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勤怠管理システムの選び方ガイド

公開日2023/07/01 更新日2023/12/01


勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時間を管理するためのシステムです。従業員の勤務状況を正確に記録し、労働時間の管理や給与計算、人事評価等を効率的に行うことが可能となります。


また、健全な労働環境の維持や、企業の労働法規の法令遵守をサポートします。具体的な機能としては、出勤・退勤時間の記録、勤務時間の自動計算、休暇申請・承認機能、シフト作成・管理などがあります。


最近ではクラウド（SaaS）型の勤怠管理システムも増え、手軽に導入できるようになっています。


この記事では従業員の勤怠管理を効率化できるシステムを導入したときのメリットや、選び方のポイント、おすすめのシステムを紹介しています。勤怠管理の効率化を図りたいご担当者様はぜひ参考にしてください。



勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムの導入には、従業員、管理職、人事担当者それぞれにとってのメリットがあります。以下にそれぞれの視点から説明します。


①従業員にとってのメリット

手軽な申請・確認：

PCやスマートフォンで打刻ができるため、出退勤の記録が簡単になります。また休暇や残業の申請をシステム上で簡単にでき、承認状況もリアルタイムで確認できます。


②管理職にとってのメリット

労働状況の一元管理：

メンバーの出勤・退勤時間、勤務時間、休暇の利用状況などを一元的に把握できます。これにより、部下の労働状況を理解し、適切な労働管理や人員配置が可能となります。


③人事担当者にとってのメリット

給与計算の効率化：

勤怠データを基に給与計算を自動化でき、給与計算にかかる手間と時間を大幅に削減できます。


コンプライアンス支援：

クラウド型のシステムでは、労働基準法など関連する法改正の際に、自動でバージョンアップできる製品があります。導入によって、気が付かないうちに法律に違反するリスクを回避できます。


勤怠管理システム選定のポイント

自社のニーズと要件の理解：

自社が必要とする機能や要件を明確に把握しましょう。例えば、リモートワーク対応、フレックスタイム制度の管理、休暇管理、給与計算ソフト連携など、求める機能は何かをリストアップします。さらに、現在抱えている問題点や改善したいポイントも考慮に入れます。


「クラウド（SaaS）型」か「オンプレミス型」か：

それぞれに向いている企業の特性がありますので、自社のニーズに最も合った形式を選ぶことが大切です。コストを抑え、システムの保有や保守運用を自社で行いたくない企業にはクラウド型が、特定の要件を満たす必要があり、システムやデータをインターネットに介さず自社環境のみに置きたい企業にはオンプレミス型が適しています​​。


システムの使いやすさ：

利用する全ての従業員がシステムを容易に理解し、使いこなせるかどうかを確認します。使い勝手の良さは、導入後にシステムが適切に活用されるかどうかを左右します。


導入後のサポート：

システムを導入した後も、疑問点やトラブルに対して迅速かつ適切に対応してくれるサポート体制が整っているかをチェックします。


セキュリティ：

勤怠管理システムは重要な個人情報を取り扱います。そのため、データ保護を確実に行うことができるシステムを選ぶことが必要です。


利用者別：勤怠管理システムの主な機能​

①従業員向けの機能と解決できる悩み

打刻機能：

従業員が出勤・退勤時間を記録する機能です。これにより、手書きのタイムカードの煩雑さや記録の抜け漏れを防ぐことができます。


打刻・申請漏れの対策機能：

打刻忘れや申請漏れを自動で通知してくれる機能です。これにより、後日の調整作業を減らすことができます。


②人事・経理担当向けの機能と解決できる悩み

休暇管理機能：

従業員の休暇を一元管理する機能です。これにより、休暇管理の手間を削減し、正確な休暇の把握を可能にします。


給与計算ソフト連携：

勤怠データと給与計算ソフトを連携させる機能です。これにより、給与計算の手間とミスを削減することができます。


以上のような機能を有する勤怠管理システムを導入することで、労働管理の課題を解決し、業務効率化を実現できます。


おすすめの勤怠管理サービス

キンコン

「キンコン」は、勤怠管理・交通費精算クラウドです。 お手持ちのスマートフォンやタブレット端末がタイムレコーダーに！アプリをインストールするだけなので、特別な機器は必要ありません。

SuicaやPASMOなどをタイムカードにすれば交通費も読み込み可能です。 また、SlackやLINE WORKS、Googleカレンダー、人事労務freeeなど、他社サービスとの連携も充実！

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マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠を使うと、タイムカードや勤怠集計のエクセル作業が不要になります。従業員それぞれの専用画面で勤怠を打刻するだけで集計が自動化。 有給休暇や残業時間状況の管理もわかりやすい画面で、勤怠業務のミスや漏れ・修正など煩雑な作業を削減します。

サービスの詳細はこちら≫



ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は法改正に自動で対応！ 人事部の業務負荷改善や現場の打刻漏れも解決！ 月末月初に発生しやすい抜け漏れへの対応工数＆ストレスをすっきり解消！

従業員：打刻や有給申請の手続きが面倒…もっと簡単にしてほしい、使いやすいシステムを利用したい
人事：月末月初に集中する勤怠管理業務の抜け漏れ、ミスをなくしたい
経営層：働き方改革関連法やペーパーレスに対応したい
⇒これらのお悩みをジンジャー勤怠でまるっと解決いたします。

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まとめ：自社に必要なサービスを選ぶには？

労務業務の効率化のためには様々な種類から、自社にあった製品を選ぶことが大切です。そのため以下の内容を確認して、勤怠管理システムを比較・検討しましょう。


ニーズの特定：
まず、自社がどのような課題を解決したいのかを明確にします。これには従業員、管理職、人事・経理担当者それぞれの立場からの要望も考慮します​。


勤怠管理システムの種類の理解：
システムは大きく「クラウド（SaaS）」型と「オンプレミス」型に分けられます。前者はコストを抑え、保守運用を業者に任せることが可能です。後者は自社環境で完結させたい場合や、クラウドでは要件を満たさない場合に適しています​。


製品の比較・選定: 製品の機能、価格、サポート体制などを比較し、自社のニーズに最も合った製品を選定します。その際、失敗例を踏まえ、システムの使いやすさ、カスタマイズ性、導入後のサポートなども確認します​。


トライアル利用：
可能であれば、実際にシステムを使ってみることをおすすめします。実際に操作感を確認することで、日々の使用感や機能の有用性を確認できます。


勤怠管理システムを比較したい方は、まず資料請求から始めてみましょう。各サービスの提供内容を確認し、自社にあったサービスを選ぶことが大切です。


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