ワークフローシステムは自作可能？作成方法と留意点を解説

経費申請や契約の締結といった一連の業務の効率化に役立つワークフローシステムですが、導入にはそれなりのコストがかかります。導入に必要なコストが大きくなると上司を説得したり、稟議を通したりする手間も大きくなることから「何とか自作できないか」と考える担当者の方もいるのでないでしょうか。

そこで本記事では、ワークフローシステムを自作する方法や、自作する際の留意点などについて紹介します。

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自作できる！ワークフローシステムの作成方法

ワークフローシステムの作成には専門知識やスキルが必要で、自作は難しいと考える方も少なくありません。しかし、簡易的なものであれば、プログラミングなどの専門知識やスキルがなくても自作可能です。

ワークフローシステムを自作する際は、ExcelやGoogleフォームが利用されることが多々あります。ワークフローシステムを自作できれば、コストの削減はもちろん、必要最低限の機能のみ搭載することで、運用の簡易化も可能です。

方法1.Excelを活用して作成する

Excelは日常的に使用している人も多く、ワークフローシステムとして活用しやすいツールのひとつです。既存の申請書の様式に合わせたり、紙媒体に出力したりしやすいというメリットもあります。Excelでのワークフローシステムの作成手順は、以下のとおりです。

1.申請書・稟議書などのフォーマットを作成する
2.「挿入」→「図形」→「フローチャート」を開き、承認ルートを作成する

あとは都度作成したファイルをコピーして使うだけで、簡易的なワークフローシステムとして活用できます。

方法2.Googleフォームを活用して作成する

Googleフォームは、Googleが提供している無料のフォーム作成ツールです。タイトル・メールアドレス・件名などの項目を設定すると、問い合わせフォームや申し込みフォームなどが作成できます。

項目の内容は、任意で設定可能です。そのため、経費申請フォームや稟議書の承認フォームなども作れます。Googleフォームでのワークフローシステムの作成手順は、以下のとおりです。

1.Googleアカウントを取得する
2.テンプレートを選び、項目を設定してフォームを作成する

メールの通知設定をしておくと、フォームへの回答があった際に通知を受け取れます。また、スプレッドシートを連携させると、回答の内容をスプレッドシートに反映させることも可能です。 自作したシステムの機能が足りない場合や操作性を向上させたい場合にはデメリットを感じることがあります。主な3つのデメリットについて以下で解説します。

ワークフローシステムを自作する際の留意点

ワークフローシステムを自作すると、コストを削減できたり、必要な機能だけを搭載できたりします。しかし、ワークフローシステムを自作するにあたり、いくつか留意したい点があります。

方法によっては専門知識が求められる

ワークフローシステムの自作方法として、オープンソースを活用する方法もあります。オープンソースとは、無償で公開されているソースコードのことです。複製や可変なども可能で、より機能性が高いワークフローシステムが自作できます。

しかし、オープンソースを扱うには、プログラミングの知識やスキルが必要不可欠です。そのため、社内にエンジニアがいないと、オープンソースを活用したワークフローシステムの自作は困難といえます。

不具合が生じた際は自己責任になる

リリースされているワークフローシステムの導入にはコストがかかりますが、トラブルが生じた場合は販売元のサポートが受けられます。

しかし、ワークフローシステムを自作した場合は、発生したすべてのトラブルを自社内で解決しなくてはなりません。いろいろ試してもトラブルが解決できない、そもそもトラブルの原因が不明な際には業務が滞るリスクがあります。

拡張性によって更新作業が困難になる

自作のワークフローシステムは簡易的で、拡張性が低いものが多い傾向にあります。拡張性に優れていないと大規模な更新がしにくいため、法改正や社内ルールの変更などについていけなくなることが考えられます。

法改正や社内ルールの変更に合わせて更新できないと、現状に合わせるための作業が追加で発生するため、かえって作業効率が落ちる可能性があります。

ワークフローシステムの自作が難しいと感じたら

ExcelやGoogleフォームでは機能が足りない、サポートがないのは困るなどの理由からワークフローシステムの自作が難しい場合は、既存のシステムの導入を検討しましょう。

既存のワークフローシステムの導入にはコストがかかりますが、操作性や機能性を考えて作られているので使いやすさが違います。トラブルが起きた際に、24時間いつでも対応してもらえるところもあるので安心です。

また、ワークフローシステムは業務効率化のために導入するものなので、自作する際は工数をかけすぎないように意識することも大切です。そのため、一から作成するよりも公開されているテンプレートから目的に合ったものを選び、活用する方法が適しているといえます。

まとめ

ワークフローシステムは、ExcelやGoogleフォームを活用すれば自作も可能です。ExcelやGoogleフォームの使い方さえ理解できれば手軽に作成できます。

ただし、ワークフローシステムを自作した場合、運用中に生じたトラブルはすべて自己責任になります。更新作業が困難になることもあるので、プロのサポートや大掛かりな更新作業が必要になる場合は、既存のワークフローシステムを導入することをおすすめします。

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