コロナ禍におけるオフィスづくりは「ABW」と「フリーアドレス」が鍵

新型コロナウイルスの影響により急速に普及したテレワーク。これまでの働き方が一変したことによりオフィスの在り方そのものが捉え直され、新しいオフィスづくりに取り組む企業が増えています。

今回は、これからのオフィスはどうあるべきか、そしてどのようなオフィスづくりをするべきかについて考えます。

コロナ禍が変えたニューノーマル時代の働き方

2020年4月に発出された新型コロナウイルスに関わる1回目の緊急事態宣言によって、多くの企業が従業員のテレワーク移行を余儀なくされました。東京都の調査によると、緊急事態宣言前の2020年3月には24.0％だったテレワーク実施率（従業員30人以上の都内企業）が、宣言後の4月には62.7％に跳ね上がりました。

生産性の低下や業務管理などの課題がクリアできず、宣言が解除されると実施率は低下していきましたが、引き続きテレワーク対応を進める企業は多くあります。宣言解除後もテレワーク実施率は50％を下回ることなく推移しており、徐々に定着しつつあるという見方もできます。

多くの企業にとっては、感染対策のために仕方なく対応したのが本音かもしれませんが、テレワークの実施によって働き方に関して多くの発見や発想の転換がありました。

折しも2019年4月に働き方改革が実施され、企業は社内の労働環境の見直しを求められていました。ワークライフバランスの促進にコロナ禍はタイミングのいい後押しとなり、テレワークだけではなく、オフィスにおける働き方についても考え直すきっかけとなったのです。

コロナ以前から取り組まれていた「ABW」

コロナ禍の中で実施されたテレワークは、部分的とはいえ「わざわざ出社しなくても仕事はできる」という確信を人々に与えました。自宅、コワーキングスペース、カフェなどでもパソコンがあれば作業ができ、ワーケーションを新たな事業として推進する動きも見られます。

「決められた時間にオフィスに出社して仕事をする」という従来常識とされてきた考え方は、「いつでもどこでも自分のやりやすい環境で仕事ができる」という考え方に少しずつシフトしています。

このように時間と場所を自分で選ぶ働き方をABW（Activity Based Working アクティビティ・ベースド・ワーキング）と言います。元々オランダから始まったとされるABWは、グローバル企業などを中心に広がっていき、日本においてもIT企業やクリエイティブ系企業などで導入されてきました。

ABWは働き方改革を進める上でも重要な概念であり、経済産業省や国土交通省などの中央省庁でも、コロナ以前から導入が検討されていました。そのため、ABWはコロナ終息後も引き続き推進されることが予想されます。

オフィスのどこでも仕事ができる「フリーアドレス」も鍵

一方で、オフィスに出社することの重要性も再評価されています。テレワークを実施してきたとはいえ、都内の企業の半数以上が週1～2日の実施にとどまり、オフィス出社と両立させていることがわかりました。これまでテレワークを進めてきた結果、従業員同士がオフィスで直接やりとりすることも大切だということが再認識されているようです。

だからといって、テレワークというニューノーマル時代の働き方が一般化していく中で、オフィスは旧態依然の在り方で続いていくことが許されるとは限りません。

テレワークが普及してくると、紙資料や押印作業など、これまでの労働環境に存在していた無駄な作業が目立ちはじめます。企業がそうした世の中の変化に対応しないままでいると、従業員の意識との間に不協和音が生じてくることが予想されます。

そこで注目されているのが「フリーアドレス」という考え方です。

オフィスに出社せずどこでも働けるという考え方がABWでしたが、オフィス内で自由に場所を変えて作業するワークスタイルをフリーアドレスと言います。

テレワークは出社しなくても仕事ができることを私たちに気づかせてくれましたが、それはオフィス内においても同様です。これまでは従業員各自に割り振られたデスクに張り付いて作業をしていましたが、パソコンや資料などがあれば社内のどこで仕事をしてもいいわけです。

根を詰めて作業したいときにはパーテーションで仕切られたスペースを利用し、アイディアに詰まったときはミーティングをしているガヤガヤとしたテーブルの隣で、耳をそばだてながら新しい発想をもらう、といった働き方が可能になります。

一般化しつつあるオンライン会議・オンライン商談専用のスペースや、リラックスしながら雑談できるスペースなどを設置する会社もあります。

フリーアドレスは従業員の動きを活発にするため、部門を超えたコミュニケーションが図られることも期待されます。

またテレワークと併用することで在社する従業員のためのデスク総数が減らせるため、オフィスの床面積を削減することもできます。その分、事業所を減らしたり、ゆったりした作業スペースを確保したりするなど、新しい発想でオフィスづくりをすることが可能です。

コロナはきっかけ。新しいオフィスづくりは企業の必須課題

ABWやフリーアドレスといった考え方に基づくオフィスづくりは、コロナ禍をきっかけに進められてきたわけではなく、働き方改革への取り組みの一環としてすでに中央省庁や一部企業などで検討されてきたものです。

例えばコニカミノルタでは、複数人で会話できるスペースと、一人で集中して作業できるスペースなどを、ワンフロアにランダムに配置するオフィスづくりによって、従業員のやる気をアップさせ、生産性の向上に成功しています。しかし、コニカミノルタのこうしたオフィスづくりはコロナ禍による急ごしらえの対応ではなく、2013年から始められた働き方改革の取り組みであり、会社内の課題の洗い出しなど時間をかけて進められてきたものです。

オフィス家具の製造販売をしているコクヨも、2019年に政府と協力してABWの実証実験を行うなど、オフィス改革に取り組んできました。

これから新たにゼロベースでオフィス改革に取り組もうと考えている企業は、こうした先進的な取り組みを進めている企業が提供するコンサルティングサービスを利用するのも一つの手です。

コロナが終息すれば元通りになるとは考えず、企業の生産性を上げる新しい取り組みとして積極的に進めてみてはいかがでしょうか。