経理が出来る経費削減対応

企業にとって、経費削減は常に意識すべき大きな課題の一つといえます。特に経理は、総務とともに企業の中でも経費削減への強い取り組みを求められる部署です。経理部が実行できる経費削減のアイデアを紹介します。

コピー用紙の使用量やコピー回数を減らす

経理部では多くの資料作成業務が発生します。さらに、資料の保管は紙ベースで行われることがほとんどでしょう。資料の作成にはコピー機を使用することになりますが、コピー用紙の使用量やコピー機の使用回数を減らすことで、用紙代やコピー機のカウンター料金を削減することが可能です。

これらを実現するためには、「無駄な印刷を減らす」という意識付けが不可欠です。多くの企業が取り組んでいる裏紙の使用以外にも、作成した資料に間違いがないか印刷前のチェックを徹底することや、修正ページのみの指定印刷を徹底することなどに取り組む必要があります。

帳票印刷を外部サービスで代行するのも一つの方法です。社内での印刷量を削減できる上、作業の効率化も期待できます。

各種帳票の電子データ化

これまで紙で保管していた見積書・請求書・領収書などを電子データ化することで、様々な経費削減につながります。前述した用紙代やコピー機のカウンター料金を削減できることに加え、膨大な領収書の保管に倉庫を借りているような場合でも、保管コストをカットできるメリットがあるでしょう。

現在は、各種帳票の発行だけでなく、会計仕訳業務までを自動処理してくれるシステムがサービスとして提供されています。他部署と連動して作業の効率化が図れるため、ペーパーレスなどのメリットのみならず、人件費の削減につながる可能性もあるでしょう。

また、領収書の原本は、税務署への届け出と電子帳簿保存法のシステム要件に対応したシステムの導入という2つの条件をクリアしていれば、破棄することが可能です。保管におけるコストカットへとつなげられます。

法人カードの導入

法人向けのクレジットカードを導入し、法人カードに決済を一本化することで、多岐に渡っていた支払い先への振込手数料を削減できます。また、カードを利用してから引き落とされるまで支払いの猶予が生まれるため、口座の残高が増え、キャッシュフローが安定するでしょう。

従業員も法人カードを使えるようにしておけば、精算書や領収書などを経理ソフトへ入力する作業を省けるため、経理担当者の精算業務効率化につながります。従業員に対する経費の仮払いや立て替えなど、現金出納が必要なくなることもメリットです。

また、お金の流れが可視化できるため、経費の計上漏れや請求漏れを防げることや、従業員の不正な経費精算を防げることなどの効果も期待できます。

交通費・旅費の精算業務を自動化

営業の外出や出張などが多い企業であれば、従業員の交通費や旅費に関する精算は非常に手間のかかる作業となります。それぞれの利用路線などを確認する過程では、ミスも発生しやすいでしょう。チェックに時間がかかったり、従業員からの精算申請が遅れたりすれば、他の会計業務にも影響を及ぼしかねません。

このような無駄を削減するために、交通費や旅費などの経費申請を自動化してくれるシステムを導入するのも一つの方法です。交通系ICカードのデータを取り込んで交通費を精算することや、領収書を写真撮影して経費を精算することが可能です。

経理業務自体をアウトソーシングする

近年は、全ての経理業務を外注する企業が増えています。経理の外注依頼には、以下3つのメリットがあります。

・人件費のコストダウン

経理担当者を1名採用すると、給与・募集費・教育費・福利厚生費・退職金など様々な費用がかかりますが、外注によりこれらの経費を削減できます。急な退職のリスクも回避できます。

・専門スキルを備えた人材の安定的な確保

外注により、経理専門のプロへ業務を任せることが可能となり、クオリティの向上やスピードアップにつなげられます。人手不足への懸念を払拭できることもメリットです。

・より生産性の高い業務への集中

経理業務は「ノンコア業務」とも呼ばれるように、時間や手間のかかるルーチン業務が中心になりがちです。経理を外注することで、利益に直結するコア業務に集中できます。

ただし、経理の外注は、迅速に連携できない恐れがあることや、社内にノウハウを残せないことなどのデメリットがあります。外注する際の引き継ぎで、マニュアルを作成しなければならない場合もあるでしょう。

全ての業務を外注するタイプ以外に、一部の業務だけを依頼できるサービスもあるため、外注を検討する際はどのような形が自社に適しているか熟慮することが重要です。

まとめ

経費削減は、ペーパーレスなどの「意識の持ち方」と、システム導入などの「業務の効率化」により、効果が現れやすくなるといえます。経理部だけで実践できることに対しては高い意識を持って取り組み、システムの導入などに関しては他部署や経営陣とも連携して考えることが大切です。