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立替経費での負担を減らすため、見直すべきミスの原因と効率化のポイント

公開日2024/10/12 更新日2025/11/10 ブックマーク数
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立替経費での負担を減らすため、見直すべきミスの原因と効率化のポイント

経理業務では、処理が頻繁で件数が多くなるほどミスのリスクが高まるため、いかに効率化するかが課題です。
社員の出張が多い職種などでは、立替経費処理が悩みのタネになっているかもしれません。

今回はその立替経費の効率化について考えてみましょう。

[ 目次 ]

立替経費とは（立替精算と仮払い精算）

立替経費には2つの精算方法があります。
社員が立て替えた経費を後で精算する立替精算と、事前に経費分を社員に渡しておき、後で差額を精算する仮払い精算です。
処理が二度手間になる点では、仮払い精算のほうが負担が大きいといえます。

外回りが中心の営業職や、現場での作業が多い業種などでは、日常的に立替経費が多く発生します。
また出張時には予想外の出費が考えられるため、やはり立替経費が増えることはやむを得ないでしょう。

立替経費に関わるミスや課題

立替経費の処理は、通常以下の手順で進められます。これは立替精算のケースです。

①社員による立替経費申請（領収書、経費申請書の提出）
②管理職や経理担当者による承認
③経理担当者による仕訳
④社員への立替金返金

現場でわずか500円の立て替えが発生した場合でも、これだけの手間がかかります。
そのため月末に一括して精算するケースもありますが、その過程でミスが生じることも考えられます。

立替経費では、以下に挙げるようなミスに注意する必要があります。

・領収書や経費申請書の誤り
・立替経費申請もれ
・経理担当者の入力ミス
・経理担当者の現金管理ミス

ミスが生じやすいタイミングは、社員による申請時と経理による入力時、そして立替金返金時の3つが考えられます。
立替経費は人の手によるアナログ処理がほとんどのため、その都度行うと件数が多い分ミスも増えるおそれがあります。

一方で月末などに一括で処理すると、今度は領収書の紛失や申請もれが出るかもしれません。
こうした問題をどのように解決するべきか、それが立替経費の大きな課題だといえるでしょう。

立替経費を効率化するポイント

ミスを防ぐ最も効果的な方法は、ミスが生じるケースを予測して先手を打つことです。
立替経費の場合もミスの原因を分析し、その原因を取り除けば効率化が可能になるでしょう。

すぐに着手できる方法は、立替経費の精算手順をルール化して、そのルールを社内で周知・徹底することです。
さまざまなケースを想定してルールを決めておけば、社員も経理担当者もスムーズに処理を進められるはずです。

さらに効率化を進める必要があれば、経理システムと連携可能な経費精算システムを導入するという方法もあります。
経理部門全体の効率化も可能になるでしょう。

まとめ

立替経費の処理は、経理業務全体からすれば微々たるものかもしれません。
しかし社内で一定のルールを決めておかないと、ミスにつながるリスクが高まり、予想外の負担になる可能性があります。

業務の無駄とミスを未然に防ぐためにも、一度ミスの実例を分析してから、業務フローを見直すことをおすすめします。


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