有すべき項目としては日報、会議資料、顧客情報、スケジュール、クレーム、成約情報などがありますが、これらを共有することの重要性を、全社員が理解することが先決です。

その前に、情報共有を阻害している要因を見ていきましょう。たとえば、チームでプロジェクトに取り組んでいるものの、プロジェクトの全容を把握している人がチーム内にいない、ひとつのことを決めるだけでも時間がかかる、トラブル解決のスピードが遅い、上司と部下の間でコミュニケーションが不足している、などです。

情報共有のためのツール活用

こうした情報共有を阻害している要因をなくすためには、チーム内はもちろん、各部署間のスムーズな連携や、新たな発想が生まれるような職場環境をつくることが大切です。

そして、ビジネスチャットやグループウェアと呼ばれる、情報共有のためのツールを活用することも効果的です。情報共有ツールには、利用する人数による料金の違いや、さまざまな機能を有するものなど種類も豊富です。

それぞれの企業の状況に応じて、最適なツールを選択するようにしましょう。情報共有は、何をどこまで報告すべきか、そしてどんなツールを使うかによって、活かせる情報量も異なります。

社員間でスムーズな情報共有ができれば、社員同士のコミュニケーションの円滑化、モチベーション向上など、そして生産性の向上につながるなど、多くのメリットを期待することもできるようになるはずです。それぞれの企業の状況に応じて、最適なツールを選択するようにしましょう。

情報共有に役立つサービス紹介

Re:lation（リレーション）

『Re:lation（リレーション）』とは、企業が行う問い合わせ対応業務において、対応漏れ・ミスを「ゼロ」にし、応対品質の向上・効率化することのできるクラウドサービスです。

営業部門に多い顧客情報流出の懸念

ところで、情報共有が形骸化してしまう原因に、ライバルに自分が抱えている顧客情報筒抜けになってしまうことへの懸念があります。

時間をかけて交渉を続けてきた顧客をようやく成果となりそうなタイミングで、ライバルに先を越されてアプローチされてしまうことがないとはいえません。情報を共有するということは、ライバルであれ誰もがその顧客の情報を得ることができますから、営業部門では、細かい情報共有を積極的に行わない傾向もあるようです。

ですから、情報共有の本当の意味と、情報共有の仕組みや情報を共有しても大丈夫という安心感を醸成していくことも、大切になりそうです。

まとめ

情報共有するメリットは、業務量の削減や生産性向上などいろいろあるようです。でも、日報や会議資料のアップロードやダウンロードなどは、結構、手間がかかるものです。その手間を省いてくれるのが便利なツールです。ツールを活用して、情報共有を習慣化する仕組み作りも、管理部門の大切な役割といえそうです。

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