公開日 /-create_datetime-/
経理財務限定!業務に役立つ資料を無料プレゼント
業務過多や属人化などの課題を解決する資料から経費精算の効率化など業務に役立つ資料をプレゼント。また法令関係など正しく理解しておきたい方に向けた資料もご用意しております。すべて無料でダウンロードできます。
経理業務では、処理が頻繁で件数が多くなるほどミスのリスクが高まるため、いかに効率化するかが課題です。社員の出張が多い職種などでは、立替経費処理が悩みのタネになっているかもしれません。今回はその立替経費の効率化について考えてみましょう。
立替経費には2つの精算方法があります。社員が立て替えた経費を後で精算する立替精算と、事前に経費分を社員に渡しておき、後で差額を精算する仮払い精算です。処理が二度手間になる点では、仮払い精算のほうが負担が大きいといえます。
外回りが中心の営業職や、現場での作業が多い業種などでは、日常的に立替経費が多く発生します。また出張時には予想外の出費が考えられるため、やはり立替経費が増えることはやむを得ないでしょう。
立替経費の処理は、通常以下の手順で進められます。これは立替精算のケースです。
①社員による立替経費申請(領収書、経費申請書の提出)
②管理職や経理担当者による承認
③経理担当者による仕訳
④社員への立替金返金
現場でわずか500円の立て替えが発生した場合でも、これだけの手間がかかります。そのため月末に一括して精算するケースもありますが、その過程でミスが生じることも考えられます。立替経費では、以下に挙げるようなミスに注意する必要があります。
・領収書や経費申請書の誤り
・立替経費申請もれ
・経理担当者の入力ミス
・経理担当者の現金管理ミス
ミスが生じやすいタイミングは、社員による申請時と経理による入力時、そして立替金返金時の3つが考えられます。立替経費は人の手によるアナログ処理がほとんどのため、その都度行うと件数が多い分ミスも増えるおそれがあります。
一方で月末などに一括で処理すると、今度は領収書の紛失や申請もれが出るかもしれません。こうした問題をどのように解決するべきか、それが立替経費の大きな課題だといえるでしょう。
ミスを防ぐ最も効果的な方法は、ミスが生じるケースを予測して先手を打つことです。立替経費の場合もミスの原因を分析し、その原因を取り除けば効率化が可能になるでしょう。
すぐに着手できる方法は、立替経費の精算手順をルール化して、そのルールを社内で周知・徹底することです。さまざまなケースを想定してルールを決めておけば、社員も経理担当者もスムーズに処理を進められるはずです。
さらに効率化を進める必要があれば、経理システムと連携可能な経費精算システムを導入するという方法もあります。経理部門全体の効率化も可能になるでしょう。
経費精算システムの詳細については、以下のサイトでご確認ください。
https://www.manegy.com/service/expense/
立替経費の処理は、経理業務全体からすれば微々たるものかもしれません。しかし社内で一定のルールを決めておかないと、ミスにつながるリスクが高まり、予想外の負担になる可能性があります。業務の無駄とミスを未然に防ぐためにも、一度ミスの実例を分析してから、業務フローを見直すことをおすすめします。
WEBサイト製作の業務委託契約書の作成方法と注意点
Web請求書の導入にあたり費用対効果を高める方法、お伝えします!
請求書の印刷・封入作業をゼロに!電子請求書発行システム「楽楽明細」導入事例集
英文契約書のリーガルチェックについて
フランチャイズ契約を締結する前にチェックすべきポイントとは(加盟店の立場から)
キャリア自律を支援する制度設計と導入ステップ
経理チームのモチベーションを高める方法|マネージャーが知っておくべき心理学理論
中小企業のためのコンプライアンス研修の始め方 コンプライアンス違反として問題になり得る法律やテーマ
ワークライフインテグレーションとは?~ワークライフバランスとの違いと注目される背景~
組織再編税制の実務のかゆいところの解説 第4回(最終回) 親子会社間合併の別表記載
オフィスステーション年末調整
経理の働き方白書2025
弁護士業におけるスキャン代行活用事例
顧問契約書/コンサルティング契約書の作成で気を付けておくべき事
消費者契約法で無効にならないキャンセルポリシーの作成方法
中小企業の賃上げを実現する2つの柱|賃上げ促進税制×賞与給与化の活用法
電子帳簿保存法でPDFへのタイムスタンプが不要になる要件とは
中小企業のためのコンプライアンス研修の始め方 コンプライアンス違反によるリスク
【令和8年(2026年)司法試験】日程とCBT方式、過去の合格率や科目別配点も解説
脱Excelで業務が変わる──中小企業の請求業務を効率化する販売管理クラウド「board」の思想
公開日 /-create_datetime-/