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「GVA manage」の全文検索機能とは？概要やできるようになることを解説

公開日2023/08/23 更新日2023/08/30


GVA TECH株式会社は、法務管理クラウド「GVA manage」において、契約書の全文検索機能をリリースしたと発表しました。これにより、契約書の本文に含まれるキーワードも検索対象となり、過去の案件調査がより効率的に行えるようになるとのことです。


全文検索機能によって、具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか？今回は、「GVA manage」の契約書の全文検索機能について解説します。


法務管理クラウド「GVA manage」とは

法務管理クラウド「GVA manage」は、法務部門と事業部門間のコミュニケーションと案件管理を効率化するためのツールです。事業部門が専用フォームまたは専用メールアドレスから依頼を行うと、案件が作成され、ステータスや期日の管理ができるようになります。


「GVA manage」の特徴は、事業部門がアカウントをもつ必要がなく、新しいツールを覚える手間がないことです。さらに過去の案件を検索可能で、自分が過去に担当した案件や同僚や前任の法務担当がやりとりした案件も容易に見つけられます。


以前から、「GVA manage」では「取引先企業名」「案件名」「概要テキスト」「メッセージのやりとり」に含まれるキーワードから案件の検索が可能でした。しかしユーザーからのフィードバックにより、契約書の本文の内容も検索に引っかかるようにするため、全文検索機能が追加されています。


この新機能により、ユーザーは管理画面の検索ボックスに特定のキーワードを入力するだけで、それが含まれる契約書や法務案件を一覧表示できます。

「GVA manage」の全文検索機能によって何が可能になるか

「GVA manage」に新しく追加された全文検索機能は、効率的な情報検索を可能にします。特定のキーワードを含む契約書や法務案件を素早く見つけられるため、必要な情報を探すための時間を大幅に削減でき、業務効率化に大きく役立つでしょう。


過去の契約書の活用や、知識の共有といった面でも、全文検索機能はとても便利です。たとえば「他の法務担当者が過去にどのような契約書を作成したのか」「どのような案件を扱ったのか」を簡単に調べられるため、組織内で円滑なコミュニケーションが期待できます。


さらにリスク管理の強化といった効果も見逃せません。全文検索機能によって、特定のキーワードに関連する契約書や法務案件を一覧表示できるため、そのキーワードに関連するリスクを把握しやすくなります。


たとえば、特定の製品・サービスやクライアントなどに関連するリスクを評価する際は、関連する契約書や法務案件をスムーズにチェックできます。リスクの早期発見はもちろん、検索結果を基にしたリスクの文書化にも役立つでしょう。

まとめ

法務部門の仕事は多岐にわたり、チャットツールや社内メールなど、依頼が来るルートもさまざまです。情報が散在し、非効率的なタスク処理になってしまうことを防ぐために、「GVA manage」などのシステムを活用するのがよいでしょう。


クラウドのシステムは、今回の全文検索機能の追加のように、定期的にアップデートされるのが大きな特徴です。常に情報収集を怠らないようにし、新しい機能が追加された際は、社内の業務に役立てられる方法を考えてみましょう。

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■参考サイト
PR TIMES｜法務管理クラウド「GVA manage」が契約書の全文検索機能をリリース。契約書の本文に含まれるキーワードも検索対象となり、過去案件の調査がより効率的に。
PR TIMES｜法務管理クラウド「GVA manage」をリリース。事業部はアカウント不要で利用でき、従来の業務プロセスを変えずに、案件受付管理の効率化を実現。
GVA manage｜マターマネジメントシステムとは


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