Web面接で気を付けておきたいこと

新型コロナウイルスの感染拡大により、国も不要不急の外出を控えるよう国民に呼びかけています。全社的にリモートワークへの取り組みを始める企業が増える中、採用の現場でWeb面接の導入を検討している企業も少なくありません。

移動にかかる交通費を削減できることや、面接日程の調整が容易になることなど、Web面接には多くのメリットがあります。しかし、実施する際の注意点や方法がよく分からなかったり、相手のことをきちんと理解できるのか不安に感じたりする採用担当者も多いでしょう。そこで、初めてWeb面接を導入するにあたり、気を付けておきたいことを解説します。

通信・機器のトラブルチェック

Web面接で最も避けたいのが、通信や機器のトラブルです。Web面接はインターネット回線を利用して行われるため、何らかの不具合でネット回線が遮断されれば、面接は中断せざるを得ません。ハブやルータなど、ネットワーク機器にトラブルが発生しても、満足な面接ができなくなる恐れがあります。

ネット回線や通信機器、パソコンやWebカメラなどのトラブルは、ちょっとした誤操作や通信環境の悪化が原因で発生するため、完全に予防することは不可能です。

事前に通信や機器のチェックを入念に行い、不具合が発生する可能性があれば対処法を確認しておくなど、考え得る対策をできるだけ多く施しておきましょう。応募者にあらかじめ不具合が起きる可能性があることを伝えておくのも一つの方法です。

ミスコミュニケーションへの対策

対面で実施する面接と違い、オンラインで行う面接ではインターネット回線を経由した音声でやり取りが交わされます。面接時の通信状況やパソコンの設定によっては、相手の声が聞き取りにくくなり、ミスコミュニケーションが起こりやすくなるでしょう。

聞き間違いは双方にとってデメリットでしかなく、誤解が生じた場合は面接結果にも悪影響を及ぼしかねません。優秀な人材を逃してしまう恐れもあります。

Web面接を始める前に、別室や遠方にいるスタッフなどと試験的にやり取りを行い、相手の声がしっかりと聞き取れるか、こちらの話し声が聞き取りやすいかということをチェックしておくことが重要です。

応募者側の機器や通信環境も、さまざまな状態であることが考えられます。テストの際に問題がなくても、面接開始直後にそれぞれの応募者へ聞き取り具合を確認し、こちらの音声をしっかりと拾えているかチェックしてもらいましょう。

事前準備で判断材料不足を補う

Web面接はモニター越しの面談となるため、会話以外で相手から得られる情報がそれほど多くありません。声のトーン・話すスピード・身振り手振り・表情・雰囲気など、通常の面接であれば会話の内容以上に重視されることもある要素をつかみにくいことがデメリットです。

対面と比較して判断材料が少なくなってしまうことは、ある意味仕方がありません。面談の前に書類審査を設けているのであれば、相手から得たい情報に関する項目を増やすなど、事前の選考プロセスに厚みをもたせるなどの工夫も必要となるでしょう。

人柄や身だしなみに関して応募者のリラックスした本来の姿が出やすいことや、視線の動きがより鮮明に分かることなど、Web面接ならではのメリットもあります。このような情報もうまく活用しながら、Web面接の選考基準をあらかじめ社内で明確にしておくことが大事です。

情報漏えいには細心の注意を

パソコンなどを利用して実施されるWeb面接は、面接中の様子を画像で保存したり映像で録画したりできるメリットがあります。しかし、画像や映像を保存できることは応募者側も同じであり、相手のモラル次第で社内の雰囲気や重要な資料などが流出してしまう恐れもあります。

面接担当者は、態度や質問内容などに対して細心の注意を払い、応募者にできるだけ悪い印象を与えないことを心がける必要があるでしょう。過度に神経質になる必要はないものの、「撮られているかもしれない」という意識を常にもちながら面接に臨むことが大事といえます。

社内の機密情報をむやみに開示しないことも重要です。Web面接では、パソコンの画面共有などができるため、デジタル資料を扱いやすいメリットがあります。しかし、不用意に画面表示させることのないよう、開示する情報は事前に精査しておくことが重要です。

予算に応じたツールの導入

Web面接では、SkypeやZoomなど無料のコミュニケーションツールを利用するのが一般的ですが、最近ではオンライン専用のシステムを有料で導入する企業も増えてきています。これらのツールは、採用業務をサポートするための機能が豊富なことや、セキュリティーが強化されていることなどのメリットを備えており、Web面接をより効率化できるでしょう。

しかし、ツール自体にコストがかかるうえ、ツールを利用するための環境整備にコストが発生する可能性もあります。採用コストにどのくらいの予算がかけられるのかをあらかじめ算出し、会社の規模に合わせてツールの導入を検討することが大事です。

まとめ

面接の最も大きな目的は、応募者の的確な見極めです。Web面接においてどのような情報を選定基準とするのかをあらかじめ明確にし、適切な対策を練ることが重要だといえます。

今回の記事で挙げたようないくつかのデメリットにも細心の注意を払い、自社独自のスタイルを築ければ、採用のメインツールとして使用することも期待できるでしょう。