採用管理システムを導入するとどこまで便利になる？

採用担当者の業務は多岐にわたり、多忙な毎日を送る方も少なくありません。売り手市場が続く昨今では、採用の多様化・長期化が進み、採用業務はますます複雑になっています。

この状況をうけて、採用業務の効率化をはかる目的で「採用管理システム」を導入する会社が増えています。

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採用管理システムとは

採用管理システムとは、企業の採用活動の情報を一元で管理し、業務の効率化を謀るシステム全般のことを指します。

採用担当者の業務はとても多様です。応募者とのやりとりや面接の日程管理、採用データの集約など、業務過多や人手不足に悩んでいる採用担当者は多いことでしょう。

特に、採用難が続く昨今では、採用手段がより多様化・長期化しています。従来通りの求人媒体や自社サイトによる採用だけでなく、インターンや学校説明会、OB訪問など、イベントが増えることで業務も煩雑になりました。

これまでは表計算ソフトを使用して情報管理を行っていた企業も多いと思います。しかし、応募者や内定者それぞれを接点別・ステータス別に管理することは、手間のかかる作業です。

このような煩雑な採用業務を一本化し、企業の採用をサポートしてくれるのが採用管理システムです。例えば、採用管理システムでは以下のような業務を集約できます。

• 応募者、内定者の情報管理
• 応募者のステータスに合わせたアクション管理
• 応募者とのやりとりの一本化
• 過去の採用データの収集、分析

応募者の情報を管理だけでなく、採用スケジュールの進捗管理、過去の採用データ分析も、同一のシステム上で行えます。

煩雑な業務を一本化することで、採用業務の効率化をはかることが主な目的です。

採用管理システムのメリットとデメリット

採用管理システムを導入することで、企業と採用担当者にはどのようなメリット・デメリットがもたらされるのでしょうか。

採用管理システムのメリット

管理の一元化による業務効率化

昨今では採用手段が多様化しており、応募者の情報管理はますます大変になりました。数種類の媒体管理だけでも大変だったのに、さらに管理すべき項目が増えたことで、これまでの表計算ソフトによる管理に限界を感じている担当者も多いことでしょう。

採用管理システムを使うことで、応募者や内定者の情報をひとつのシステム上で一括管理できます。これまでのように手動で管理する必要がなくなり、抜け漏れなど人為的ミスの防止につながります。

採用データの見える化

標準的な採用管理システムには、採用データの分析機能がついています。過去の採用データを自動で集約し、グラフ化など直感的な分析をしてくれます。採用担当者のコア業務である「採用戦略」に役立つ分析が得られることは、大きなメリットです。

情報の社内共有

採用に関する情報は、属人化しがちです。採用担当者だけが採用状況を把握しており、必要な社員に情報が行き届いていない、という事態も多いのではないでしょうか。採用管理システム上で採用情報を一元化することで、情報を全社で共有しやすくなります。各部署の責任者とも連携して採用を進めることで、ミスマッチの防止にもつながります。

採用管理システムのデメリット

スイッチコスト

採用管理システムを導入することで、長期的には採用業務の生産性向上をはかれることは間違いありません。しかし、導入するまでには作業方法の習得や設定など、短期的に担当者の負担増が予想されます。導入にかかる手間をしっかりと想定し、計画的に導入をすすめることが重要です。

自社に合ったサービスの選択

万が一、自社の採用形態にあっていないサービスを選択してしまった場合、大きなロスを出してしまう可能性もあります。これまでかけた工数や予算が水の泡になってしまっては、本末転倒です。システム導入で何を解決したいのか明確にし、複数のサービスをよく比較検討してから、導入を決める姿勢が必要です。

採用管理システムの成功例

採用管理システムの導入によって、具体的にどのような変化が企業にもたらされるのでしょうか。システムを導入した企業からは、以下のような声がよく聞かれています。

抜け漏れなどのミスが減った

採用情報を手動で管理していると、どうしても防げないのが抜け漏れなどの人為的ミスです。これまでメールの送信ミスや人違い、案内の送り漏れなどは、採用担当者の大きな悩みでした。

採用管理システムを利用すると、応募者との接触手段やステータスも合わせて管理できます。そのため、次にとるべきアクションが一目でわかります。応募者との連絡も全てシステム内で一元化できるため、人為的ミスを防止できます。

スピーディな採用が実現した

昨今の採用市場では、応募者に対して細やかな対応が必要になりました。また、携帯端末の普及により、早急な対応も求められています。複数の企業を比較検討している応募者に対して、対応に時間がかかることは貴重な人材を逃してしまう事態にもなりかねません。

採用管理システムでは、応募者に合わせて次のアクションを簡単に確認することができます。確認の手間をかけることなく応募者とやりとりができるため、スピーディな採用を実現できるといえます。途中離脱を防ぎ、採用率アップを目指せます。

自社の求める人材が明確になった

採用担当者は普段、多様な業務に追われていますが、本来のコア業務は採用戦略を立てたり、採用すべき人材を明確化することにあります。そのためには、過去の採用データを集約し、分析することが必要です。しかし、普段の採用業務に追われて、分析に手を付けられずにいる採用担当者も多いはずです。

採用管理システムでは、過去のデータをグラフ化するなど「見える化」して分析することができます。過去の採用傾向を洗い出すことで、必要な人材をモデリングしてミスマッチを防ぐだけでなく、離職率の低下にもつながります。

採用管理システムのサービス紹介

それでは最後に、採用管理システムの導入を検討している企業におすすめのサービスを紹介していきます。

HRMOS(ハーモス)

ハーモスの一番の特徴としてあげられるのが、分析性能の高さです。応募者情報、媒体とのやりとり、面接官の評価など、採用にかかわるあらゆるデータをリアルタイムで見える化し、精度の高い分析を行ってくれます。素早く改善施策を打ち出すことで、自社の求める人材とマッチした母集団を形成できます。

また、管理画面が直感的に使用でき、導入の際のスイッチコストがかからない点もメリットと言えるでしょう。フォロー体制も充実しているため、担当者の手間を最小限に抑えて導入できます。

採用管理システムの導入で、人事の本来の根幹業務である「採用戦略」をたてるために役立てたいと考えている企業には、おすすめのサービスです。

jinjer(ジンジャー)

ジンジャーは、人事向けのプラットフォームサービスです。人事・採用業務にとことんフォーカスした幅広い機能性が特徴です。

採用管理システムは、基本的な機能はもちろんカバーしています。応募者情報の管理や、メッセージ送信、進捗管理、内定者フォローも、このシステムでワンストップ管理を実現できます。

さらに、既存社員の労務管理システムも充実しており、勤怠管理やコンディション管理も一括して行うことが可能です。社内のデータモニタリングもできるため、生産性の高い社員を洗い出し、それを人材戦略に役立てるという使い方も可能です。

人事・採用業務の効率化を主な目的として採用管理システムを導入する企業には、こちらがおすすめです。

採用業務の効率化は、担当者の負担を減らすことだけではありません。業務の無駄を省くことで、より手厚く、かつスピーディな採用活動が実現するでしょう。そして、それは人材不足が続く中でも優秀な人材を確保し続けるための必須条件です。

短期的な手間にとらわれず、長期的な視点で計画をたて、導入を検討してみてください。