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個人情報の重要性は皆さまご存知のことだと思います。企業が保持している個人情報が流出してしまったことで、賠償を求められたというニュースは毎年規模は違えど発生しているのが現状です。
そんな個人情報ですが、何が個人情報に該当するのかは理解されていますか？今回は社員の顔写真に関する質問です。顔写真は個人情報なのか、外部に公開せず、社内だけに使うのであれば本人への確認は不必要？という管理部門の質問への専門家の回答を基に解説していきます。
社員の顔写真を社内用なら確認せずに活用してよいのか
Q：弊社では2年に1回のペースですべての社員の、社員証の顔写真を変更しています。その際、全社員に向けて、会社の採用サイトの社員紹介ページに顔写真を載せてよいかあらかじめアンケートを取っています。
今回、イントラサイト（社内で使えるシステム）上に顔写真を登録したいのですが、別途全社員に確認は必要なのでしょうか？
顔写真も個人情報となるのかな？と思っていますが。
顔写真利用に関しての弁護士の回答
A：貴見のとおり、従業員本人を判別できる状態で顔写真を利用する場合、個人情報に当たります。
個人情報は利用目的をできる限り特定し、その利用目的の範囲内で利用しなければなりません。
特定した利用目的を変更する場合は、変更前の目的と関連性を有する範囲を超えてはならないのですが、逆にいうと、関連性があれば利用目的を変更することができます。会社の採用サイトの社員紹介ページに顔写真を載せることは、社員証の利用目的との関連性があるとまでは認められない可能性があるので、事前にアンケートを採り、承諾した社員だけを載せた方がよいでしょう。
これに対し、イントラサイトで顔写真を登録することは、社員証の利用目的と関連性があるともいえますので、社員証を作成する際にどのような利用目的を通知したのかによりますが、あらかじめ従業員に通知した利用目的がイントラサイトへの登録と関連性を有すると合理的に認められるのであれば、利用目的に追加することができます。
利用目的を変更した場合は、その目的を従業員に通知すればよく、個別に同意を取得する必要はありません。
個人情報とは？
個人情報の扱いについては、総務や人事担当者などは熟知していると思いますが、復習の意味で確認してみましょう。
「個人情報保護法」による「個人情報」の定義では、を次のようになっています。
「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む）、または個人識別符号が含まれるもの」
分かりにくい表現ですが、ようするに「個人に関する情報で、特定の個人を識別できる」ものが、個人情報ということです。
具体的には、名前や性別、生年月日、住所、顔写真も、特定の個人を識別できるものですから、個人情報となります。また、マイナンバーや旅券番号、免許証番号、基礎年金番号、住民票コード、各種保険証の記号番号、指紋、掌紋、虹彩、手指の静脈、声紋、DNAデータなども個人情報です。
「個人情報の保護に関する法律」が成立
個人を識別することが可能な個人情報は、行政や医療、ビジネスなどの幅広い分野で、活用することができます。
しかし、高度情報社会となり、個人情報が悪用される危険性が増えてきたため、個人情報の保護を図り、適切な活用ができるよう「個人情報の保護に関する法律」が平成15年（2003年）5月に成立しました。
個人情報保護法は、平成27年（2015年）に改正されましたが、法律の適用対象が拡大され、個人情報の数にかかわらず「個人情報をデータベース化して事業に利用している事業者」すべてが法律の適用対象となりました。
この改正により、多くの社員を抱える大企業や、大量の個人情報を利用していた事業者だけでなく、中小企業や個人事業主などすべての事業者が対象となり、町内会や自治会、学校の同窓会などにも、個人情報を取り扱う際のルールが義務づけられることになりました。
個人情報を扱う際の基本的ルール
個人情報保護法の施行によって、何かと窮屈になったと感じている人も多いでしょうが、通常は常識的な運用で問題はありません。
基本的なルールとしては、「使う目的をきちんと説明する」「勝手に目的外に使わない」「しっかり保管する」などです。
もし、迷うようなことがあれば、個人情報保護員会のホームページに「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」がありますので、それを参考にするといいでしょう。
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