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1年で一番忙しくなる6月の総務部の業務とは？

公開日2021/06/04 更新日2021/06/05


“総務”といえば、直接的な利益を生む部署ではないため、“裏方”、あるいは “なんでも屋”というイメージがあるようですが、会社全体にかかわる重要な役割を担っている部署です。上場企業を中心に、その総務部門がもっとも忙しくなるのが、株主総会シーズンとなる6月です。

総務担当者の手腕が試される株主総会の運営

3月が決算の企業のほとんどが、株主総会を6月に開催します。株主総会は、株式会社の意思を決定する最高意思決定機関で、定款の変更、取締役・監査役の選任、会社の合併・解散など、会社の基本的事項について議決する場です。

その株主総会の運営をするのが総務の重要な業務で、有価証券報告書などの必要な書類の作成や総会全体のシナリオ作成、さらに想定される株主からの質問と回答の作成、招集の通知、会場の手配など、株主総会をスムーズに開催するために入念な準備が必要となります。

株主総会を無事に乗り切ることができるかどうかは、株主が納得できる業績を上げているかどうかがもちろんですが、株主総会の運営を取り仕切る総務の手腕が、大きく左右することになります。

特に今年は、新型コロナウイルスの影響で業績が悪化した企業には、議決権を有する株主から、経営陣の責任を追及する声も強まることが予想されるだけに、総務担当者には、これまで以上に入念な準備が求められることになりそうです。

6月は労働者のための各種啓蒙運動や行事も多い

株式会社の最大のイベントである株主総会が無事に終わったからといって、一息つくことができないのが、“なんでも屋”と称される総務の宿命でもあります。

6月には、住民税の特別徴収税額を新年度に変更するための作業があり、住民税の納付について特例時期分の納付をしなければなりません。

また、6月は「男女雇用機会均等月間」であり「外国人労働者問題啓発月間」です。さらに下旬の1週間は「男女共同参画週間」で、労働者のための各種啓蒙運動や行事が多く行われますから、そうしたことにも対応するのも総務の役割です。

さらに6月となると、取引先への暑中見舞いやお中元の準備をするといった企業もあるのではないでしょうか。このような業務をこなしながら、通常業務も滞りなく進めていかなければなりません。傍で見るよりラクなポジションではありません。

多岐にわたる総務の業務範囲

では、総務の通常業務ですが、他の専門部署が請け負わない様々な社内業務、主に事務や管理業務を中心とした、各部署の仕事を円滑に進めるためのサポート業務は多岐にわたります。

たとえば、業務で使用する消耗品や通信機器、名刺などの「物品管理」やオフィス設備・防災対策などを行う「設備保守」、受付応対や代表電話対応など会社の顔として社外とのコミュニケーションを担う「社外対応」、従業員の健康管理や慰労のための「福利厚生」なども、総務の業務です。

また、企業活動で重要視されるようになった法務やコンプライアンス（法令順守）についても、専門部署を設置していない企業では、総務が担当しているようです。社内ルールの制定や改正、組織としてのパブリックコメントを発信する「広報業務」、社会貢献活動などの「CSR業務」も、総務の重要な役割です。

営業などと違って、直接的な利益を生む業務ではなく、成果が見えにくい業務を担っている総務ですが、会社全体の各業務をスムーズに遂行するためのバックアップを行うのが、総務の重要な役割です。

まとめ

総務が“なんでも屋”と称されるのは、一時的に人手不足な部署へ助っ人として駆り出される場合もあるからですが、いずれの業務も、スキルアップにつながるもの。そう考えると、総務はやりがいのある仕事といえるのではないでしょうか。

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