企業内コミュニケーションツールの選び方ガイド

企業内コミュニケーションツールとは、社内の情報共有の効率化や社員同士のコミュニケーションを活性化するためのツールです。 パソコン、スマートフォン両方で利用できるものも多く、従業員同士のコミュニケーションが円滑にすることができます。

企業内コミュニケーションツールの導入は従業員の生産性を高めるために大切です。ツールの導入は、社員間の情報共有を容易にし、部署・チーム間の連携を促進し、社員の迅速な意思決定を可能にします。リモートワークと出社を併せたハイブリットワークが増える中、社員同士の情報連携を維持する上でも重要です。

この記事では企業内コミュニケーションツールを導入する重要性や選び方、おすすめのサービスなどを紹介します。ご担当者様はぜひ参考にしてください。

企業内コミュニケーションツールを導入する重要性

リモートワークが定着する中、企業内コミュニケーションツールを使用しない場合、情報共有が非効率になり、従業員同士のコミュニケーションに問題が発生します。重要な情報の伝達遅延や、内容の誤解、共有漏れにつながり、組織の生産性を悪化させてしまいます。

また、リモートワークの社員は孤立感を感じやすく、その結果としてエンゲージメントや満足度が低下する可能性があります。
2023年1月27日の日本生産性本部による「第12回 働く人の意識調査」の結果によると、全体のテレワーク実施率は16.8％でした。

企業規模別に見ると、以下のようになります。

・100人以下の小規模企業では、テレワーク実施率が前回の調査から1.4ポイント増の12.9％
・1001人以上の大企業では、テレワーク実施率が前回の調査から4.0ポイント増の34.0％

101～1000人の中規模企業では、テレワーク実施率が前回の18.7％から13.2％へと減少しました。

※参考：日経クロステック｜コロナ第8波のテレワーク実施率はやや減少も効率は向上、日本生産性本部が調査

コロナ禍が以前よりは落ち着いているとはいえ、リモートワークを推進する会社は多いです。その中で円滑にコミュニケーションを取り、企業全体の生産性を向上させていくためには企業内コミュニケーションツールは必須といえます。

問い合わせ管理システムの重要性と選び方

問い合わせ管理システムは、顧客からの問い合わせを一元的に管理することで、より効率的な顧客対応を可能にし、問い合わせの内容や対応状況を可視化します。これにより、応答時間の短縮や顧客満足度の向上を実現できます。

使用しない場合、問い合わせの取りこぼしや応答の遅延、一貫性のない対応をしてしまい、顧客の信頼を損なうリスクがあります。
問い合わせ管理システムを選ぶ際は、それぞれのシステムが以下の点を満たしているか確認しましょう。

ユーザーフレンドリーか：
問い合わせ管理システムは、利用者が容易に理解し使用できるものが理想的です。顧客が直感的に操作できるシステムの導入により、顧客満足度を向上させる効果が期待できます。

カスタマイズ性：
企業のニーズは異なるため、一律のシステムがすべての企業に適しているわけではありません。自社の状況にあわせて、問い合わせの種類、頻度に対応できることが大切です。そのため、自社のニーズに合わせてカスタマイズ可能なシステムが理想的です。

周辺システムとの統合機能：
問い合わせ管理システムは、他のビジネスツールやソフトウェアと連携できるといいでしょう。具体的には、CRMやメールシステム、SNSとの連携により、問い合わせ管理に関する情報を一元化し、効率的な顧客対応を可能にします。

FAQシステムの重要性と選び方

FAQシステムは、顧客が一般的な質問に対する答えをすぐに見つけられるようにするツールです。これにより、顧客は検索による自己解決が可能となり、企業は顧客のサポートコストや応対時間を削減できます。

使用しない場合、一般的な問い合わせへの対応でコア業務にかけられる時間がなくなり、企業の生産性向上を妨げる可能性があります。
FAQシステムを選ぶ際は、それぞれのシステムが以下の点を満たしているか確認しましょう。

ユーザーフレンドリーか：
FAQシステムは、顧客が必要な情報を簡単に見つけることができるようにするため、直感的に操作できるインターフェースであることが重要です。分かりやすいカテゴリーや検索機能を備えたシステムは、ユーザーが迅速に疑問を解決することを可能にします。

情報更新が容易か：
FAQは企業のビジネスや製品の変更に応じて頻繁に更新される必要があります。そのため、管理者が容易に内容を追加、編集、削除できるシステムは必須です。これにより、顧客に常に最新の情報を提供できるようになります。

アナリティクス機能：
アナリティクス機能は、どの質問が最も頻繁に閲覧されているか、ユーザーがどの情報を探しているかなどのインサイトを提供します。これらのデータは、FAQの内容を改善し、顧客サービスを最適化するための重要な情報源となります。

メール共有・管理ツールの重要性と選び方

メール共有・管理ツールは、社内メンバーのメール対応の情報共有を円滑にします。メールの対応状況が可視化されることで、返信対応が漏れてしまったり、顧客からの情報が見逃されたり、二重で対応してしまったりするリスクを防止できます。
メール共有・管理ツールを選ぶ際は、以下の点を満たしているか確認しましょう。

カスタマイズ性：
自社の用途にあわせて、機能を制限したり、画面のレイアウトを変更できたり、企業のニーズに柔軟に対応できることが重要です。そのため、自社のニーズに合わせてカスタマイズ可能なシステムが理想的です。

セキュリティ：
メールは重要なビジネス情報を含むため、セキュリティ対策が施されているツールを選ぶことが重要です。これにより、データ漏洩などのリスクを防ぐことができます。

周辺システムとの統合機能：
使用中の他のビジネスツール（CRM、プロジェクト管理ツールなど）との統合性があるツールを選ぶことで、作業フロー全体を効率化できます。

ビジネスチャットツールの重要性と選び方

ビジネスチャットツールはリアルタイムでの情報共有によりチームの生産性を向上させます。リモートワークが定着する中、ビジネスチャットツールを使用しない場合、コミュニケーションの遅延や誤解が生じ、プロジェクトの進行や生産性に影響を及ぼす可能性があります。

ユーザーフレンドリー性：
直感的に操作できるツールは、新たなツールを導入した時の従業員のストレスを軽減します。使い方が簡単であれば、社員は新しいツールへの抵抗感を減らし、早く使いこなせるようになります。

セキュリティ：
ビジネスチャットツールは、企業の重要な情報を扱います。そのため、データ漏洩のリスクを最小限に抑えるために、強固なセキュリティが求められます。データの保護に関するポリシーが明確で、定期的なセキュリティアップデートが提供されているシステムを選びましょう。

機能の豊富さ：
ビジネスチャットツールが多機能であるほど、別のツールを導入する必要がなくなり、社員が効率的に業務を進められます。具体的には、ファイル共有機能があると、メールでファイルを送り合う手間が省け、従業員が作業しやすくなります。また、ビデオ会議機能やタスク管理機能があれば、他のツールを切り替えることなく、チャットツールを一つのプラットフォームとして作業を完結することができます。

おすすめの企業内コミュニケーションツール

Re:lation（リレーション）

『Re:lation（リレーション）』とは、企業が行う問い合わせ対応業務において、対応漏れ・ミスを「ゼロ」にし、応対品質の向上・効率化することのできるクラウドサービスです。

サービスの詳細はこちら≫

Helpfeel

Helpfeelは人ごとに微妙に違ってくる曖昧な言葉の表現や、感覚的な言葉の表現、スペルミスなどにも対応できる革新的なFAQシステムです。お客さま自身が適正な回答を検索できる事で、サービスと顧客の間に強い信頼のループを作り、リード獲得や購入・契約の問い合わせなど、よりポジティブなアクションに働きかけていくことができます。

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kintone

「キントーン」は、サイボウズのノーコード・ローコードツールです。 ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、日々変化する業務にあわせた改良も簡単に素早くできます。 主な機能として「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の特性があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。

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まとめ：自社に必要なサービスを選ぶには？

社内コミュニケーション活性化のためには様々な種類から、自社にあった製品を選ぶことが大切です。そのため以下の内容を確認して、システムを比較・検討しましょう。

企業内コミュニケーションツールを使って解決したい課題を確認：

トライアルの実施：

企業内コミュニケーションツール導入を検討中の方は、まず資料請求から始めてみましょう。そのうえで各サービスの詳細を確認し、自社にあったサービスを検討することが大切です。