電子帳簿保存法×電子取引: 完全理解のための詳細ガイド

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、会社が法律に基づきどのように帳簿や重要文書を保管するかを規定した法律です。本来、ペーパーベースで管理されていた帳簿や重要文書を、電子的に保管することが可能になる法律です。

デジタルの時代を導入し、高度化が進む現代社会において、情報が電子形式で管理されるようになったことに対応する形で制定されました。

その背景と目的

電子帳簿保存法が制定される背景には、ビジネスの電子化が進行し、紙の帳簿を保管する従来の方法が現代社会において非効率的であるとの認識が広まったことが挙げられます。

データの蓄積や取り扱いに際して起きる物理的な制約を解消し、経済の効率化を図ることが求められていました。

電子帳簿保存法の目的は、企業が電子データを法的に認められた形で保存し、ペーパーレス化を推進することです。また、経済活動の透明性を高め、信頼性の確保と、不正行為の抑止も重要な目的として位置づけられます。

その規定内容

電子帳簿保存法の具体的な規定内容としては、以下の点が挙げられます。まず、電子的な方法での帳簿・証憑・関係書類の保存が認められています。これにより、紙の帳簿を利用することなく、電子的な方法で全ての帳簿を管理することが可能となったのです。

また、保存期間も帳簿は7年間、請求書、領収書、納品書、見積書などは5年間、契約書、領収書などは5年間と定められており、保存方法についても具体的な指示がある点も特徴的です。

さらに、電子帳簿保存についての監査や罰則規定も設けられています。これらの規定により、法令遵守の確保とともに、データの安全性と透明性が保たれることに繋がるのです。

導入のメリットとデメリット

電子帳簿保存法の導入には、メリットとデメリットの両方が存在します。メリットとして挙げられるのは、紙の帳簿を保管するのに比べて、場所を取らず、検索や扱いが容易な点です。

また、電子データ化することでデータ分析も容易となり、経営の効率化や意思決定支援にも繋がるでしょう。

一方、デメリットとしては、システムの導入や運用に関するコストがかかる点です。また、データの漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクも増大します。これらのリスクへの対策が必要となってくるのです。

電子取引の概要と重要性

電子帳簿保存法における電子取引とは、電子データで授受した取引情報のことです。法律上では次のように定義されています。

取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

具体的には、以下のようなものが電子取引に該当します。

・電子メールで請求書を送受する取引
・インターネット上で契約書を締結する取引
・EDI（電子データ交換）で注文書を送受する取引

また、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件は、以下のとおりです。

・真実性、可視性、保存の容易性
・検索性
・電子取引の記録

「真実性、可視性、保存の容易性」とは、電子データが改ざんされていないこと、内容が明確であること、必要に応じて容易に読み取れることなどを指します。具体的には、電子データの作成者や作成日時、電子署名やタイムスタンプの付与などが求められます。

「検索性」とは、必要な書類を容易に検索できることを指します。具体的には、日付、金額、取引先などの項目で検索できることが求められます。

「電子取引の記録」とは、電子取引の相手先の名称、取引内容、取引金額、支払方法などの情報を記録することです。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存は、紙の書類の保存と比べて、以下のメリットがあります。

適切な電子帳簿保存の方法とツール

年々デジタル化が進む現代、事業における帳簿記録も電子化されています。しかし、デジタルデータを適切に保存するためには特別な一工夫が必要です。

間違った保存方法では、重要なデータが失われるリスクがあるからです。そこで今回は、適切に電子帳簿を保存する方法と、便利な保存ツールについてご紹介します。

データ保管のポイント

適切なデータの保管にはいくつかのポイントがあります。第一に、データの整理です。電子帳簿は数が膨大になりやすいため、適切に名前をつけて整理することが重要となります。特に、年度、月、案件ごとなどでフォルダを作り分けることをお勧めします。

第二に、定期的な我々が触れていなかった問題点が生じる可能性があります。これは定期的なバックアップとチェックにより未然に防ぐことが可能です。

第三に、セキュリティを確保することです。電子帳簿は多くの機密情報を含むため、適切な暗号化とアクセス管理が欠かせません。最新のセキュリティソフトを使用して、情報漏洩を防止する必要があります。

データバックアップの重要性

電子帳簿のデータが突如として消失したら、それは事業にとって大打撃となります。それを防ぐのが、データバックアップなのです。データバックアップは、データを別の場所にコピーして保存し、万が一のときに備える行為です。日々の業務の中で定期的に行うことで、データ消失のリスクを避けることができます。

また、バックアップは重要なデータのみならず、全てのデータに対して行うべきです。たとえば、あまり重要でないと思われるメモ書きも、後々重要な情報になることがあります。バックアップは小さな労力で大きな安心を得ることができるので、積極的に行うべきです。