いよいよ2024年1月から電子取引のデータ保存が義務化。対応ポイント再チェック！

いよいよ2024年1月から、電子取引のデータ保存が完全義務化されます。2022年に改正された電子帳簿保存法では、電子取引においては電子データのまま保存が義務化されることについて宥恕期間が設けられていましたが、それが2023年12月で終了となります。

そこで今回はあらためて電子データ保存の義務化開始で、2024年1月から何が変わるのか、もしルール違反をするとどうなるのか、について解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類について、電子データで保存することを認める法律で、1998年に制定されました。

同法施行前は、各種帳簿書類は原則紙での保存とされていました。しかしその場合、電子保存されたデータについても、いちいち紙に印刷する必要がありました。そうした非効率な状態を解消するため、電子データでの保存を認める根拠法として電子帳簿保存法が制定されたわけです。

電子帳簿保存法が定めている「電子データの保存」は、以下の3点です。

・電子帳簿保存・・・電子的に作成された帳簿書類を、データのまま保存。
・スキャナ保存・・・紙で受領・作成された書類を、スキャナなどで読み取って保存。
・電子取引・・・電子データとして授受した取引情報を電子データのまま保存。

電子帳簿保存法は1998年に施行された後、IT技術の進展度合いや経済社会のデジタル化の普及度合いなどに合わせて、これまで頻繁に改正されてきました。2022年1月に改正されたのは、上記のうちの電子取引を対象とした部分です。

2024年1月から、電子取引の電子データ保存が義務化

今や企業間取引においても、電子データでの取引が増えています。その際、請求書、領収書、契約書などについては、PDF文書をメール添付で送付したり、あるいはクラウドサービスなどを利用してオンライン上で取り交わしたりするのが通例です。

請求書等を電子データでやりとりする電子取引については、「ダウンロードしてプリントアウトし、紙で保存する。電子データは漏えい防止のため消去する」といった対応をしてきた企業も多かったのではないでしょうか。しかし2022年1月から、こうした紙に印刷しての保存を禁止し、電子データはあくまで電子データとして保存するよう法律が改正されたのです。

なお、この改正法はあくまで電子取引における規定なので、そもそも電子取引を一切行っていない企業の場合、従来通りの紙の保存で問題ありません（電子取引以外の取引については、紙の保存が認められています）。

電子帳簿保存法対応の再確認ポイント

2024年1月までに、企業側が取らなくてはならない対策を今一度確認しましょう。

必要なポイントは「可視性の確保」と「真実性の確保」

電子帳簿保存法では、電子データを保存するための要件として、「真実性の確保」「可視性の確保」を規定しています。真実性の確保とは「保存された電子データが改ざんされていないことを証明できること」、可視性の確保とは「保存された電子データを検索・出力できること」を意味します。

2024年1月から義務化される電子取引の電子データ保存において真実性の確保、可視性の確保を実現するためには、以下の要件を満たす必要があります。

・真実性の要件
1.タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う。
2.取引情報の授受後に速やかにこちらでもタイムスタンプを付し、保存をする者（監督者）の情報も確認できるようにする。
3.記録事項の訂正・削除をした場合は、この事実・内容を確認できるシステムを導入する。もしくは、そもそも訂正・削除ができないシステムで取引情報の授受・保存をする。
4.正当な理由のない訂正や削除を防止するための規定を行い、その規定に基づく運用を行う。

・可視性の要件
1.保存場所にパソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付ける。画面・書面に整然かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにする。
2.電子データ保存のために導入したシステムの概要書を備え付ける。
3.検索機能を確保する。

これら条件を満たせる電子データの保存体制になっているか再確認しましょう。

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電子帳簿保存法に対応しなかったらどうなる？

もし2024年1月以降も電子取引の電子データを紙に印刷して保存していると、以下の事態が生じます。

電子帳簿保存法違反による追徴課税

35％の追徴課税が課せられるので、注意が必要です。さらに税務調査が入ったときに、隠蔽や偽装などが明らかになれば、そこにさらに10％の重加算税が課されます。中小企業や個人事業主にとっては、大きな損失となってしまいます。

また会社法では、国税関係の帳簿書類を不適切に扱った場合、100万円以下の過料を科せるとの規定があります。電子帳簿保存法に違反するような保存方法をすると、会社法違反として所定の過料が求められる可能性もあるので注意しましょう。

青色申告の承認抹消

電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認を取り消される場合があります。ただ、国税庁は違反者の承認をすぐに取り消すわけではないとも発表していますが、将来的には取り消しになるとも考えられます。

まとめ

2024年1月の改正では、電子取引における電子データ保存が義務になります。システム導入や業務フローの整備が間に合わないという場合は、まずは真実性・可視性の保存要件を満たせているか今一度確認しましょう。

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