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ワークフローシステムは自作可能？作成方法と留意点を解説

公開日2023/06/14 更新日2024/05/29 ブックマーク数

経費申請や契約の締結といった一連の業務の効率化に役立つワークフローシステムですが、導入にはそれなりのコストがかかります。導入に必要なコストが大きくなると上司を説得したり、稟議を通したりする手間も大きくなることから「何とか自作できないか」と考える担当者の方もいるのでないでしょうか。

そこで本記事では、ワークフローシステムを自作する方法や、自作する際の留意点などについて紹介します。

⇒ワークフローを自作するか悩んでいる人必見「おすすめのワークフローシステムを徹底比較」

目次【本記事の内容】

自作できる！ワークフローシステムの作成方法
ワークフローシステムを自作する際の留意点
ワークフローシステムの自作が難しいと感じたら
まとめ

自作できる！ワークフローシステムの作成方法

ワークフローシステムの作成には専門知識やスキルが必要で、自作は難しいと考える方も少なくありません。しかし、簡易的なものであれば、プログラミングなどの専門知識やスキルがなくても自作可能です。

ワークフローシステムを自作する際は、ExcelやGoogleフォームが利用されることが多々あります。ワークフローシステムを自作できれば、コストの削減はもちろん、必要最低限の機能のみ搭載することで、運用の簡易化も可能です。

方法1.Excelを活用して作成する

Excelは日常的に使用している人も多く、ワークフローシステムとして活用しやすいツールのひとつです。既存の申請書の様式に合わせたり、紙媒体に出力したりしやすいというメリットもあります。Excelでのワークフローシステムの作成手順は、以下のとおりです。

1.申請書・稟議書などのフォーマットを作成する
2.「挿入」→「図形」→「フローチャート」を開き、承認ルートを作成する

あとは都度作成したファイルをコピーして使うだけで、簡易的なワークフローシステムとして活用できます。

方法2.Googleフォームを活用して作成する

Googleフォームは、Googleが提供している無料のフォーム作成ツールです。タイトル・メールアドレス・件名などの項目を設定すると、問い合わせフォームや申し込みフォームなどが作成できます。

項目の内容は、任意で設定可能です。そのため、経費申請フォームや稟議書の承認フォームなども作れます。Googleフォームでのワークフローシステムの作成手順は、以下のとおりです。

1.Googleアカウントを取得する
2.テンプレートを選び、項目を設定してフォームを作成する

メールの通知設定をしておくと、フォームへの回答があった際に通知を受け取れます。また、スプレッドシートを連携させると、回答の内容をスプレッドシートに反映させることも可能です。自作したシステムの機能が足りない場合や操作性を向上させたい場合にはデメリットを感じることがあります。主な3つのデメリットについて以下で解説します。